Weniger Papier ist ein Fortschritt, aber noch keine digitale Transformation
Wer Ausdrucke reduziert, Dokumente scannt oder Dateien per E-Mail versendet, arbeitet zunächst papierärmer. Eine digitale Verwaltung entsteht daraus jedoch erst, wenn Informationen strukturiert erfasst, eindeutig zugeordnet, sicher gespeichert und über den gesamten Bearbeitungsprozess hinweg verfügbar sind.
Der Unterschied zeigt sich im Arbeitsalltag am Beispiel einer Drittmittelakte: Wird ein Antrag lediglich digital gespeichert, können eingescannte Formulare weiterhin manuell weitergeleitet werden, verschiedene Dateiversionen in mehreren Postfächern liegen oder Unterlagen für eine Unterschrift ausgedruckt werden. In einem durchgängigen digitalen Prozess werden die relevanten Daten hingegen strukturiert erfasst, Aufgaben eindeutig zugewiesen, Freigaben nachvollziehbar dokumentiert und sämtliche Unterlagen automatisch der richtigen Drittmittelakte zugeordnet. Das gleiche Prinzip gilt für Beschaffungsanträge, Vertragsfreigaben, Personalvorgänge und Prozesse der Studierendenverwaltung.
Medienbrüche lassen sich vermeiden, wenn Datenerfassung, Bearbeitung, Prüfung, Freigabe, Ablage sowie Archivierung ineinandergreifen. Dafür müssen digitale Akten, Formulare, Workflows, Fachverfahren und digitale Signaturen sinnvoll miteinander verbunden sein. Eine durchgängige, revisionssichere Archivierung unterstützt Hochschulverwaltungen zugleich dabei, ihre Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
Hochschulverwaltungen arbeiten mit besonders vielfältigen Dokumenten
Für Hochschulen und Forschungseinrichtungen ist die Unterscheidung digitaler Dokumente und Prozesse besonders relevant. In ihren Verwaltungen entstehen Dokumente in zahlreichen fachlichen Zusammenhängen. Dazu gehören beispielsweise Studierendenakten, Personalunterlagen, Verträge, Rechnungen, Beschaffungsvorgänge sowie Unterlagen zu Forschungsprojekten und Drittmitteln.
Gleichzeitig sind häufig mehrere Organisationseinheiten und IT-Systeme an einem Vorgang beteiligt. Dokumente und Daten entstehen beispielsweise im Campus-Management, im ERP-System, im Forschungsmanagement oder in spezialisierten Fachverfahren. Werden diese Systeme nicht sinnvoll verbunden, entstehen digitale Inseln. Mitarbeitende müssen Informationen mehrfach erfassen, Dateien manuell übertragen oder nach dem aktuellen Bearbeitungsstand suchen. Weiterhin kommt es in der Praxis immer noch vor, dass Rechnungen zwar digital verarbeitet werden, am Ende der Bearbeitung aber dennoch für die handschriftliche Unterzeichnung durch den Prüfenden ausgedruckt werden. Zudem werden Originale im Papierarchiv abgelegt.
Die ZKI-Kommission „Digitale Transformation u. Dokumentenmanagement“ kommt in ihrer Publikation zum Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen in Hochschulen zu einem ähnlichen Ergebnis: Dokumentenmanagementsysteme bilden ein zentrales Fundament der Verwaltungsdigitalisierung. Nachhaltige Fortschritte entstehen jedoch erst im Zusammenspiel mit Formularmanagementsystemen, Workflow-Lösungen und den erforderlichen organisatorischen Veränderungen. Digitalisierung wird dabei nicht als isoliertes Einzelprojekt, sondern als langfristiger Veränderungsprozess verstanden, an dem IT, Verwaltung und Fachbereiche gemeinsam beteiligt sind.
Das Dokumentenmanagementsystem schafft die notwendige Struktur
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) führt Dokumente in geregelte digitale Strukturen über. Informationen können zentral abgelegt, über Berechtigungen geschützt und über ihren Lebenszyklus nachvollziehbar verwaltet werden. Digitale Akten sorgen dafür, dass zusammengehörige Dokumente nicht über persönliche Ablagen, E-Mail-Postfächer oder unterschiedliche Laufwerke verteilt sind.
Für Hochschulen und Forschungseinrichtungen kann ein DMS unter anderem folgende Aufgaben unterstützen:
- Studierenden-, Personal-, Vertrags- oder Drittmittelakten digital führen
- Dokumente strukturiert und revisionssicher ablegen
- Bearbeitungsstände und Zuständigkeiten nachvollziehbar machen
- berechtigten Mitarbeitenden einen gemeinsamen Informationszugang ermöglichen
- Dokumente aus ERP-, Campus- oder Forschungsmanagementsystemen übernehmen
- Aufbewahrungs- und Löschfristen regelbasiert unterstützen
- Antrags-, Prüfungs- und Freigabeprozesse mit Workflows verbinden
Damit kann ein DMS zur gemeinsamen Informationsbasis für unterschiedliche Verwaltungsbereiche werden. Der Nutzen entsteht jedoch nicht allein dadurch, dass Dokumente in einem zentralen System gespeichert werden. Entscheidend ist, wie gut das DMS über standardisierte Schnittstellen in die vorhandene Systemlandschaft und die täglichen Arbeitsabläufe eingebunden wird.
