Das Notebook allein reicht nicht
Das Hauptarbeitsmittel im Smart Office ist das Notebook. Allerdings lässt es sich damit oft nicht gleichermaßen effizient arbeiten wie im Büro. Denn viele Notebooks verfügen über zu kleine Displays. 13 bis 14 Zoll sind hier inzwischen Standard.
Falls möglich, sollten Mitarbeiter deshalb zusätzlich einen großen oder zwei kleine Bildschirme nutzen. Hinsichtlich der Ergonomie ist es nicht förderlich, dauerhaft und über mehrere Stunden auf ein kleines Display zu schauen. Eine weitere Möglichkeit für den heimischen Arbeitsplatz: Funktionieren Sie Ihren Fernseher zum Arbeitsmittel um! Dies eignet sich besonders, um mehrere Fenster nebeneinander anzuzeigen.
Außerdem empfehlen wir unseren Mitarbeitern und Kunden, nicht nur das Touchpad zu verwenden, sondern eine separate Maus und Tastatur. Scrollen, Kopieren und das Bearbeiten von Dokumenten und Excel-Tabellen gestalten sich dadurch deutlich angenehmer.
Als Service Provider statten wir im Bedarfsfall nicht nur unsere Mitarbeiter, sondern auch die Mitarbeiter unserer Kunden mit zusätzlichen mobilen Endgeräten wie Monitoren und Mäusen aus.
Notwendige Apps für die Arbeit mit dem Smartphone
Ergänzend zum Notebook greift die Mehrheit der Mitarbeiter im Smart Office auf das Smartphone zurück, über das sich viele der grundlegenden Anwendungen ebenfalls nutzen lassen. Neben Apps zum Empfangen, Aufrufen, Bearbeiten und Senden von E-Mails, stellen wir Mitarbeitern und Kunden eine Kalender-Anwendung bereit, um alle Termine synchronisiert und übersichtlich verwalten zu können.
Auch Apps für den Datentransfer sind bei der Arbeit im Smart Office ratsam. Bspw. können Nutzer von Docs@Work auch außerhalb des Büros sicher auf Arbeitsverzeichnisse, Ordner und Dokumente zugreifen. Weitere Apps gewähren Zugang zu Mitarbeiterportalen (Intranet), was der internen Kommunikation dient. Ein Punkt, der derzeit besonders wichtig ist, da der gewohnte Austausch zwischen Kollegen und Abteilungen fehlt.
Bring your own device – oder besser nicht?
Ob Mitarbeiter im Smart Office auch mit privaten Endgeräten arbeiten dürfen, handhaben Unternehmen unterschiedlich. Wir raten davon ab, um dienstliche und private Daten strikt voneinander zu trennen. Zwar wäre etwa das Aufspielen notwendiger Arbeits-Apps auf private Smartphones möglich. Im Problemfall allerdings wäre nicht derselbe Support gewährleistet wie bei Firmentelefonen.
Aus Sicherheitsaspekten raten wir in diesem Zusammenhang auch davon ab, zusätzliche Notizen, Mitschriften o.ä. auf privaten Geräten anzufertigen und abzuspeichern. Denn Unternehmensgeräte befinden sich in einem geschützten Netzwerk, das von IT-Fachleuten ständig überprüft wird. Auf privaten Geräten können wir diese Sicherheitsvorkehrungen nicht gewährleisten, was potenziellen Angreifern in die Hände spielt.
Ebenfalls aus Gründen der Sicherheit sollte im Smart Office von der Nutzung öffentlicher Clouds abgesehen werden. Für einen ausreichenden Schutz der dienstlichen Daten sollten diese stattdessen in einer Private Clouds gespeichert werden, die Service Provider wie GISA den Kunden anbieten.
Mehr zum Thema Smart Office lesen Sie hier sowie in den Blog-Beiträgen „IT-Sicherheit: Wie Cyberkriminelle die Corona-Krise für sich nutzen“ und „Effizient und sicher im Smart Office: Mit dieser Infrastruktur funktioniert’s“!
