Ganzheitlich gedacht: So verarbeiten Sie eingehende Dokumente konsequent digital

Die Digitalisierung der gesamten Geschäftspost scheint erst einmal ein schwer erreichbares Ziel. Wenn es sich dabei um die Postprozesse einer großen Unternehmensgruppe mit mehreren Standorten handelt, macht es das nicht einfacher. Wie das dennoch gelingen kann, zeigen wir Ihnen an einem Beispiel.

Wie können Sie am besten starten?

Stellen Sie sich vor, es besteht ein kaum überblickbarer Dschungel an verschiedenen, betroffenen Fachprozessen, Stakeholdern und technischen Rahmenbedingungen, sowie bis dahin verborgene Herausforderungen, die es zu berücksichtigen gilt. Für die Projektleitung steht daher zu Beginn die Konkretisierung des abstrakten Projektziels im Fokus.

Um Licht in dieses Dunkel zu bringen, unterstützt GISA z.B. bereits frühzeitig im Rahmen eines strategischen Vorprojekts. In einer breit angelegten Interview-Phase kann eine qualitative und quantitative Erhebung des IST-Standes der Postprozesse im Unternehmen erfolgen. Dem gegenüber steht die Erarbeitung eines SOLL-Konzepts inkl. Kosten- und Nutzenbetrachtung für die Implementierung der erforderlichen Soft- und Hardware. Das Ergebnis: die Digitalisierung des Postprozesses hat ein enormes Potenzial, das dann auch gehoben werden sollte.

Wie gelingt die Umsetzung?

Schwerpunkt im Umsetzungsprojekt wird auf die Projektorganisation gelegt. Viele Stakeholder aus unterschiedlichen Fachbereichen bringen ihre Erwartungen ein um so zur Konkretisierung der Zielstellung beizutragen. Die Anforderungserhebung gestaltet GISA dabei mit Hilfe von Methoden des Design Thinking und des agilen Projektmanagements. So wird eine iterative Entwicklung der benötigten Lösungsarchitektur ermöglicht. Das interdisziplinäre Projektteam aus Anwendern, Führungskräften, IT-Verantwortlichen des Unternehmens sowie Beratern von GISA definiert und priorisiert anschließend gemeinsam Use Cases für die Digitalisierung der gesamten Prozesskette.

Durch das breit aufgestellte Projektteam verläuft die Projektkommunikation im Unternehmen nahezu von allein: Die Projektmitglieder berichteten einerseits gern in ihren Abteilungen von den Fortschritten im Projekt, dienen andererseits zugleich als Sammler von Anforderungen aus dem gesamten Unternehmen, sowie als Multiplikatoren für die Projektergebnisse.

In diesem Modus werden für alle Schritte entlang des digitalen Postwegs technische und prozessuale Lösungen erarbeitet: Von der Digitalisierung der eingehenden Schreiben, über die Verteilung und Klassifizierung der Dokumente sowie deren revisionssichere Aufbewahrung bis hin zur fristgerechten Vernichtung. So kann über die Projektlaufzeit eine komplexe, aber modulare Landschaft von IT-Lösungen entstehen. Dabei können Bestandslösungen genutzt und intelligent mit Hilfe des Enterprise Service Bus inubit miteinander verknüpft werden. Für andere Funktionen wie die Abbildung von digitalen Freigabeprozessen können wiederum eigene Lösungen entwickelt werden.

Wie sieht das Ergebnis aus?

Trotz der anfangs unscharfen Zielstellung kann mit den richtigen Methoden und unter Einbindung verschiedener Projektmitarbeiter sowie -methoden, der Postprozess erfolgreich digitalisiert werden. Die konsequent digitale Verarbeitung von eingehenden Dokumenten unterstützt dabei in vielen Unternehmensprozessen die Arbeit im Homeoffice.
Ein solche komplexes Vorhaben kann also beherrschbar werden. GISA als Dienstleister unterstützt Sie unter anderem mit:

• Konzeption sowie Umsetzung der Lösungsbausteine
• strategischer und operativer Projektsteuerung
• methodischer Betreuung der Projektmitglieder

Wie GISA beispielsweise die enviaM in solch einem Projekt begleitet hat, lesen Sie in der Success Story.

Einen weiteren Use Case zum Thema „Ganzheitlich gedacht: So erfolgt die technische und methodische Unterstützung in ECM-Projekten“ lesen Sie hier.