Drei Lösungswege im Überblick
1. Direkter Weg aus SAP SD
Entstehen Ausgangsrechnungen bereits im SAP-SD-Fakturaprozess, kann die E-Rechnung unmittelbar daran angebunden werden. Nach der Buchung eines Fakturabelegs werden die relevanten Rechnungsdaten aufbereitet und an GISA eInvoice übergeben. Dort erfolgt die Erstellung des strukturierten Rechnungsformats, beispielsweise XRechnung oder ZUGFeRD, sowie der Versand über den vorgesehenen Kanal.
Dieser Ansatz eignet sich für Unternehmen, die ihre bestehenden Fakturaprozesse möglichst schlank fortführen möchten. Zusätzliche manuelle Bearbeitungsschritte lassen sich vermeiden, während Versandstatus und Archivierung in den Gesamtprozess eingebunden werden.
Typische Merkmale:
- unmittelbare Anbindung an bestehende SD-Prozesse
- automatisierte Erstellung und Übermittlung
- Unterstützung von XRechnung und ZUGFeRD
- Statusverfolgung und revisionssichere Archivierung
2. SAP FI mit zentralem Ausgangsrechnungs-Cockpit
Entstehen Rechnungen in SAP FI, kann ein Ausgangsrechnungs-Cockpit die Steuerung übernehmen. Es führt FI-Belege, Rechnungsdokumente, rechnungsbegründende Unterlagen und Versandinformationen an einer zentralen Stelle zusammen. Die Erstellung und Übermittlung der strukturierten E-Rechnung erfolgt über GISA eInvoice.
Dieser Lösungsweg ist vor allem für Organisationen interessant, die mehr Transparenz über ihre Ausgangsrechnungen benötigen. Fachabteilungen können den Bearbeitungs- und Versandstatus nachvollziehen, ohne den eigentlichen FI-Buchungsprozess mit zusätzlichen Funktionen zu belasten.
Typische Merkmale:
- zentrales Cockpit für Steuerung und Nachverfolgung
- klare Verbindung zwischen FI-Beleg und Dokumenten
- Trennung von Buchung und E-Rechnungsversand
- vollständige Protokollierung und Archivierung
3. Integrierte Ausgangsrechnungsprozesse mit XFT
Komplexere Prozesslandschaften benötigen häufig mehr als die reine Konvertierung und Übertragung einer Rechnung. Zusätzliche Freigaben, unterschiedliche Gesellschaften, Proforma-Rechnungen oder Intercompany-Prozesse können weitergehende Funktionen erforderlich machen.
Die XFT Suite 4S4 ergänzt den SAP-Prozess unter anderem um ein zentrales Rechnungsausgangsbuch, integrierte Freigabe- und Prüfworkflows, Protokollierung sowie revisionssichere Archivierung. Die Validierung kann direkt im SAP-System erfolgen. Für den Versand stehen sowohl SAP-basierte Wege als auch GISA eInvoice, beispielsweise für Peppol-Netzwerk oder Portale, zur Verfügung.
Typische Merkmale:
- durchgängige Statusverfolgung
- integrierte Prüf- und Freigabeworkflows
- Unterstützung komplexer und gesellschaftsübergreifender Abläufe
- flexible Versandoptionen
- Clean-Core-orientierte Einbindung in SAP
Welche Rolle spielt GISA eInvoice?
GISA eInvoice bildet die zentrale Plattform für den Empfang, die Verarbeitung und den Versand von E-Rechnungen gemäß EN 16931. Diese Norm wurde auf Grundlage der EU-Richtlinie 2014/55/EU entwickelt. Sie unterstützt unter anderem XRechnung und ZUGFeRD und wird als Cloud-Service aus dem GISA-Rechenzentrum betrieben. Anpassungen an Formate oder regulatorische Vorgaben können zentral umgesetzt werden.
In den drei Lösungswegen übernimmt die Plattform vor allem die technische Erstellung und Übermittlung der E-Rechnung. Wie umfangreich der vorgelagerte SAP-Prozess gestaltet wird, hängt vom jeweiligen Szenario ab.
Fazit: Der bestehende Rechnungsprozess entscheidet
Es gibt nicht den einen richtigen Weg zur E-Rechnung. Erzeugt ein Unternehmen seine Ausgangsrechnungen in SAP SD, kann eine direkte Anbindung der schlankste Ansatz sein. Bei FI-basierten Prozessen bietet ein Cockpit zusätzliche Transparenz. Benötigt die Organisation darüber hinaus Freigaben, Intercompany-Abläufe oder eine umfassende Prozesssteuerung, kommt eine XFT-gestützte Lösung infrage.
Entscheidend ist somit nicht allein das gewünschte Rechnungsformat. Maßgeblich sind der Entstehungsort der Rechnung, die vorhandenen Abläufe und der benötigte Funktionsumfang.
Weitere Informationen zu den Lösungswegen finden Sie auf der GISA-Themenseite zur E-Rechnung.
