Nach dem Go-Live beginnt die eigentliche Arbeit
Ein eingeführtes DMS schafft zunächst Ordnung: Dokumente können zentral abgelegt, Akten digital geführt und Informationen nachvollziehbar bereitgestellt werden. DMS an Hochschulen werden vor allem für revisionssichere Ablage, Aktenführung, Formular- und Workflowmanagement sowie Aktenpläne eingesetzt.
Doch im Hochschulalltag zeigt sich schnell: Der Go-Live ist nicht der Abschluss, sondern der Übergang in eine Betriebs- und Weiterentwicklungsphase. Neue Aktenarten kommen hinzu, Prozesse werden angepasst, Schnittstellen müssen gepflegt und Anwenderinnen sowie Anwender unterstützt werden. Gleichzeitig steigen die Erwartungen an digitale Services in Verwaltung, Forschung und Lehre.
Die ZKI-Umfrage bestätigt diese Dynamik. Die Integration von DMS, Formularmanagementsystemen und Workflow-Systemen ist nicht bloß ein Trend, sondern ein fortlaufender Entwicklungsprozess. Damit rückt die Frage in den Mittelpunkt, wie Hochschulen aus einem eingeführten System eine dauerhaft tragfähige digitale Verwaltungsplattform entwickeln.
Formulare und Workflows als nächste Ausbaustufe
Ein zentrales Entwicklungsfeld ist das Formularmanagement. Formularmanagementsysteme bilden in Hochschulverwaltungen den Einstiegspunkt für digitale Anträge, Meldungen und Genehmigungen. Sie erfassen Daten strukturiert und können diese medienbruchfrei an DMS und Workflow-Systeme übergeben.
Nach unserer Erfahrung sollten Formularmanagement-Lösungen und Workflow-Systeme nicht unabhängig voneinander betrachtet werden. Neben der reinen Erfassung von Daten ist immer auch ein Genehmigungs- oder Weiterverarbeitungsaspekt gegeben. Daher sollte ein zentrales Workflow-System mit der Möglichkeit zur Erstellung von Formularen etabliert werden. Nur so kann der Medienbruch von einem separaten Formularsystem und den damit verbunden digitalen Arbeitsschritten vermieden werden. Ein gutes Beispiel ist die ganzheitliche Betrachtung in der E-Vorgangsbearbeitung des Kompetenzzentrums E-Akte.NRW. Neben den Akten sind hier auch Workflows eine Säule der Digitalisierung von Hochschulen.
Workflow-Systeme sind ein Instrument, um Antrags-, Genehmigungs- und Archivierungsprozesse Ende-zu-Ende zu modellieren, zu orchestrieren und zu überwachen. Mehr als zwei Drittel der Befragten bewerten Workflow-Systeme für die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen als sehr wichtig oder wichtig.
Für Hochschulen bedeutet das: Die Weiterentwicklung eines DMS sollte nicht nur aus zusätzlichen Aktenstrukturen bestehen. Entscheidend ist, welche Vorgänge digital gesteuert werden können – etwa in Drittmittelverwaltung, Personal, Beschaffung, Vertragsmanagement, Rechnungswesen oder Studierendenverwaltung.
Schnittstellen entscheiden über den Nutzen
Dokumentenmanagementsysteme sind der „Melting-Pot“ aller relevanten Verwaltungsinformationen. Davon ausgehend entsteht die größte Wirkung, wenn bei der DMS-Realisierung das Zusammenspiel mit anderen Fachanwendungen mit geplant wird. In Hochschulen betrifft das beispielsweise SAP-Systeme, Campus-Management, Forschungsmanagement, Formularlösungen, Workflow-Plattformen oder bestehende Fachverfahren.
Die ZKI-Ergebnisse zeigen jedoch, dass gerade die Integration anspruchsvoll bleibt. Bei der Verbindung von Formularmanagementsystemen mit dem DMS nennen Hochschulen unter anderem Prozessanpassungen, Schnittstellenmanagement, Changemanagement, Übergangsszenarien, Datenschutz beziehungsweise Zugriffsberechtigungen und Datenkompatibilität als Herausforderungen. Auch bei Workflow-Systemen stehen Prozessanpassungen, Schnittstellenmanagement und Changemanagement im Vordergrund.
Für IT-Leitungen und Key User ergibt sich daraus eine wichtige Handlungsempfehlung: Schnittstellen sollten nicht erst am Ende eines Projekts betrachtet werden. Sie gehören früh in die Zielarchitektur. Welche Systeme liefern Dokumente oder Daten? Wo entstehen Akten? Welche Informationen müssen zurückgespielt werden? Welche Berechtigungen gelten? Und welche Prozesse sollen bewusst DMS-nah oder in spezialisierten Systemen umgesetzt werden?
