Ganzheitlich gedacht: So erfolgt die technische und methodische Unterstützung in ECM-Projekten

Überquellende E-Mail-Postfächer sind in vielen Unternehmen und Institutionen ein großes Ärgernis für die Mitarbeitenden. Eine E-Mail-Archivierung kann hier Abhilfe schaffen. Wie das bei einem Unternehmen aus dem Gesundheitswesen mit mehr als 600 Beschäftigten erfolgreich funktionieren kann, zeigt der nachfolgende Use Case.

Wie ist die Ausgangslage?

Die Beschäftigten beschweren sich über volle Postfächer und fordern die Unternehmens-IT auf, die Postfächer zu vergrößern, um wichtige E-Mails aufbewahren und wiederfinden zu können. Zeitgleich werden die Beschäftigten aufgefordert nicht benötigte E-Mails zur Einhaltung des Datenschutzes frühestmöglich zu löschen.

Wie kann die Umsetzung gelingen?

Zu Beginn eines solchen Projekts werden gemeinsam verschiedene Lösungsvarianten beleuchtet und deren organisatorische und technische Auswirkungen untersucht. Häufig zeigt sich dabei, dass nur die fachliche Klassifikation und Archivierung der E-Mails den Anforderungen des Datenschutzes und der Beschäftigten Rechnung trägt. 
Diese Erkenntnis wird dann zum Anlass genommen, um die Landschaft der dokumentenhaltenden Systeme im Unternehmen eingehender zu untersuchen. Dabei werden u.a. folgende Fragen aufgeworfen:

• Welche Systeme werden von den Beschäftigten wie genutzt?
• Welche Systeme überschneiden sich inhaltlich und funktional?
• Welche Mechanismen helfen bei der Einhaltung der Aufbewahrungs- und Löschfristen?

Für die Beantwortung dieser und weiterer Fragen eignen sich Interviews mit den betroffenen Fachbereichen besonders gut. Auf der so entstandenen Landkarte lassen sich Ausbau- und Konsolidierungsbedarfe leicht erkennen. Gemeinsam mit der Unternehmens-IT können anschließend strategische Maßnahmen des Digitalisierungsprogramms für die kommenden Jahre abgeleitet und priorisiert werden. GISA unterstützt bei solchen IT-strategischen Fragestellungen mit fachlich und technisch fundierten Entscheidungsvorlagen.

Wie sieht das Ergebnis aus?

Im Ergebnis eines solchen Projekts ergibt sich oft nicht nur eine Richtschnur für neue Projekte. Auch bereits laufende Projekte wie die Entwicklung von Aktenlösungen können so besser auf ein gemeinsames Ziel ausgerichtet werden. Mit der Entwicklung niederschwellig bereitgestellter Themen- und Projekträume findet nahezu jede E-Mail, die das Postfach heute „verstopft“, künftig den fachlich richtigen Ablageort. Ein anwendungsübergreifend etabliertes Standard-Metadatenmodell erlaubt dabei sowohl die schnelle Auffindbarkeit von Dokumenten als auch die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen.

Die ganzheitliche Betrachtung der technischen Problemstellung verbunden mit der methodischen Unterstützung hilft Unternehmen und Institutionen bei der strategischen Ausrichtung und der Verzahnung laufender Projekte.

Wie GISA den Medizinischen Dienst Sachsen ganzheitlich im Thema DMS berät und betreut sowie weitere Digitalisierungsvorhaben unterstützt, erfahren Sie im Kundenvortrag vom GISA Infotag.

Einen weiteren Use Case zum Thema „Ganzheitlich gedacht: So verarbeiten Sie eingehende Dokumente konsequent digital“ lesen Sie hier.