Warum der XFT-Release-Stand relevant ist
Rechnungsprozesse sind häufig tief in SAP eingebettet. Daten entstehen in unterschiedlichen Modulen, durchlaufen Prüfungen und Freigaben und werden anschließend versendet und archiviert. Änderungen an Formaten oder gesetzlichen Anforderungen können deshalb die gesamte Prozesskette betreffen.
Ein aktueller XFT-Release-Stand schafft die technische Grundlage, um neue Funktionen zu nutzen und die Lösung mit bestehenden oder künftigen SAP-Landschaften kompatibel zu halten. Gleichzeitig bietet ein Releasewechsel die Gelegenheit, gewachsene Prozessstrukturen zu überprüfen.
Welche Anforderungen mit der E-Rechnungsausgangspflicht ab 2027 auf Unternehmen zukommen, erläutert unser Blog-Artikel: E-Rechnungsausgangspflicht ab 2027: Viele Unternehmen suchen noch nach einer Lösung
Was ist neu im XFT-Release?
Das aktuelle Release enthält mehrere Funktionen mit Bezug zur elektronischen Rechnungsverarbeitung.
Durchgängige Intercompany-Prozesse
Über den XFT Billing Manager und den XFT Invoice Manager lassen sich Rechnungsprozesse zwischen verbundenen Unternehmen durchgängiger abbilden. Gerade in Unternehmensgruppen sind eine eindeutige Statusverfolgung, dokumentierte Zuständigkeiten sowie abgestimmte Ein- und Ausgangsprozesse von Bedeutung.
Integration des XRechnungsvalidators
Der offizielle XRechnungsvalidator von der Koordinierungsstelle für IT-Standards, kurz KoSIT, kann in den Prozess eingebunden werden. Er prüft, ob die erzeugte Rechnung die vorgegebenen formalen Regeln erfüllt. Fehler können dadurch vor dem Versand oder beim Empfang der Rechnungen erkannt werden.
Unterstützung von ZUGFeRD
Neben der XRechnung unterstützt das Release auch die Erstellung von ZUGFeRD. Dieses Format enthält sowohl eine visuell lesbare PDF-Darstellung als auch strukturierte XML-Daten für die maschinelle Verarbeitung. Die Funktion entfaltet ihren Nutzen im Zusammenspiel mit einer Lösung wie GISA eInvoice.
Optimierte Erstellung aus SAP SD
Für Ausgangsrechnungen aus SAP SD wurden Funktionen zur Erstellung strukturierter E-Rechnungen weiterentwickelt. Relevant ist dies für Unternehmen, die ihre vorhandenen Fakturaprozesse möglichst direkt mit der E-Rechnungsverarbeitung verbinden möchten.
Fokus auf Updatefähigkeit
Die Einstufung als „Conditional Clean Core“ verweist auf die Ausrichtung an updatefähigen Erweiterungen. Dadurch rückt neben der aktuellen Funktionalität auch die langfristige Wartbarkeit der eingesetzten Lösung in den Mittelpunkt.
Technik und Funktionalität im Releasewechsel zusammendenken
Ein technischer Releasewechsel aktualisiert zunächst die bestehende XFT-Umgebung. Soll parallel eine bislang nicht vorhandene E-Rechnungsverarbeitung eingeführt werden, müssen zusätzliche funktionale Fragen beantwortet werden:
- Wo entstehen die relevanten Rechnungsdaten?
- Welche Formate sollen erzeugt werden?
- Wie werden Rechnungen validiert und versendet?
- Sind Freigaben oder zusätzliche Prüfungen erforderlich?
- Wie werden Status, Dokumente und Prozessschritte protokolliert?
- Müssen Intercompany-Prozesse berücksichtigt werden?
Die Ergebnisse dieser Analyse bestimmen den funktionalen Releasewechsel. Dabei geht es um die konkrete Ausgestaltung des künftigen Prozesses, nicht nur um die Installation einer neuen Softwareversion.
Welche Lösungswege sich abhängig von Rechnungsentstehung, Prozessanforderungen und Systemlandschaft anbieten, zeigt unser Blog-Artikel: E-Rechnungen aus SAP versenden: Welcher Lösungsweg passt zu Ihrem Unternehmen?
Fazit: Das Release als Einstieg in die E-Rechnungsverarbeitung nutzen
Ein aktuelles XFT-Release schafft wichtige technische Voraussetzungen für elektronische Rechnungsprozesse. Sein praktischer Nutzen hängt jedoch davon ab, wie die neuen Funktionen in die SAP- und Prozesslandschaft eingebunden werden.
Insbesondere bei einer noch nicht eingeführten E-Rechnungsverarbeitung empfiehlt es sich, den technischen Wechsel mit einer funktionalen Bewertung zu verbinden. So lässt sich klären, welche Funktionen tatsächlich benötigt werden und wie ein durchgängiger Prozess von der Rechnungserstellung bis zu Validierung, Versand und Archivierung aussehen soll.
Weitere Informationen zu E-Rechnungsprozessen und möglichen Lösungsansätzen finden Sie auf der unserer Themenseite zur E-Rechnung.
Wenn Sie den technischen Releasewechsel Ihrer XFT-Lösung strukturiert angehen möchten, unterstützt GISA Sie mit einem passenden Angebot: Technischer Releasewechsel XFT.
