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Elektronische Rechnungsverarbeitung und Rechnungsarchivierung mit SAP-Anbindung

Laempe Mössner Sinto GmbH

Unser großes Ziel lautete: Weg vom Papier, hin zu digitalen Prozessen.

Carsten Richter, IT-Leiter, Laempe Mössner Sinto GmbH

Auf einen Blick

Die Laempe Mössner Sinto GmbH entwickelt automatisierte Maschinentechnologien für die Gießerei-Industrie. Ihre Rechnungsverarbeitung wickelte sie aber lange Zeit mehr oder weniger analog ab. Ein Zustand, den GISA ändern sollte. Erklärtes Ziel war: Weg vom Papier hin zu digitalen, mit SAP unterstützten Prozessen. Papierrechnungen werden jetzt bei Laempe Mössner Sinto gescannt und Rechnungsdaten wie Lieferant und Bestellnummer per OCR-Texterkennung ausgelesen. Anschließend werden sie in einer Invoice-Management-Lösung verarbeitet, direkt in das SAP übertragen und zugleich die Rechnung gesichert und archiviert. Dabei setzte GISA auf die Archivlösung Ceyoniq nscale sowie den in SAP integrierten XFT Invoice Manager zur elektronischen Rechnungsverarbeitung. Als Scan-Software implementierte GISA außerdem KOFAX invoice processing solution – eine der wenigen Lösungen am Markt, die die notwendigen Schnittstellen zu SAP und XFT mitbringt.

Das Projekt

In der Industrie sind Automatisierung und Digitalisierung das Gebot der Stunde. Die Laempe Mössner Sinto GmbH weiß das. Sie ist führender Anbieter für Produkte rund um die Kernmacherei. Kunden aus der Gießerei-Industrie bietet das Unternehmen innovative Maschinentechnologien zur Herstellung von Kernen, die in heißen Gussstücken bestimmte Konturen und Hohlräume ermöglichen. Dabei setzt Laempe Mössner Sinto stark auf individuelle Automatisierungskonzepte, mit denen Prozesse in der Gießerei eines Kunden schnell, effizient und exakt umgesetzt werden können. Auto-matisierung ist also buchstäblich das Kerngeschäft von Laempe Mössner Sinto. Doch wie es häufig so ist: Bei den eigenen internen Prozessen gab es beim Thema Automatisierung noch einigen Nachholbedarf. Beispielsweise beim Umgang mit Papierrechnungen und deren interner Freigabe. „Wir brauchten eine zukunftssichere Lösung für ein digitales Archiv, in dem wir Rechnungsdaten digitalisiert ablegen können und das uns zugleich Revisionssicherheit und die nötige Flexibilität gibt.“, erklärt Carsten Richter, IT-Leiter bei Laempe Mössner Sinto. „Mit dem Lösungspaket von GISA und einer Umstellung unserer Arbeitsweise ist uns das nun endlich gelungen.“

Lösung und Vorteile

Folgende Lösungen wurden eingesetzt, um dem Kunden ein Ergebnis aus einem Guss zu garantieren:

  • Scan-Software Kofax mit Schnittstellen zu SAP und XFT Invoice Manager
  • Rechnungsdaten wie Lieferant und Bestellnummer werden per OCR-Texterkennung ausgelesen
  • XFT Invoice Manager zur elektronischen Rechnungsverarbeitung und -prüfung im SAP
  • SAP-zertifizierte Archivierungslösung Ceyoniq nscale

Unter Berücksichtigung von Freigabeläufen und organisatorischen Besonderheiten passte GISA die Lösungen für den Rechnungseingang sowie bestehende Rahmenbedingungen individuell an und bildete dadurch den Bedarf von Laempe Mössner Sinto ab. Rechnungsdaten werden nun automatisch erfasst und ins SAP-System übertragen. Die Weiterverarbeitung bis zur Buchung und Zahlung erfolgt rein elektronisch auf Workflow-Basis. Im Ergebnis werden Rechnungen schneller und effizienter verarbeitet, die MitarbeiterInnen erhalten einen besseren Überblick und können einzelne Verarbeitungsschritte besser nachverfolgen. Sowohl die Fehlerquote als auch das Papieraufkommen im Unternehmen wurden deutlich reduziert.

Highlights

„Das Lösungspaket der GISA war ein guter Einstieg, um die Digitalisierung weiterer Papierprozesse voranzubringen — zum Beispiel von elektronischen Akten oder der Lieferverarbeitung. Dank solcher Automatisierungen gewinnt jeder bei uns wertvolle Zeit, um sich auf andere, wichtige Aufgaben in seiner Abteilung zu konzentrieren“, so Carsten Richter von Laempe Mössner Sinto.

Logo Laempe Mössner Sinto

Über Laempe Mössner Sinto
Laempe Mössner Sinto wurde 1980 gegründet und hat sich seither zielstrebig zum Weltmarktführer für Kernmachereitechnologie in der Gießerei entwickelt. Durch die Integration der Unternehmen Hottinger und Röperwerk 2009 konnte wertvolles Know-how hinzugewonnen und Kompetenz gebündelt werden. Seit 2015 besteht eine strategische Partnerschaft mit dem weltgrößten Gießereimaschinenhersteller Sinto aus Japan. www.laempe.com

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