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GISA Projektmanagement Office: Die Top 10 Hilfsmittel, damit Ihr Projekt zum Erfolg wird!
GISA hat 2009 ein unternehmensübergreifendes Programm zur Implementierung von Projektmanagementstandards auf Multiprojekt- und Einzelprojektebene initiiert. Seit der Etablierung hat sich dieses bis hin zur Integration von agilen Arbeitsweisen entwickelt. Aktuell besteht das Projektmanagement Office (PMO) der GISA aus vier selbst organisierenden Teams und bildet die Klammer zwischen Projektmethoden und operativ tätigen VollzeitprojektleiterInnen in einem IT-Unternehmen.
Ob der gewählte Weg der GISA der Richtige ist und welche Erfahrungen andere Unternehmen gesammelt haben, besprachen wir am 7. & 8.07.2022 beim PM Forums in Leipzig mit Workshop-TeilnehmerInnen. In vier Themenblöcke kamen wir zu folgenden Ergebnissen:
Etablierung eines PMO
Die TeilnehmerInnen waren sich einig: Ohne Management-Unterstützung für die Gewährung von Freiräumen gelingt es nicht, ein Projektmanagement Office (PMO) zu etablieren und die dafür nötige Akzeptanz herzustellen.
Hierbei ist es essenziell, dass sich jedes Unternehmen die Frage stellt: Für welchen Zweck benötige ich ein PMO? Daran lässt sich knüpfen, welche Roadmap aufgestellt werden soll und was Quick Wins sein können.
Ob man als Unternehmen hierzu auf externe Unterstützung setzt, liegt in den Präferenzen der jeweiligen Unternehmen. Ein Blick von außen kann meist aber hilfreich sein. Abschließend waren sich die TeilnehmerInnen einig, dass es sinnvoll ist, eine schrittweise Einführung anzustreben, damit die Organisationen vom begleitenden Change-Prozess nicht gebremst werden.
Hauptaufgaben eines PMO
Eine zentrale Rolle für den Erfolg eines Projektes nimmt die Bereitstellung von Methoden und Hilfsmitteln sowie notwendiger Tools ein – und zwar immer im Hinblick auf Standardisierung und Arbeitserleichterung für die Projektorganisationen.
Darüber hinaus muss das PMO die Entwicklung der PM-Kompetenz im Unternehmen fördern und steuern. Hierbei sind Schulungen, Zertifizierungen und die Bildung von Netzwerken ein wesentlicher Arbeitsschwerpunkt.
Neben ProjektleiterInnen gibt es weitere Adressaten wie die Managementebene, die Leistungen eines PMOs beziehen können. Hierbei sind Transparenz im Projektportfolio, Vergleichbarkeit und Entscheidungsunterstützungen für Projekte sowie Statusinformationen wesentlich.
Das PMO kann in der Rolle als Qualitätssicherung und neutrale Projektbegleitung einen weiteren Mehrwert für Projekte liefern. Abschließend sei an der Stelle auf die Fachgruppe „PMO“ der GPM verwiesen, die die 12 Wirkungsfelder eines PMOs beschrieben hat.
Die Rolle der Agilität in einem PMO
Mit Blick auf die Aufgaben eines PMOs stellt Agilität eine Besonderheit dar. Zum einen hängt sie stark von den Erfordernissen des Unternehmens ab, zum anderen ist sie stark mit der Kultur verwoben, die auch projektübergreifend herrscht. Agile Methoden können ein Bestandteil des PMO-Methodenkoffers sein und sollten mit Augenmaß für die geeigneten Projekte angewendet werden.
Erfahren Sie mehr über das Projektmanagement Office bei GISA – jetzt lesen!
In der Wahl des Projektvorgehens liegt hier das größte Unterstützungspotenzial eines PMOs. Wird ein agiles oder hybrides Projektvorgehen gewählt, muss ein PMO in der Lage sein, dies zu unterstützen, im Idealfall mit der Rolle Scrum Master auch personell zu besetzen.
Ob die Rolle Scrum Master ein Teil des PMO sein kann oder muss, wurde kontrovers diskutiert und nicht abschließend geklärt. Im Zuge der Umsetzung agiler Projekte kam von verschiedenen TeilnehmerInnen der Hinweis auf die Angebots- und Vertragsgestaltungen vor allem für Festpreis-Projekte. Hierbei kann das PMO unterstützen und im Idealfall auch einen Standard liefern.
Die Top 10 der vom PMO bereitgestellten Hilfsmittel
Was sind nun die Top 10 Hilfsmittel, die ein PMO bereitstellen kann? Um diese Frage zu beantworten, braucht es einen Blick auf die möglichen Adressaten: Neben ProjektleiterInnen nehmen Business Owner und EntscheiderInnen PMO-Leistungen in Anspruch. Während ProjektleiterInnen eher den Austausch mit Gleichgesinnten suchen und vorrangig Ausbildung, Coaching und Sparring nutzen, sind Business Owner an Standardisierung und damit Kostenoptimierung interessiert.
Hierzu benötigen sie umfangreiche und aussagekräftige Berichte sowie definierte Prozesse und Rollen.
Unabhängig von den Adressaten haben wir folgende Top 10 Hilfsmittel festgehalten:
- PM-Standards in einem Projektmanagement-Handbuch
- Tools und Templates (Einzelprojektmanagement)
- Coaching und Mentoring
- Projektmanagement Ausbildung
- Projektprozesse und Rollenbeschreibungen
- Projektcontrolling-Sichten
- Projektportfolio-Berichte
- Austauschplattform für Projektleiter
- Best Practice und Wissensmanagement-Unterstützung
- Transparenz in der Planung der Ressourcen
Haben Sie Fragen oder Anregung rund um das Thema Projektmanagement und das Projektmanagement Office bei GISA, dann nutzen Sie gerne unser Kontaktformular.
Michael Schulz-Berthold
Michael Schulz-Berthold ist seit ca. 16 Jahren bei der GISA in verschiedenen Positionen des Beratungs- und Projektmanagement Umfeldes tätig. Seit 2009 begleitet er die Ausgestaltung des Projektmanagement Office der GISA. In seiner aktuellen Tätigkeit als Director des Project Management Office der GISA GmbH verantwortet er neben den Projektmanagement-Prozessen auch die Führung von operativen Projektmanagern, Agile Coaches und die zentrale Projektplanung der GISA. Michael Schulz-Berthold ist nach IPMA® Level B – Certified Senior Project Manager und führt damit auch persönlich ausgewählte Großprojekte der GISA.
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