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Zukunftsfähiges IT-System auf Basis SAP ERP und HCM & Portallösung

Universität Trier

Wir brauchen als Universität ein IT-System, das uns langfristig bei unseren Verwaltungsprozessen unterstützt
und die Qualität der Daten verbessert.

Dr. phil. Ulrike Graßnick, Kanzlerin, Universität Trier

Ausgangslage

Die Universität Trier hat sich zum Ziel gesetzt ihre Verwaltungsprozesse langfristig zukunftsfähig zu machen. Dazu gehört es, die Prozessunterstützung in den Verwaltungsprozessen Beschaffung, Finanzen und Personal zu optimieren und verstärkt zu integrieren. Die Buchhaltung soll zudem von einer kameralen auf eine kaufmännische Buchhaltung umgestellt werden. Diese Ziele sollen auf Basis von SAP ERP und HCM und mit einem Mitarbeiterportal umgesetzt werden. Zu den Anforderungen des Kunden gehörte, dass die neue Lösung möglichst effektiv organisiert ist, d.h. der Integrationsgrad hoch und die Redundanz niedrig sein sollte. Das neue IT-System soll für 85 ERP-Nutzer und 1.200 Portalnutzer ausgelegt sein.

Das Projekt

Das umfangreiche Projekt umfasste die Einführung, die Betreuung und den Betrieb von SAP ERP und HCM und wurde in mehrere Phasen unterteilt. In der Konzeptionsphase wurden alle Module des Systems und die Besonderheiten abgestimmt. Umzusetzen waren die Module Finanzwesen inklusive Anlagenbuchhaltung (FI – FI/AA), Kostenrechnung (CO), Haushaltsmanagement (PSM) und Personalwesen (HCM). Für das Dokumentenmanagement Documents for ERP/HCM wurde das Tool der Firma Itelligence verwendet. Die Nutzer können auf diese Weise Worddokumente direkt im SAP erstellen. Insgesamt wurden 18 Schnittstellen zu allen Modulen eingerichtet. Dazu kamen diverse Eigenentwicklungen, die im ERP laut Lastenheft eingebunden wurden. Über das neue Portal haben die User einen zentralen Zugriff auf verschiedene  Anwendungen der unterschiedlichen Module. Die Realisierungsphase lief insgesamt über 20 Monate. Nach Schulungen und dem Testbetrieb erfolgte schließlich die Produktivsetzung. Anschließend wurde die Anlaufbetreuung durch GISA begleitet.

Die Vorteile

Mit dem SAP ERP/HCM Portal hat sich die Uni Trier für ein zukunftsfähiges IT-System für seine Verwaltungsprozesse entschieden.

  • Verbesserte Qualität der Planungs- und Steuerungsinformationen
  • Verstärkte Integration der Bereiche Beschaffung, Finanzen und Personal zur Vermeidung von Schnittstellen und redundanten Datenhaltungen
  • Höhere Rechtssicherheit durch mehr Prozess- und Kostentransparenz
  • Organisatorische und informationstechnologische Modernisierung der Unterstützungsprozesse

Highlights

Im  intensiven Testbetrieb konnte das Tagesgeschäft der Universität teilweise abgebildet werden. Dabei waren sowohl die Key-User als auch die GISA-Anwendungsbetreuung eingebunden, um alle Prozesse zu optimieren und die Belastungsspitzen aller Projektbeteiligten zu minimieren. In einem Lessons Learned wurde die Zusammenarbeit der Uni Trier und der GISA positiv hervorgehoben.

Logo Universität Trier

Über die Universität Trier

Die Universität Trier besteht seit 1970 und ist mit etwa 13.000 Studierenden eine mittelgroße staatliche Hochschule. Die international vernetzte Universität zeichnet sich durch ihre praxisorientierte und fächerübergreifende Forschung und Lehre aus. Insgesamt 30 Fächer verteilen sich auf sechs Fachbereiche. www.uni-trier.de

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