Betrieb, Support und Application Management realistisch planen
Ein weiteres zentrales Thema ist der dauerhafte Betrieb. 77% der Hochschulen nennen im Rahmen der ZKI-Umfrage Personalmangel als größte Herausforderung, d.h. fehlendes spezialisiertes Personal für Betrieb, Administration und Support einer DMS-Systemlandschaft. Weitere Hürden sind Anforderungen an E-Akte, Vertragsmanagement, Studierendenakte, Personalakte, Drittmittelakte und Aktenplan sowie der Bedarf an Digitalisierungsberatung durch externe Dienstleister.
Damit wird deutlich: Ein DMS braucht nach der Einführung klare Betriebsmodelle. Dazu gehören Supportprozesse, Rollen, Verantwortlichkeiten, Release- und Qualitätsmanagement, Key-User-Strukturen sowie die kontinuierliche fachliche Weiterentwicklung. Darüber hinaus sind Managed Cloud, Service und Application Management Lösungsansätze, um Hochschulen und Forschungseinrichtungen beim Betrieb, bei der Anwenderbetreuung und bei der Weiterentwicklung zu entlasten.
Für uns steht im Fokus, Application Management zukunftsorientiert anzugehen. Daher bieten wir bei GISA Modelle an, die auch die Weiterentwicklung bestehender Lösungen, z. B. weil sich Compliance-Anforderungen geändert haben, berücksichtigen. Dafür binden wir neben technisch versierten Ansprechpartnern auch lösungsorientierte, fachlich erfahrene Berater schnell und unkompliziert mit ein.
Technologieoffen weiterentwickeln
Nicht jede Hochschule benötigt dieselbe Lösung. Manche Einrichtungen suchen ein hochschulweites DMS mit E-Akte, Workflows und Plattformansatz. Andere benötigen dokumentenzentrierte Prozesse direkt im SAP-Umfeld. Wieder andere stehen vor der Aufgabe, bestehende DMS-Landschaften zu stabilisieren, auszubauen oder stärker mit Fachverfahren zu verzahnen.
GISA setzt hier auf einen technologieoffenen Ansatz versteht sich nicht nur als Implementierungspartner, sondern als Begleiter im DMS-Lebenszyklus – von der strategischen Einordnung über die Weiterentwicklung bestehender Landschaften bis hin zu neuen Anforderungen aus Compliance, Digitalisierung und SAP-Transformation.
Gerade diese gesamtstrategische Sicht ist im Hochschulkontext entscheidend. Denn die Frage lautet nicht nur: Welches DMS wird eingeführt? Sondern: Wie bleibt die Lösung langfristig nutzbar, integrierbar und entwicklungsfähig?
Fazit: Weiterentwicklung braucht Strategie und Betriebskompetenz
Die Weiterentwicklung von DMS in Hochschulen ist kein rein technisches Vorhaben. Sie verbindet Prozessdesign, Schnittstellenarchitektur, Betrieb, Support, Change-Management und strategische Governance. Die ZKI-Umfrage zeigt klar, dass Hochschulen genau an diesen Punkten vor Herausforderungen stehen – und dass DMS, Formularmanagement und Workflows künftig stärker zusammengedacht werden müssen.
Für Hochschulen und Forschungseinrichtungen lohnt sich deshalb ein strukturierter Blick auf den eigenen DMS-Reifegrad:
- Welche Prozesse sind bereits digital tragfähig?
- Wo entstehen Medienbrüche?
- Welche Systeme müssen integriert werden?
- Wo fehlen personelle Ressourcen?
- Welche Aufgaben lassen sich durch externe Betriebs- oder Application-Management-Modelle sinnvoll absichern?
GISA unterstützt Hochschulen und Forschungseinrichtungen dabei, Dokumentenmanagement nicht nur einzuführen, sondern strategisch weiterzuentwickeln – technologieoffen, prozessorientiert und mit Erfahrung im Hochschul- und Forschungsumfeld.
Sie möchten Ihr bestehendes DMS weiterentwickeln, den Betrieb entlasten oder Dokumentenprozesse stärker mit SAP, Campus-Management oder Forschungsmanagement verzahnen? Auf unserer Themenseite erfahren Sie mehr zu unseren Leistungen rund um Dokumentenmanagement:
