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Modernes Bewerbermanagement: Recruiting im öffentlichen Sektor mit SAP SuccessFactors

Software-Lösungen für ein modernes Bewerbermanagement gibt es viele. Doch häufig entsprechen diese im Standard nicht den branchenspezifischen Recruiting-Prozessen. Beispielsweise haben Hochschulen und Forschungseinrichtungen, aber auch andere Auftraggeber im öffentlichen Dienst spezielle, individuelle Erwartungen an ihr Bewerbermanagement.

GISA hat auf Basis von SAP SuccessFactors Recruiting eine Lösung entwickelt, die diesen Ansprüchen entspricht und ein besonderes Augenmerk auf die internen Prozesse und die Wettbewerbsfähigkeit auf dem Bewerbermarkt legt. Das Einbinden von den Interessensvertretungen und den in den jeweiligen Verordnungen festgelegten Genehmigungswegen sind hierbei nur einige Beispiele für die relevanten branchenspezifischen Anforderungen. Da diese sehr kundenindividuell gestaltet sind, werden in gemeinsamen Workshops die Spezifika mit den Möglichkeiten von SAP SuccessFactors abgeglichen und so der für den Kunden optimale Weg konzeptioniert.

Successfactors Recruiting für den umfassenden Bewerbungsprozess

Die dabei eingesetzte Software SAP SuccessFactors Recruiting ist Cloud-basiert und bildet die Zukunft des Personalmanagements mit SAP. Begonnen mit der Möglichkeit Talentmanagementprozesse abzubilden, bietet die modulare Lösung SuccessFactors inzwischen weitreichende Möglichkeiten, um Personalprozesse ganzheitlich in der Cloud abzubilden.

Das Modul Recruiting im Speziellen bildet den gesamten Bewerbungsprozess ab:

1. Antrag auf Besetzung einer vakanten Planstelle
2. Genehmigung des Antrags
3. Interne und externe Veröffentlichung der Stellenausschreibung
4. Automatisierte Weiterleitung der externen Veröffentlichungen an Jobportale
5. Erstellen einer Bewerbung in SuccessFactors durch die Bewerbenden
6. Versand der Bewerbung
7. Bewerbungsprüfung inkl. Gesprächsorganisation und systemgestützter Bewertung
8. Automatisierter E-Mail-Versand
9. Übertragung von Stammdaten der eingestellten Bewerber an das Personalsystem
10. Auswertungen

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Skepsis vor Cloud-Lösungen

Trotz durchgängiger, moderner Prozesse und der einfachen Bedienbarkeit von SAP SuccessFactors Recruiting schrecken beim Stichwort „Cloud“ erfahrungsgemäß vor allem Kunden aus dem öffentlichen Dienst – zumindest im ersten Moment – zurück. Selbstverständlich muss jeder Kunde individuell für sich prüfen, ob ein Bewerbermanagement in der Cloud eine Option darstellt. Jedoch können wir als IT-Dienstleister aus Erfahrung berichten: Diese Prüfung lohnt sich!

So profitieren Sie vom Weg in die Cloud

Viele GISA-Kunden waren zunächst skeptisch, bereuen den Weg in die Cloud jedoch nicht. Die Vorteile:

  • Die vertraglich festgeschriebenen Rahmenbedingungen und Vorgehensweisen beschreiben Kunden als sehr detailliert und umfangreich. Hierzu zählen beispielsweise die Regelungen zur Datenhaltung oder zum Datenschutz.
  • SAP stellt als Hosting-Partner mit SuccessFactors Recruiting eine hochverfügbare, sehr performante Software zur Verfügung.
  • Jährlich werden in zwei großen Verbesserungszyklen Updates durchgeführt, die sich an gesetzlichen Anforderungen und den Wünschen der Anwender-Community orientieren.
  • Die Lösung bietet vielfältige Erweiterungsmöglichkeiten, um Standardprozesse an den erforderlichen Stellen kundenindividuell zu gestalten.

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Die Notwendigkeit eines digitalen Bewerbermanagements

Ein weiterer und der vielleicht wichtigste Punkt, wenn es um die Einführung einer neuen Lösung geht: Ein Bewerbermanagement, das nach wie vor auf den Postweg und Bewerbungsmappen setzt, ist nicht mehr zeitgemäß und eine rechtliche Grauzone. Nicht wenige unserer Kunden aus dem öffentlichen Dienst führten mit GISA ein digitales Bewerbermanagement, um die gesetzlichen Rahmenbedingungen einhalten zu können.

Häufig genannte Schmerzpunkte waren etwa, dass bei postalisch eingegangenen Bewerbungen die vorausgehende Zustimmung zur Datenschutzerklärung fehlte. Auch die Datenvernichtung nach verstrichener Aufbewahrungsfrist war unverhältnismäßig hoch und damit so gut wie nicht umzusetzen.

Zudem merken auch unsere Kunden aus dem öffentlichen Dienst die Veränderung auf dem Arbeitsmarkt. Die Fluktuation steigt, die Bewerber haben höhere Erwartungen. Dadurch werden auch an Bewerbungsprozesse höhere Ansprüche gestellt. Hinzu kommt, dass es mehr Bewerbungsverfahren als in der Vergangenheit gibt.

Einführung von SAP SuccessFactors mit GISA

Die Standard-Ausprägung von SAP SuccessFactors Recruiting hat GISA in den zurückliegenden Jahren und durch die Expertise im Umfeld von Hochschulen und Forschungseinrichtungen für Kunden im öffentlichen Dienst erweitert. Das dabei entstandene Demosystem mit vordefinierten und branchenspezifischen Prozessen ist insbesondere bei Einführungsprojekten des Recruiting-Moduls von Vorteil und dient als Projektbeschleuniger bei der Implementierung.

Ergänzend zum Demosystem bilden gemeinsame Workshops mit Kunden die Basis dafür, dass deren individuelle Anforderungen an die Lösung – in time und budget – umgesetzt werden und wir den damit einhergehenden Change-Prozess Schritt für Schritt begleiten können. Dieser zielt nicht allein auf die Anwenderinnen und Anwender der Lösung. Auch Entscheidungsträger wie Personal- und Betriebsräte oder Datenschutzbeauftrage sollten frühzeitig in den Veränderungsprozess einbezogen werden.

Weitere Informationen zum Recruiting mit SAP SuccessFactors finden Sie hier!

Lisa Riek

Lisa Riek

Lisa Riek ist Head of HXM Web Application & Technology bei GISA. Nach dem dualen Studium zur Wirtschaftsingenieurin, mit GISA als Praxisunternehmen, arbeitete Sie als HCM-Beraterin. Hierbei lag Ihr fachlicher Fokus auf der SAP-Lösung SuccessFactors.

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