Die nächste Stufe bei der Einführung der flächendeckenden elektronischen Rechnungslegung zündet am 27. November 2020. Ab diesem Tag müssen gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU alle Rechnungen über 1.000 Euro an Behörden der mittelbaren und unmittelbaren Bundesverwaltung in einem bestimmten elektronischen Format übermittelt werden.

Hier sind die wichtigsten Informationen, die Sie als Rechnungssteller benötigen:

Welche Behörden sind als Empfänger von der Pflicht betroffen?

Die Pflicht gilt zunächst für den Versand von Rechnungen an Behörden der mittelbaren und unmittelbaren Bundesverwaltung. Wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihre öffentlichen Auftraggeber zu diesen gehören, fragen Sie am besten nach oder prüfen Sie neuere Verträge. In diesen sollte ein Hinweis auf die Pflicht zur elektronischen Rechnungslegung zu finden sein.

Welche Rechnungsformate akzeptiert die Verwaltung?

Die Verwaltung akzeptiert Formate, die der europäischen Norm EN-16931 entsprechen. Dies trifft in jedem Fall auf die Formate X-Rechnung und ZUGFeRD 2.0 zu.

Die X-Rechnung ist ein XML-basiertes semantisches Datenmodell, das der IT-Planungsrat für Bund und Länder als offiziellen Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Verwaltung festgelegt hat. Es handelt sich somit um einen rein elektronischen standardisierten Datensatz, der mit den entsprechenden technischen Voraussetzungen direkt in das Buchführungssystem eingelesen werden kann. Die manuelle Erfassung der Rechnungsdaten entfällt.

ZUGFeRD 2.0 ist ein Hybridformat aus einem PDF mit einem eingebetteten XML-Datensatz, der den Vorgaben der obengenannten Norm entspricht. Vorteil des ZUGFeRD-Formats: Mit dem PDF ist die Verarbeitung auch für Empfänger möglich, die noch keine Möglichkeit zur Verwendung des Datensatzes haben.

Beide Formate enthalten verpflichtend die gesetzlich erforderlichen Kernelemente einer Rechnung gemäß §14 UstG.

Welche Übermittlungswege können genutzt werden?

Es gibt mehrere Wege, über die Sie elektronische Rechnungen übermitteln können. Welche aber tatsächlich von der jeweiligen Behörde akzeptiert werden, kann je nach Bundesland variieren.

• Rechnungseingangsplattformen: die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) und die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform
• E-Mail / DE-Mail
• Webservice: Mindeststandard PEPPOL

PEPPOL steht für Pan-European Public Procurement OnLine – eine europäische Initiative zur Schaffung offener Standards für öffentliche Ausschreibungs- und Beschaffungsverfahren. Über das PEPPOL-Netzwerk können Bestellungen und Rechnungen elektronisch ausgetauscht werden. Der Zugang zu diesem Netzwerk erfolgt über kostenpflichtige Access Points. Viele Dienstleister bieten Webservices zum Rechnungsaustausch über bereits registrierte Access Points an.

Weitere Informationen zu den länderspezifischen Regelungen finden Sie unter www.ferd-net.de.

Was ist die Leitweg-ID?

Um eine elektronische Rechnung durch den Rechnungssteller bzw. -sender adressieren zu können, muss der Rechnungsempfänger eindeutig identifiziert und adressierbar sein.

Die Leitweg-ID ermöglicht eine elektronische Adressierung und Weiterleitung der E-Rechnung durch die Zentralen Rechnungseingangsplattformen des Bundes an die angeschlossenen ERP- bzw. Freigabesysteme der Behörden der Bundesverwaltung.

Wie finde ich die Leitweg-ID zu meinem Rechnungsempfänger?

Auch hier gilt zunächst: Wenn der Empfänger Sie nicht bereits informiert hat, müssen Sie nachfragen. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, sich auf den oben genannten Rechnungseingangsplattformen zu registrieren und die Anlage einer neuen Rechnung zu starten. Im Prozess stehen die Leitweg-IDs zur Auswahl. Solange der Vorgang nicht abgeschlossen wurde, wird keine Rechnung erzeugt.

Wie können elektronische Rechnungen erzeugt werden?

Rechnungseingangsplattformen: Sie können elektronische Rechnungen über die Eingabefunktion auf den Rechnungseingangsplattformen erzeugen. Dafür ist lediglich eine Registrierung auf der jeweiligen Plattform notwendig. Dieser Weg bietet sich für Unternehmen an, die wenige Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen und nur für diesen Zweck elektronische Rechnungen erzeugen müssen.

Eigene Erstellung elektronischer Rechnungen: Über verschiedene Anbieter können anhand der Rechnungsdaten aus Ihrem Buchhaltungssystem elektronische Rechnungen erzeugt werden. Dafür ist ein Mindestdatenbestand notwendig, den Ihnen der Dienstleister vorgibt. Die Lösungen erstrecken sich über Inhouse-Lösungen, Add-ons und Konverter-Tools bis hin zu Cloudlösungen, so dass für jede Unternehmensform und -größe die passende Lösung zur Verfügung steht.

Ist eine elektronische Rechnung erzeugt, stehen folgende Übermittlungswege offen: Upload auf eine Rechnungseingangsplattform, Versand als Anhang einer E-Mail / DE-Mail oder Übertragung über einen Webservice (Standard: PEPPOL).

Dieser Weg bietet sich für alle Unternehmen an, die viele öffentliche Auftraggeber bedienen und somit in größerem Umfang elektronische Rechnungen versenden. Ebenso kann damit auch der elektronische Versand an alle anderen Rechnungsempfänger realisiert werden – idealerweise auf dem Übertragungskanal, den der Empfänger bevorzugt.

Die Pflicht rückt näher

Besonders wichtig ist es, so schnell wie möglich eine Lösung einzurichten! Da die Pflicht näher rückt und eine große Anzahl von Unternehmen betroffen ist, ist die Nachfrage bei Lösungsanbietern groß. GISA bietet eine schnell zu implementierende Lösung für die Erzeugung und den Versand von elektronischen Rechnungen an. Wir können Sie beraten, damit Sie die für Sie beste Lösung finden. Kontaktieren Sie uns!

Mehr unter www.gisa.de/erechnung! Lesen Sie außerdem zum Thema unserem Blog-Beitrag: Die Pflicht zur XRechnung kommt: Das müssen Sie jetzt tun!

Ingrid Gottwald

Ingrid Gottwald ist im Bereich ECM & Compliance als Beraterin tätig. Sie hat einen Bachelor of Science im Fach Technische BWL mit dem Schwerpunkt Informationsmanagement. Seit 2011 berät sie Unternehmen zur IT-Umsetzung rechtlicher Anforderungen wie GoBD, DSGVO und elektronischer Rechnungslegung.