Dokumentenmanagementsysteme sind in Hochschulen nicht mehr wegzudenken
Die digitale Transformation der Hochschulverwaltung hat in den vergangenen Jahren deutlich an Dynamik gewonnen. Das zeigt die ZKI-Publikation „Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen in Hochschulen“, die auf einer Umfrage unter deutschen Hochschulen basiert. Besonders deutlich wird, dass 77% der Hochschulen bereits ein DMS im Hochschulbetrieb einsetzen. Weitere 17% der Hochschulen planen eine Einführung. Damit ist das DMS in vielen Einrichtungen kein Zukunftsthema mehr, sondern Bestandteil der Verwaltungsrealität.
Die Kernaufgaben liegen dabei vor allem in der strukturierten und revisionssicheren Ablage, in der Aktenführung sowie in der Bereitstellung von Dokumenten für berechtigte Hochschulangehörige. Für Hochschulen ist das ein wichtiger Schritt: Dokumente werden nicht mehr ausschließlich in Papierakten, E-Mail-Postfächern oder dezentralen Dateiablagen verwaltet, sondern in geregelte digitale Strukturen überführt.
Ein weiterer Treiber ist das E-Government-Gesetz (EGovG) in Deutschland, welches Hochschulen direkt oder indirekt (z. B. über das Onlinezugangsgesetz (OZG)) zur Digitalisierung und damit zur Teilhabe an den digitalen Service-Leistungen verpflichtet. In den Bundesländern Baden-Württemberg, Bayern, Berlin, Hessen und Nordrhein-Westfalen ist die digitale Verwaltungsarbeit direkt über Anpassungen am Verwaltungsverfahrensgesetz geregelt. In anderen Bundesländern erfolgt die Vorgabe der digitalen Verwaltungsarbeit indirekt durch die OZG-Teilhabe, z. B. bei Bewerbung, Immatrikulation oder Prüfungsanmeldung (siehe Bsp. des Landes Sachsen).
Von der digitalen Ablage zur digitalen Verwaltung
So wichtig dieser Schritt ist: Ein DMS ist nicht automatisch gleichbedeutend mit vollständig digitalisierten Prozessen. Die Umfrage zeigt, dass Dokumentenmanagementsysteme zwar ein zentrales Fundament der Verwaltungsdigitalisierung bilden, nachhaltige Fortschritte aber erst im Zusammenspiel mit Formularmanagementsystemen und Workflow-Systemen entstehen.
Das ist ein entscheidender Perspektivwechsel. Denn Hochschulverwaltung besteht nicht nur aus Dokumenten, sondern aus Vorgängen: Anträge werden gestellt, geprüft, ergänzt, genehmigt, weitergeleitet, archiviert und später erneut aufgerufen. Ein DMS kann diese Dokumente rechtssicher und nachvollziehbar verwalten. Die durchgängige Digitalisierung entsteht jedoch erst dann, wenn auch die Datenaufnahme, die Prozesssteuerung und die Anbindung an Fachverfahren mitgedacht werden.
Die ZKI-Kommission beschreibt deshalb, dass DMS keine universellen Werkzeuge sind. Ihre Kernkompetenzen liegen in strukturierter Ablage und revisionssicherer Archivierung. Für Informationssammlung und Prozessautomatisierung reichen die bordeigenen Mittel bei komplexeren Anforderungen oftmals nicht aus, weshalb spezialisierte Systeme für Formulare und Workflows ergänzend eingesetzt werden.
Aus unseren Projekterfahrungen verschiedener DMS-Einführungen wird klar: Der Mehrwert liegt immer in der Digitalisierung von Prozessen. Daher empfehlen wir, dass DMS-Produkte mit integrierten Workflow-Management-Systemen und damit verbunden Formularen eingesetzt werden. Andernfalls erhöht sich der technische Aufwand in der Synchronisation der Daten, Dokumente und Systeme. Viele DMS-Produkte bringen E-Signatur-Lösungen mit, sodass Prozesse in einem hohen Grad medienbruchfrei und regelkonform etabliert werden können.
