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Neue Karriereplattform: GISA setzt auf SAP SuccessFactors Recruiting
Im Wettbewerb um die besten Talente müssen Unternehmen für Bewerberinnen und Bewerber attraktiv sein. Dazu gehört ein modernes Bewerbermanagement, das Interessierten einen einfachen Zugang zum Unternehmen ermöglicht. Im Rahmen des Projekts HCM4Future hat GISA nun im eigenen Haus mit SAP SuccessFactors Recruiting eine neue Karriereplattform produktiv gesetzt.
Neu ist uns der Umgang mit der Cloud-Lösung nicht. Schließlich haben wir SAP SuccessFactors bereits bei Kunden eingeführt. Wieso GISA erst jetzt nachzieht? Ganz einfach: Kundenprojekte stehen bei uns an erster Stelle, interne Vorhaben haben da mitunter das Nachsehen.
DIE NUTZERINNEN UND NUTZER IM FOKUS
Jetzt allerdings ist auch bei uns das SuccessFactors-Modul Recruiting im Einsatz und unser Bewerbungsmanagement auf dem technisch neuesten Stand. Sowohl für interne als auch externe Bewerbungen steht damit eine Plattform zur Verfügung, die optimal auf Nutzerinnen und Nutzer zugeschnitten ist. Durch das responsive Design werden Stellenanzeigen zudem auf mobilen Endgeräten passend dargestellt.
Weshalb haben wir uns für diese Software-Lösung entschieden, nachdem wir jahrelang erfolgreich mit SAP E-Recruiting gearbeitet haben? Zum einen überzeugen die Vorteile, die das Recruiting-Modul für die Anwenderinnen und Anwender mit sich bringt. Zu nennen sind hier unter anderem die verbesserte Usability, aber auch die optimierte und vereinfachte Integration von Stellenausschreibungen. Zum anderen wollen wir mit der SAP-Strategie gehen – und diese zeigt eindeutig Richtung Cloud. Darauf liegt der Fokus der Entwicklung.
SCHRITT FÜR SCHRITT ZUM MODERNEN KARRIEREPORTAL
Nachdem die Entscheidung für SAP SuccessFactors Recruiting bei GISA gefallen war, haben wir zügig umgesetzt. Die Schritte in der Übersicht:
1. Workshop zu Foundation mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Personalabteilung
– Foundation ist das Grundgerüst, auf dem die Module von SAP SuccessFactors aufsetzen
– Geklärt wurde u.a.: Wie soll das Design gestaltet werden? Wie soll das Bewerberprofil im Detail aussehen? Und welche Daten werden vom bestehenden SAP HCM zu SAP SuccessFactors synchronisiert?
2. Prüfung bestehender Prozesse
– Wie können Prozesse aus SAP E-Recruiting in SAP SuccessFactors übertragen werden?
3. Erste Prozesse wurden umgesetzt sowie Grundlagen für die Einrichtung vorgenommen
4. Mehrere Workshops mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Personalabteilung und dem Betriebsrat
– Sukzessiv wurden Fortschritte in der Umsetzung durchgesprochen
– Offene Fragen wurden geklärt
– Neue Themen wurden vorgestellt
5. Einrichten von Stellenausschreibung, Kandidaten- und Mitarbeiterprofil, Bewerbung
6. Gemeinsames Prüfen aller Prozesse im Testsystem
7. Einbindung von Führungskräften in das Projekt, inkl. Test der Prozesse
8. Aufbau der externen Karriereseite
9. Finale Vorstellung zur Umsetzung und Finalisierung der Testinstanz
10. Aufbau des Produktivsystems
11. Übertragung aktuell ausgeschriebener Stellen in SAP SuccessFactors
12. Produktivsetzung
STOLPERSTEINE UND INTERESSENSGRUPPEN
Wie in jedem Projekt gab es auch bei diesem einige Stolpersteine, die es auf dem Weg zur Produktivsetzung aus dem Weg zu räumen galt. So standen wir etwa vor der Schwierigkeit, dass die Schnittstelle zu einer speziellen, von der Personalabteilung gewünschten Stellenbörse nicht im Standard verfügbar war.
Ein anderer Punkt, den es zu beachten gilt: Die Anzahl der zu vergebenden Rollen in SAP SuccessFactors ist begrenzt. Es empfiehlt sich daher, schon zu Beginn des Einführungsprojekts genau zu überlegen, welche Rollen im Unternehmen in den Recruiting-Prozess einbezogen werden sollen. Relevant sind unter anderem die jeweiligen Rollen in der Personalabteilung, die Führungskraft aus dem Fachbereich, der Betriebsrat bzw. Personalrat, die Schwerbehindertenvertretung, und die Gleichstellungsbeauftragten Gleichberechtigungsbeauftragten.
In diesem Zuge empfehlen wir aus unserer Erfahrung mit anderen Projekten heraus auch, frühzeitig die verschiedenen Interessensgruppen – wie Mitglieder des Betriebsrats – in Entscheidungen einzubeziehen. So steht einer erfolgreichen und möglichst reibungslosen Einführung nichts im Wege.
KOMMUNIZIEREN, EINBEZIEHEN, UMSETZEN
Gut gedacht ist nicht gut gemacht! Deshalb waren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Personalabteilung als Nutzergruppe fortwährend Teil des Einführungsprojekts, haben im Rahmen von Workshops mitgestaltet und getestet. Diese sehr enge Abstimmung zahlt sich aus – nicht nur, weil Anpassungen so direkt und schnell umgesetzt werden konnten. Ein weiterer Pluspunkt: Die Beteiligten waren somit bereits vor der finalen Produktivsetzung mit dem Modul vertraut.
Führungskräfte der GISA, die von nun an ebenfalls Zugriff auf das Karriereportal haben, erhalten eine kurze Schulung. Allerdings ist die Anwendung weitgehend intuitiv gestaltet, sodass eine ausführliche Einweisung unserer Erfahrung nach selten notwendig ist.
Haben Sie Fragen zum Thema SAP SuccessFactors? Dann kommen Sie gern auf uns zu. Weitere Informationen erhalten Sie hier.
Sina Boine
Sina Boine ist seit 2012 als Projektleiterin und Senior Consultant im Bereich Prozessberatung bei GISA tätig. Dabei ist sie vorrangig für Projekte im Bereich SAP HCM und SAP SuccessFactors verantwortlich und betreut branchenübergreifend Kunden – zum Beispiel an Hochschulen, Universitätskliniken, im öffentlichen Dienst und der Energiewirtschaft.
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