Die Pflicht zur XRechnung kommt: Das müssen Sie jetzt tun!

In wenigen Wochen ist es so weit: Alle Lieferanten von Behörden der mittelbaren und unmittelbaren Bundesverwaltung sind ab dem 27. November 2020 dazu verpflichtet, ihre Rechnungen (ab 1.000 €) auf elektronischem Weg zu stellen. Höchste Zeit also, die XRechnung noch einmal genauer zu betrachten.

Wen betrifft das Thema XRechnung?

Zum Stellen der sogenannten XRechnung sind ab November lediglich Lieferanten von Behörden der mittelbaren und unmittelbaren Bundesverwaltung verpflichtet. Allerdings hat die elektronische Rechnung grundlegende Vorteile für alle Unternehmen, denn mit der Umstellung sparen sie nicht nur Kosten, sondern profitieren sofort von schnellen Versandzeiten. Lesen Sie dazu auch unseren Blogbeitrag: „XRechnung – digitalisierter Rechnungsprozess bietet auch Chancen für den Mittelstand“

Was müssen Lieferanten der Behörden der mittelbaren und unmittelbaren Bundesverwaltung im Detail tun?

Grundsätzlich müssen die betroffenen Lieferanten ihre Rechnungserstellungssysteme umstellen. Mitunter bieten die jeweiligen Hersteller entsprechende Updates an. Sollte dies nicht der Fall sein, muss eine zusätzliche, externe Lösung eingesetzt werden. Vor der Anschaffung sollten Unternehmen zunächst prüfen, wie viele E-Rechnungen jährlich zu stellen sind. Fallen beispielsweise nur zwölf Rechnungen pro Jahr an, könnte eine manuelle Erstellung via Web-Maske ausreichen. Ist die Anzahl und damit auch der Aufwand für das Unternehmen deutlich höher, lohnt sich hingegen der Umstieg auf eine Rechnungsausgangslösung.

Was müssen Lieferanten der Behörden der mittelbaren und unmittelbaren Bundesverwaltung im Detail tun

Grundsätzlich müssen die betroffenen Lieferanten ihre Rechnungserstellungssysteme umstellen. Mitunter bieten die jeweiligen Hersteller entsprechende Updates an. Sollte dies nicht der Fall sein, muss eine zusätzliche, externe Lösung eingesetzt werden. Vor der Anschaffung sollten Unternehmen zunächst prüfen, wie viele E-Rechnungen jährlich zu stellen sind. Fallen beispielsweise nur zwölf Rechnungen pro Jahr an, könnte eine manuelle Erstellung via Web-Maske ausreichen. Ist die Anzahl und damit auch der Aufwand für das Unternehmen deutlich höher, lohnt sich hingegen der Umstieg auf eine Rechnungsausgangslösung

Wie gelingt der Umstieg?

Um Unternehmen beim Umstieg auf die E-Rechnung zu unterstützen, hat GISA einen Funktions-Baukasten entwickelt. Aus diesem können je nach Anforderungen des Kunden individuelle Einstiegslösungen geschaffen werden.
Dabei gibt es keinerlei Beschränkungen hinsichtlich der bereits im Einsatz befindlichen Systeme. Außerdem steht es dem Kunden frei, ob die E-Rechnungs-Lösung der GISA als on-premise-Variante in die bestehende IT-Landschaft integriert oder in der GISA-Cloud betrieben wird.

Quick ohne Dirty – So sehen die Einstiegslösungen im Detail aus

Speziell für den Empfang von XRechnungen bietet sich die E-Mail-Lösung von GISA an. Hier wird die jeweilige E-Mail an ein GISA-Postfach versendet. Anschließend werden aus der XRechnung ein PDF erstellt und die Anlagen extrahiert, bevor die Daten per Mail an das Kundenpostfach versendet werden.

Für das Versenden von XRechnungen stellt GISA eine Rechnungserfassungsmaske bereit. Im ersten Schritt werden darin Rechnungsdaten manuell erfasst. GISA erstellt daraus eine valide XRechnung und versendet diese via Mail an den eingetragenen Rechnungsempfänger.

Beide Lösungen dienen dem grundlegenden Einstieg in das Thema XRechnung und können individuell angepasst werden.

Welche Vorteile bietet die E-Rechnung?

Neben der eingangs bereits erwähnten Zeit- und Kostenersparnis, fällt der manuelle Aufwand beim Senden und Empfangen von E-Rechnungen deutlich niedriger aus – ebenso wie die Fehlerquote. Hinzu kommt: Durch das Format sind die Rechnungsangaben eindeutig, wodurch etwa die Suche nach Bestell- oder Lieferantennummern entfällt.
Zu beachten ist allerdings, dass die XRechnung speziell für die Anforderungen öffentlicher Auftraggeber entwickelt wurde. In diesem Zusammenhang bedarf sie u.a. einer Leitweg-ID, die lediglich öffentliche Unternehmen erhalten.

Für alle anderen Unternehmen, die die elektronische Rechnungslegung einsetzen möchten, empfiehlt sich daher besser das Format ZUGFeRD. Mehr zum Thema ZUGFeRD erfahren Sie in unserem Blog-Beitrag EDNA-Projektgruppe ZUGFeRD: GISA gestaltet E-Rechnungen aktiv mit!

Was sind die Erfolgsfaktoren bei der Einführung der E-Ausgangsrechnungen?

Für die erfolgreiche Einführung der elektronischen Ausgangsrechnung ist die Kommunikation zwischen Fachbereich und IT essenziell. Nur wenn beide Seiten von Beginn an einbezogen sind und dauerhaft miteinander arbeiten, kann auch die Umsetzung der Lösung bei den Mitarbeitern Akzeptanz finden. Weiterhin ist die Datenbasis entscheidend. Sind die Stammdaten ordnungsgemäß, d.h. entsprechend der Pflichtangaben zur E-Rechnung (analog Rechnungen in Papierform gem. §14 Abs. 4 UstG) gepflegt, kann die Einführung ohne nachträgliche Aufarbeitung von fehlenden Daten und damit ohne große Verzögerungen erfolgen.

Mehr zum Thema E-Rechnung