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Rechnungen zum Fliegen bringen: EASy-Portal macht die interne Belegerfassung einfach

enviaM Mitteldeutsche Energie AG

Mit dem EASy-Portal haben wir heute eine flexible Lösung, die Rechnungsprozesse digital abbildet
und mit enviaM und Westnetz GmbH gleich mehrere Unternehmen integriert.

Auf einen Blick

Mit EASy entwickelte GISA schon frühzeitig eine eigene Lösung für digitale Rechnungsprozesse bei enviaM. Das neue EASy-Portal basiert auf EASy, denkt jedoch vieles neu, integriert die Westnetz GmbH und ist als flexible Portallösung auch für andere Unternehmen spannend. enviaM benötigte eine eigene Lösung, die diverse Prozesse von der Papierwelt in die digitale Gegenwart übersetzte: beispielsweise die Rechnungslegung für den Einkauf kleiner Produkte und deren Kaufpreiserstattung oder die Verrechnung des internen Caterings. EASy steht für „Eingabe- und Ausgabe-Tool mit flexibler Systemanbindung“. Mit dem Tool werden seitdem Rechnungen erfasst, gescannt, freigegeben und digital ausgezahlt.

Für die Westnetz GmbH wurde die Portallösung erweitert. Aufgrund der Komplexität der Anforderungen blieb nur die Möglichkeit, das Portal und die Funktionalitäten neu aufzubauen. Das EASy-Portal besticht mit neuen Technologien, neuen Features, einem Nutzerverwaltungssystem und einer flexiblen Mandantenfähigkeit – alles unter einer modernen Oberflächentechnologie und in responsivem Design für die mobile Nutzung. Auf dem Weg dorthin hat sich die Kooperation zwischen enviaM, Westnetz und GISA nach dem agilen Prinzip bewährt. Das EASy-Portal ist so benutzerfreundlich und einfach, dass keine Schulungen der Mitarbeitenden bei enviaM und Westnetz notwendig sind.

Königsweg 2.0

Die mandantenfähige Version des EASy-Portals ermöglicht, dass zentrale Funktionen auch dezentral verwendet werden. Aspekte wie Steuersätze, Wertgrenzen oder Workflows mussten nur noch kundenbezogen
angepasst werden – und schon konnte das Niveau bei der Automatisierung deutlich erhöht werden.
Nun kann beispielsweise auch die Abrechnung von Zuschüssen zu Betriebsausflügen automatisiert erfolgen, ohne die Kosten erst schriftlich in ein Formular einzutragen, weiterzugeben und händisch in das SAP zu überführen. Heute wird ein Online-Formular direkt zum Genehmiger geroutet, dessen Freigabe im SAP registriert und die Überweisung veranlasst wird.

Neben solch einem digitalen Prozedere bei Kleinbestellungen und Bestellanforderungen ist die Rechnungslegung bei Kundenaufträgen ein weiterer wichtiger Aspekt, den die neue Plattform nun deutlich vereinfacht. Beantragt ein Kunde beispielsweise für sein Einfamilienhaus einen Energieausweis, registriert der Versorger den Auftrag im SAP und legt nach Erfüllung umgehend und automatisch die Rechnung an den Kunden – inklusive Stammdaten und Leistungsdaten zur Heizung.

Portal für Praxisnähe

Die einfache Bedienung von praxisnahen Features war ein erklärtes Ziel von GISA bei der Neuentwicklung des Portals. „Wir wollten das EASy-Portal so benutzerfreundlich und einfach anlegen, dass Nutzer keine Schulungen benötigen. Denn wie der Name schon sagt, ist es ein Portal für alle: Für alle Mitarbeitenden bei enviaM und Westnetz – aber auch für alle anderen Unternehmen, die ihre Rechnungsprozesse digitalisieren und damit deutlich beschleunigen und standardisieren möchten.“, fasst Carolin Arps als Projektleiterin bei GISA zusammen.

Short-Facts

Anforderung

  • Aufbau einer gemeinsamen Portallösung für
    enviaM und Westnetz
  • Ablösung des Papierprozesses bei Erstattung, Catering, Rechnungslegung, Einkauf, Fuhrpark-Abrechnung
  • Digitalisierung von Formularabläufen
  • automatisierte Rechnungslegung an enviaM-Kunden
  • vollständige Digitalisierung manueller Prozesse
  • automatische Übertragung und Weiterverarbeitung in SAP

Benefits

  • leistungsfähige, transparente Bearbeitungs- und Freigabeprozesse
  • Favoriten und Vorlagen für schnellere Bearbeitung
  • digitale Standardisierung des Formularwesens
  • Portalzugriff unabhängig von Standort und Endgerät
  • klar strukturierte Benutzeroberfläche
  • intuitive Bedienung
  • individuelles Customizing von Angaben wie Mehrwertsteuersätze, Betragsgrenzen für Genehmigungsstufen etc.
  • Reduzierung Rückfragen und Fehlerquote durch Abgleich mit Stammdaten (Debitoren, Kreditoren, Kostenstellen, etc.)
  • Mehrsprachigkeit
  • OCR-Anbindung

Logo envia Mitteldeutsche Energie AG

Über die enviaM

Die enviaM-Gruppe ist der führende regionale Energiedienstleister in Ostdeutschland. Der Unternehmens-verbund versorgt mehr als 1,3 Millionen Kunden mit Strom, Gas, Wärme und Energie-Dienstleistungen. www.enviam.de

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