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Sieben Erfolgsfaktoren für Digitalisierungsprojekte

Häufig liegt der Fokus von Digitalisierungsprojekten auf der Einführung dieser oder jener Software, die in den Augen der künftigen Nutzer die Lösung ihrer Probleme verspricht. Verständlicherweise ist die Motivation der Projektmitglieder mit dem Kick-off eines Digitalisierungsprojekts sehr hoch. Schnell taucht man dann in technische Detailfragen ab.

Ist die Software-Lösung dann implementiert, kommt Ernüchterung auf. Der digitale Prozess ist umständlicher als der alte, der hoffnungsvolle Nutzer unzufrieden. Hätte man das nicht verhindern können? Ja!

Unsere sieben Regeln helfen Ihnen, Stolperfallen in Digitalisierungsprozessen zu vermeiden.

1. DIE FRAGE NACH DEM „WARUM“

Digitalisierung nur weil Digitalisierung gerade „das Gebot der Stunde ist“, ist nicht zielführend. Die Motive des Projekts sollten immer hinterfragt werden. Dabei ist zu identifizieren, welche konkreten Missstände beseitigt oder welche Verbesserungen erreicht werden sollen.

Zu schaffende Lösungen sollen sich an den gewünschten Unternehmensprozessen orientieren, nicht umgekehrt!

2. DAS RICHTIGE MACHEN – ALLES IN FRAGE STELLEN

Definieren Sie die Ziele! Vermeiden Sie jedoch, den Betrachtungsbereich durch verkürzte Ziele zu klein zu wählen. Digitalisierung kann eine Zäsur und damit vielleicht für einen längeren Zeitraum eine einmalige Chance sein, Bewährtes in Frage zu stellen.

Betrachten Sie vor- und nachgelagerte Prozesse genauso wie das Umfeld. Nur ganzheitliche Betrachtungen führen zu nachhaltiger Digitalisierung. Dokumentieren Sie, warum Sie Veränderungspotenziale im Umfeld nicht angehen. Und verabschieden Sie sich auch von dem Ziel, alle Unternehmensprozesse bis ins letzte Detail digitalisieren zu wollen. Hier wartet Frust!

3. MIT DEM FUNDAMENT BEGINNEN

Zu Projektbeginn müssen bestehende technische, organisatorische und fachliche Rahmenbedingungen untersucht werden. Defizite müssen identifiziert und beseitigt werden. Die Akzeptanz für die geänderten Rahmenbedingungen ist zu schaffen, bevor die Implementierung einer neuen Lösung angegangen werden kann.

4. DEN NUTZER MEHR IN DEN FOKUS RÜCKEN

Sollprozesse müssen sich vorrangig an den Erwartungen und Bedürfnissen der Kunden – intern und extern – ausrichten. Das gilt auch bei Digitalisierungsprojekten.

Bei Digitalisierung übernehmen verstärkt IT-Systeme Prozessaktivitäten. Darum wird bei der Gestaltung der Nutzer häufig nicht ausreichend berücksichtigt. Dabei lassen sich Potentiale auch in der täglichen Arbeit der Nutzer heben. Berücksichtigen Sie die Bedürfnisse und Arbeitsweise der Nutzer!

5. MEHR ZEIT FÜR ERKLÄRUNG

Zu Projektbeginn müssen alle Stakeholder identifiziert werden. Verantwortlichkeiten sind zu verteilen, daraus resultierende Rechte und Pflichten klar zu kommunizieren. Führungskräfte müssen ihrer Vorbildfunktion gerecht werden.

Da liegt die Herausforderung. Das Verständnis der Aspekte der Digitalisierung und der immanenten Veränderung variiert bei Stakeholdern deutlich stärker als bei einer klassischen Prozessoptimierung. Planen Sie mehr Zeit und Aufwand für Veränderungsmanagement ein. Nur so können vorhandene Ängste abgebaut und Akzeptanz für das Projektergebnis geschaffen werden.

6. TRANSFORMATION KOSTET KRAFT

Digitalisierungsprojekte laufen schlecht „nebenbei“. Die ausreichende Bereitstellung personeller Ressourcen ist unerlässlich. Insbesondere sind die Bindung interner Ressourcen für Konzeption, Abstimmung und Information zu beachten! Diese Aufwände können nur bedingt durch externe Dienstleister übernommen werden.

7. DIGITALISIERUNGSPROJEKTE SIND ORGANISATIONSPROJEKTE

Software allein verändert nichts! Digitalisierung erfordert nicht nur die zweckorientierte Anpassung von Geschäftsprozessen. Auch bestehende Regelungen und Rahmenbedingungen müssen hinterfragt werden. Themen wie Datenschutz, Compliance, Arbeitssicherheit und Arbeitsplatzgestaltung müssen frühzeitig mit den Verantwortlichen besprochen werden.

Diese Aspekte sind, jeder für sich betrachtet, sicherlich weder revolutionär noch anspruchsvoll. Dennoch zeigt die Erfahrung aus großen und kleinen Digitalisierungsprojekten: Wenn es einmal im Projekt nicht läuft, ist mindestens einer der Erfolgsfaktoren vernachlässigt worden. Regelmäßig sollte das Kernteam ehrlich bewerten, ob allen sieben Aspekten Rechnung getragen wird.

Martin Hoffmann

Martin Hoffmann

Martin Hoffmann ist bei GISA Berater für die Konzeption und Implementierung von Lösungen im Umfeld ECM, DMS und Archivierung. Seit dem erfolgreichen Abschluss seines Studiums mit dem Master of Engineering beschäftigt er sich mit den Themen Prozess- und Projektmanagement. In Projekten zur Abbildung der elektronischen Aktenführung, von digitaler Postverteilung und Workflows setzt er vorrangig auf den Einsatz von Ceyoniq nscale.

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