Warum Hochschulen DMS strategisch einordnen sollten
Für IT-Management und Hochschulverwaltung ergibt sich daraus eine klare Konsequenz: Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems sollte nicht als abgeschlossenes IT-Projekt verstanden werden. Der Startpunkt liegt bereits vor der Auswahl eines Produktes, wenn es darum geht eine ganzheitlichen Digitalisierungsstrategie zu erarbeiten. Es ist also ein Baustein im Rahmen der langfristigen Entwicklung der digitalen Verwaltungslandschaft.
Die Umfrage zeigt zudem, dass die fachliche Verantwortung für DMS-Anforderungen häufig nicht allein in der IT liegt. Hochschulen verorten die Umsetzungsverantwortung vor allem bei spezifischen Projektgruppen und Bereichen der zentralen Verwaltung. Das unterstreicht: DMS-Projekte sind Organisationsprojekte. Sie betreffen Prozesse, Rollen, Zuständigkeiten, Aktenstrukturen, Berechtigungen und das tägliche Arbeiten in der Verwaltung.
Gerade deshalb empfehlen wir, das DMS früh strategisch einzuordnen. Welche Aktenarten sollen digital abgebildet werden? Welche Prozesse laufen bereits medienbruchfrei? Welche Fachverfahren müssen angebunden werden? Welche Dokumente entstehen in SAP, im Campus-Management, im Forschungsmanagement oder in weiteren Verwaltungssystemen? Und wie wird sichergestellt, dass die digitale Ablage nicht zu einer neuen Insellösung wird?
Der Mensch steht im Mittelpunkt
Die Umfrage-Ergebnisse machen deutlich, dass Hochschulen beim Umgang mit DMS vor mehreren Herausforderungen stehen. Als größte Herausforderung wird von 77% der Hochschulen fehlendes Personal genannt. Weitere Hürden sind der Umgang mit externen Dienstleistern, Übergangsszenarien und der Betrieb.
Diese Punkte zeigen, dass erfolgreiche Verwaltungsdigitalisierung nicht allein von der Software abhängt. Da mit DMS-Projekten die Einführung digitaler Prozesse einher geht, entstehen für Verwaltungen viele neue Aufgaben. Hochschulen müssen Parallelwelten aus Papier und digitaler Akte überführen, Mitarbeitende durch Schulungen befähigen, Zuständigkeiten klären (Bsp. Key-User festlegen), Dokumentationen verankern und den Betrieb dauerhaft organisieren. Ziel ist es, die Anwendenden bestmöglich zu unterstützen. Übergangsszenarien können besonders anspruchsvoll sein, weil alte und neue Arbeitsweisen zeitweise parallel bestehen. Effiziente Digitalisierung kann somit nur erfolgen, wenn das Know-how für die Nutzung der Werkzeuge im Zusammenhang mit den organisatorischen Vorgaben richtig umgesetzt wird.
Hinzu kommt: Die Anforderungen entwickeln sich weiter. Neue Prozessbedarfe, rechtliche Vorgaben, Datenschutz, IT-Sicherheit, digitale Signaturen, Fachverfahrensintegration oder KI-gestützte Funktionen verändern kontinuierlich die Erwartungen an Dokumentenmanagement. Ein DMS muss deshalb nicht nur eingeführt, sondern aktiv weiterentwickelt werden.
Fazit: DMS als Fundament, nicht als Endpunkt
Die ZKI-Umfrage zeigt eindrucksvoll, dass DMS in Hochschulen etabliert sind und eine wichtige Grundlage für die digitale Verwaltung bilden. Gleichzeitig wird deutlich: Die Einführung ist nicht das Ziel, sondern der Beginn einer neuen Phase. Entscheidend ist, wie gut Hochschulen ihr DMS in Prozesse, Fachverfahren, Zuständigkeiten und Betriebsmodelle einbetten.
Wer Dokumentenmanagement strategisch denkt, schafft die Grundlage für mehr Transparenz, bessere Nachvollziehbarkeit und medienbruchfreie Abläufe. Dafür braucht es nicht nur Technologie, sondern auch Prozessverständnis, Governance und eine realistische Planung der Weiterentwicklung.
Sie möchten wissen, wie Dokumentenmanagement im Hochschul- und Forschungsumfeld strategisch geplant und nachhaltig weiterentwickelt werden kann? Weitere Informationen zu unseren Leistungen finden Sie hier:
