Reisekosten mit SAP Concur papierlos abrechnen: So steigen Sie um!

Formblätter, Excel-Dateien und ein Durcheinander verschiedener Systeme: Die Abrechnung von Dienstreisen verlangt Mitarbeitern nicht nur hohes Frustrationspotenzial, sondern auch jede Menge Zeit ab. Dabei lassen sich Geschäftsreisen inzwischen deutlich effizienter und entspannter planen und später abrechnen – beispielsweise mit SAP Concur. Die Travelmanagement-Lösung bildet den gesamten Prozess digital ab – von der Reisemittelbuchung bis hin zur Reisekostenabrechnung durchgängig innerhalb eines Systems.

Das Herzstück der Anwendung ist das Modul Expense, mit dem sich Dienstreisen einfach, transparent, regelkonform und nachhaltig abrechnen lassen. Durch die umfangreiche Automatisierung geht die Abrechnung schnell, intuitiv und vor allem papierlos von der Hand.

MOBIL UND EINFACH ZU BEDIENEN

Verschiedene Funktionalitäten unterstützen den Reisenden dabei, Ausgaben in SAP Concur Expense nach geltenden Reiserichtlinien und mit nur wenigen Eingaben zu erfassen. Und das problemlos von unterwegs, egal ob in der Bahn, am Flughafen oder während der Taxifahrt. Dank SAP Concur ExpenseIT werden Belege automatisiert mit OCR-Unterstützung ausgelesen, der Reisende muss die Daten am Ende lediglich bestätigen.

Schwebt dem Unternehmen eine umfassende Lösung vor, die den kompletten Prozess vom Reiseantrag über die Reisemittelbuchung bis hin zur Auszahlung der Reisekosten begleitet, so sind diese mit Travel & Expense gut beraten.

SAP CONCUR INS UNTERNEHMEN HOLEN

Doch wie gelingt Unternehmen, die bei Dienstreisen unter Umständen noch vollständig auf papierne Prozesse setzen, die digitale Transformation? Zunächst empfiehlt sich: Keine Scheu vor Veränderung! Gerade die Lösung SAP Concur hat den Vorteil, modular aufgebaut zu sein und so passgenau auf die Bedürfnisse eines Unternehmens zugeschnitten zu werden. So bekommen Unternehmen nur jene Funktionalitäten, die sie wirklich benötigen.

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INTEGRATION DER REISEMANAGEMENT-LÖSUNG AUS DER CLOUD

Wichtig zu erwähnen ist, dass es sich bei SAP Concur um eine Reisemanagement-Lösung aus der Cloud handelt, damit ergeben sich verschiedene Integrations-Szenarien für die Nutzung. Aufgrund der cloudbasierten Struktur kann die Lösung alleinstehend genutzt werden. Eine Integration in ein bestehendes ERP-System ist zwar nicht zwingend notwendig, allerdings ermöglicht erst diese eine vollintegrierte Automatisierung der Prozesse.

Durch Schnittstellen wird ein integriertes Reisemanagement gestaltet, das Transparenz schafft und Zeit spart. Über Concur-Schnittstellen, Apps, Integrationspartner oder kundenspezifische API-Schnittstellen lässt sich die Lösung an SAP- oder andere Unternehmenssysteme anbinden. Dadurch können Daten konsolidiert werden und automatisieren damit den Abrechnungsprozess, da:

• manuelle Dateneingaben und Mehrfacherfassung entfallen
• fehlerhafte Systemeingaben minimiert werden
• vollständige Daten und damit umfangreiches Reporting (nahezu in Echtzeit) erreicht werden.

Mit der Anbindung von SAP Concur an SAP-Geschäftsanwendungen erhalten Unternehmen sogar ein vollständig automatisiertes, integriertes Reisemanagement. Durch die native, automatisierte Datensynchronisation zwischen den SAP-Systemen können diese Daten bidirektional austauschen und so z. B. die Stammdaten aus SAP ERP (SAP S/4HANA) in Concur überführen. Außerdem werden die Reisekostenabrechnungsdaten ins SAP ERP übergeben und bieten so automatisierte Buchungsvorgänge und Zahlungsabwicklungen. Damit wiederum sparen alle am Prozess Beteiligten wertvolle Zeit, um sich anderen Aufgaben innerhalb des Unternehmens zuzuwenden.

Wenn auch Sie überlegen, Ihr Reisemanagement innovativ und automatisiert aufzustellen, dann kommen Sie gern auf uns zu. Als zertifizierter SAP Concur Implementation Partner beraten wir Sie und verhelfen Ihnen zu einer passgenauen Lösung!

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