Ein DMS ist das Fundament digitaler Verwaltungsarbeit, aber nicht automatisch ihr Endpunkt. Erfahren Sie ausführlicher in unserem Blogbeitrag „DMS in Hochschulen: Warum die Einführung erst der Anfang ist“, wie die Einführung strategisch eingeordnet werden sollte.
Schrittweise zur integrierten Verwaltungslandschaft
Für Hochschulen und Forschungseinrichtungen ist der Abschied vom Papier eine strategische Aufgabe. Er sollte nicht aus einer Reihe unverbundener Einzelprojekte bestehen, sondern Teil eines gemeinsamen Zielbildes für die digitale Verwaltung sein.
Aus unserer Projekterfahrung empfehlen wir, dieses Zielbild gemeinsam mit Hochschulleitung, Verwaltung, IT und Fachbereichen zu entwickeln. Dabei sollten unter anderem folgende Fragen geklärt werden:
- Wie viel Papier wird für die Verwaltungsarbeit benötigt?
- Welche digitalen Parallelablagen bestehen bereits?
- Welche Aktenarten und Vorgänge haben aufgrund ihres Volumens oder ihrer strategischen Bedeutung Priorität?
- In welchen Systemen entstehen die relevanten Daten und Dokumente?
- Welche Schnittstellen sind für einen medienbruchfreien Prozess erforderlich?
- Welche rechtlichen Vorgaben, Berechtigungen und Aufbewahrungsfristen müssen berücksichtigt werden?
- Wer übernimmt fachliche Verantwortung, Betrieb, Support und Weiterentwicklung?
Nicht alle Dokumentenprozesse müssen gleichzeitig digitalisiert werden. Ein schrittweises Vorgehen ist sinnvoll, sofern die einzelnen Vorhaben in eine übergreifende Strategie eingebettet sind. Geeignete Einstiegspunkte sind häufig Prozesse mit hohem Dokumentenvolumen, vielen Beteiligten oder wiederkehrenden Medienbrüchen, etwa in der Rechnungsbearbeitung, Beschaffung, im Vertragsmanagement oder in der Verwaltung von Forschungs- und Drittmittelprojekten.
Bereits beim ersten Anwendungsfall sollte berücksichtigt werden, wie sich die Lösung später erweitern lässt. Dazu gehören tragfähige Aktenstrukturen, standardisierte Schnittstellen sowie ein realistisches Betriebsmodell. Auch Schulungen, Key-User-Strukturen und die Begleitung der Mitarbeitenden sollten von Beginn an eingeplant werden. Wir unterstützen Hochschulen und Forschungseinrichtungen bei diesem Planungsprozess und haben ein standardisiertes Beratungsverfahren entwickelt, bei dem in kurzer Zeit gemeinsam mit dem Kunden eine faktenbasierte Entscheidungsvorlage erarbeitet wird.
Auf dieser Grundlage lassen sich priorisierte Anwendungsfälle festlegen und in eine realistische Roadmap überführen. So wird nicht lediglich der bestehende Papierprozess digital nachgebaut. Stattdessen entsteht schrittweise eine integrierte Verwaltungslandschaft, die Medienbrüche reduziert, Informationen verlässlich bereitstellt und zugleich die Basis für weitere digitale Entwicklungsschritte schafft.
Dazu zählt perspektivisch auch der Einsatz von Künstlicher Intelligenz. KI-Anwendungen können Routineaufgaben automatisieren, Suchprozesse vereinfachen und Mitarbeitende in Service-, Prüf- oder Antragsprozessen entlasten. Voraussetzung dafür ist, dass Dokumente und Daten strukturiert, verlässlich und gut geschützt vorliegen. Warum DMS damit auch zur Grundlage für souveräne KI in Hochschulen wird, beleuchten wir ausführlicher im Blogartikel „Warum KI in der Hochschulverwaltung ein leistungsfähiges DMS braucht“.
Fazit: Papierlos wird Verwaltung erst durch durchgängige Prozesse
Weniger Papier und weniger Aktenordner sind sichtbare Zeichen des digitalen Wandels. Sie sagen jedoch noch wenig darüber aus, wie effizient, sicher und nachvollziehbar eine Verwaltung tatsächlich arbeitet.
Für Hochschulen und Forschungseinrichtungen liegt die entscheidende Aufgabe deshalb darin, aus digitalen Dokumenten durchgängige digitale Vorgänge zu entwickeln. Dokumentenmanagementsysteme schaffen dafür eine wichtige Grundlage. Ihren vollen Nutzen entfalten sie, wenn digitale Akten, Formulare, Workflows, Fachverfahren, Berechtigungen und Betriebsprozesse strategisch miteinander verbunden werden.
Der Abschied vom Papier sollte daher nicht als reines Technologie- oder Einsparprojekt verstanden werden. Er ist ein Organisationsprojekt, das langfristig zu transparenteren Abläufen, besser verfügbaren Informationen und einer leistungsfähigen Hochschul- und Forschungsverwaltung beitragen kann.
Sie möchten erfahren, wie sich Dokumentenprozesse in Hochschulen und Forschungseinrichtungen sicher, integriert und zukunftsfähig gestalten lassen? Informieren Sie sich auf unserer Themenseite über Dokumentenmanagement für Hochschulen und Forschungseinrichtungen.
