Herausforderungen im Finanz- und Drittmittelmanagement
In der Praxis kämpfen viele Einrichtungen mit ähnlichen Problemen: verteilte Zuständigkeiten, fehlende zentrale Plattformen und ein hoher manueller Abstimmungsaufwand zwischen Forschung, Verwaltung und Finanzabteilung. Unterschiedliche Fördergeber mit individuellen Vorgaben sowie fragmentierte IT-Landschaften erschweren zusätzlich die Arbeit. Häufig entstehen Excel-Nebenrechnungen und Datensilos. Dadurch können verschiedene Fehler auftreten, etwa dass der Verwaltung der Forschungseinrichtung das Projekt nicht bekannt ist und somit keine korrekte Abrechnung oder Forderung gegenüber dem Fördermittelgeber erfolgt. Außerdem kann aufgrund der Datensilos die Übersicht verloren gehen und nicht die Abrechnungslisten abgelegt werden, die beim Fördermittelgeber eingereicht wurden. All diese Faktoren erhöhen die Wahrscheinlichkeit von Beanstandungen im Rahmen einer Prüfung durch Fördermittelgeber.
Digitale Steuerung von Budgets, Förderbedingungen und Workflows
Ein durchgängiges digitales Forschungsmanagement bildet den gesamten Projektlebenszyklus systematisch ab. Finanzierungsmodelle und Förderbedingungen werden strukturiert hinterlegt und lassen sich eindeutig auf interne Kostenarten abbilden. Budgetplanungen erfolgen regelbasiert und transparent, während sich durch mehrstufige Freigabe-Workflows Genehmigungsprozesse klar und nachvollziehbar gestalten lassen. Änderungen werden versioniert dokumentiert, sodass alle Beteiligten jederzeit mit einer konsistenten und aktuellen Datenbasis arbeiten. Eine Lösung, die das bietet, ist das Flexso Research Management Package.
Revisionssicherheit, Beleglisten und belastbare Prognosen
Ein zentraler Mehrwert für Finanzabteilungen liegt in der revisionssicheren Dokumentation aller Buchungen. Beleglisten können automatisiert für die jeweils definierten Zeiträume erstellt werden und bilden die Grundlage für Verwendungsnachweise gegenüber Fördermittelgebern. Darauf aufbauend ermöglichen integrierte Prognosen einen aktuellen Blick auf ausgegebene Mittel, gebundene Beträge und verfügbare Budgets. Dashboards unterstützen sowohl Projektverantwortliche als auch das Management mit übersichtlichen Kennzahlen in Echtzeit.
Effizienzgewinn für Finanzabteilungen und Management
Durch die digitale Abbildung aller relevanten Prozesse werden manuelle Abstimmungen deutlich reduziert und Excel-basierte Nebenrechnungen überflüssig. Finanz- und Drittmittelabteilungen gewinnen Zeit für wertschöpfende Aufgaben, während Projektleitungen und Management von höherer Transparenz, Planungssicherheit und fundierten Entscheidungsgrundlagen profitieren. Gleichzeitig lassen sich Audits und Fördermittelprüfungen deutlich entspannter vorbereiten und durchführen.
Klarheit, Sicherheit und Effizienz in der Forschungsfinanzierung
Das digitale Forschungsmanagement verbindet strukturierte Budgetplanung, revisionssichere Dokumentation und belastbare Prognosen in einer durchgängigen Lösung. So entsteht nicht nur Klarheit über laufende Forschungsprojekte, sondern auch ein hohes Maß an Kontrolle und Sicherheit für Finanz- und Drittmittelabteilungen.
Wenn Sie sehen möchten, wie sich diese Prozesse in der Praxis umsetzen lassen und welchen konkreten Nutzen eine solche Lösung für Ihre Einrichtung bietet, schauen Sie sich gern unsere Webinaraufzeichnung „Digitales Forschungsmanagement: Transparenz und Kontrolle aus Sicht der Finanzabteilung“ an. Darin erhalten Sie einen detaillierten Einblick in die Anwendung und ihre Einsatzmöglichkeiten.
