Dokumentenmanagement sicher und stets verfügbar steuern
Managed Cloud & Application Management für Hochschulen und Forschungseinrichtungen
Digitale Dokumentenprozesse
sind der Motor moderner Hochschul- und Forschungsverwaltung. Doch wie gelingt der datenschutzkonforme, prozessoptimierte, sichere und gleichzeitig wirtschaftliche Betrieb eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), ohne die eigene IT-Abteilung und anwendende Fachbereiche zu überlasten? Unsere Lösungsansätze bieten Ihnen eine zukunftssichere Antwort.
Die Vorteile eines DMS auf einen Blick
Einsatzmöglichkeiten für Hochschule und Forschung
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) kommt in vielen Bereichen zum Einsatz, um die Verwaltung und den Zugriff auf Dokumente zu optimieren. In Hochschulen und Forschungseinrichtungen unterstützt es insbesondere dabei, komplexe Verwaltungs‑, Forschungs‑ und Serviceprozesse digital, revisionssicher und institutionsübergreifend abzubilden.
Dokumentenmanagementsysteme für Ihre Anforderungen
Wir unterstützen Sie in allen Belangen von Einführung über Betreuung bis Betrieb der Dokumentenmanagementsysteme unserer Partner XFT und d.velop. Dabei beraten wir Sie auch, welche Lösung am besten zu Ihnen passt.
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XFT – Dokumentenmanagement direkt im SAP-System
- 100 % SAP‑integriert: Dokumente, Akten und Workflows sind vollständig in SAP S/4HANA eingebettet – ohne Medienbrüche
- Optimiert für SAP‑basierte Hochschulprozesse in Personal, Einkauf, Rechnungswesen und Vertragsmanagement
- Add‑on‑Ansatz für bestehende SAP‑Landschaften: Nutzung vorhandener SAP‑Prozesse, Datenmodelle und Berechtigungen
- Hohe Prozessintegrität und Compliance durch revisionssichere Ablage und SAP‑nahe Verarbeitung
- Modular erweiterbar (z. B. Contract Manager, Invoice Manager, Personnel File) passend zum Reifegrad der Hochschule
- Ideal für Einrichtungen mit klarer SAP‑Strategie, die Dokumentenmanagement ausschließlich im ERP‑Umfeld steuern möchten
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d.velop – Flexible DMS‑Plattform auch außerhalb von SAP
- Europäische ECM‑Plattform für ganzheitliches Dokumenten‑ und Prozessmanagement im Hochschulumfeld
- Einsetzbar innerhalb und außerhalb von SAP – ideal für heterogene IT‑Landschaften (z. B. Campus‑, Forschungs‑ und Fachverfahren)
- Digitale Akten für zentrale Hochschulprozesse wie Studierenden‑, Drittmittel‑, Personal‑ und Vertragsakten
- Low‑Code/No‑Code‑Ansatz für die schnelle Digitalisierung und Anpassung von Verwaltungsprozessen
- KI‑gestützte Dokumentenservices für automatisierte Verarbeitung, Klassifikation und Workflows
- DSGVO‑konforme Cloud‑ und On‑Prem‑Optionen mit hoher Datensouveränität – besonders relevant für Hochschulen und Forschung
Compliance, Komplexität und knappe Ressourcen
Verantwortliche stehen vor folgenden Herausforderungen:
Managed Cloud, Service & Application Management für Ihr DMS
Um dem Mangel an spezialisiertem Personal und dem steigenden Aufwand für Betrieb und Support zu begegnen, kann der technische und organisatorische Betrieb eines DMS in eine Managed Cloud-Umgebung ausgelagert werden. Ergänzend dazu sorgt ein strukturiertes Service- und Application Management für die kontinuierliche Betreuung, Weiterentwicklung und den Anwendersupport. GISA bringt hierfür langjährige Erfahrung und ein abgestimmtes Leistungsportfolio mit – abgestimmt auf Ihre Anforderungen und Prozesse.
How to work with GISA?
Unsere Lösungen sind praxiserprobt, sicher und zukunftsfähig – und entlasten Ihre IT nachhaltig. So unterstützen wir Hochschulen und Forschungseinrichtungen konkret:
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Initialberatung & Architekturdesign
Analyse Ihrer Systemlandschaft und Entwicklung eines passgenauen Betriebsmodells
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Migration & Integration
Begleitung bei der Überführung bestehender DMS-Strukturen in die Cloud – inklusive Datenmigration und Schnittstellenanbindung
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Betrieb & Weiterentwicklung
Laufender Betrieb, Updates, Patches und Weiterentwicklung Ihrer Lösung
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Anwenderbetreuung & Service Requests
Unterstützung Ihrer Mitarbeitenden im Tagesgeschäft durch ein zentrales Service Management
Mit GISA erweitern Sie Ihr Know-how.
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Sie haben ein Anliegen oder eine Frage? Kontaktieren Sie uns, um ein unverbindliches Erstgespräch mit unseren Expert:innen für Hochschul-IT zu vereinbaren.
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