Wir haben Ihnen eine Reihe von wichtigen Trends abgeleitet:
Steigerung der Effizienz – Das grundsätzliche Ziel der digitalen Transformation ist die höhere Effizienz in der Arbeit der Verwaltungen. Die BürgerInnen erwarten zunehmend digitale Lösungen von der Verwaltung, damit wächst der Druck auf diese auf allen Ebenen. Um die Bedürfnisse der BürgerInnen zu erfüllen ist neben digitalen Tools auch die Einführung neuer Managementmethoden, mehr Flexibilität bei den Mitarbeitenden und deren Weiterbildung erforderlich.
Transparenz und Bürgernähe – Bei den BürgerInnen besteht ein wachsender Bedarf an Transparenz in die Verwaltung und benutzerfreundlichen Dienstleistungsangeboten aus der Verwaltung. Daher ist es essenziell, die genauen Bedürfnisse der Bürger zu verstehen, um die Akzeptanz und Zufriedenheit zu erhöhen. Das kann durch Umfragen, Workshops oder andere Formen der Partizipation geschehen.
Datensicherheit – Für Verwaltungen ist das Thema Daten- & Informationssicherheit besonders kritisch, da sie mit sensiblen personenbezogenen Daten arbeiten. Konkret braucht es eine klare Sicherheitsstrategie, technische Schutzmaßnahmen wie verschlüsselte Geräte und starke Passwörter sowie regelmäßige Schulungen. Kooperationen und Nachnutzung vorhandener Konzeptansätze können bei der Umsetzung der rechtlichen und politischen Forderungen helfen.
Fachkräftemangel – Laut dbb Beamtenbund und Tarifunion, scheiden in den nächsten zehn Jahren mehr als ein Viertel der Beschäftigten in den öffentlichen Verwaltungen aus. Damit droht ein gewaltiger Fachkräftemangel oder eine Chance im digitalen Wandel in den Verwaltungen. Unter angepassten Prozessen, kollaborativer Arbeit, gezielter Qualifikation, Einsatz von Künstlicher Intelligenz und der Verwendung von Plattformlösungen, könnten Arbeitsprozesse neu definiert und umgesetzt werden. Zudem müssen sich Behörden als attraktive Arbeitgeber positionieren und zugleich auf Weiterbildung und Qualifizierung beim vorhandenen Personal setzen.
Arbeitskreise und Kompetenzzentren – Arbeitskreise und Kompetenzzentren können digitale Projekte qualitativ besser und effizienter machen. Solche Strukturen ermöglichen die Spezialisierung und Fokussierung auf spezifische Themen oder Fachgebiete. In solchen Formaten kann externe Expertise eingebunden werden. Es zeigt sich meist positiv, wenn Wissenschaft, Politik und Wirtschaft an einem Strang ziehen und so ihr Knowhow einbringen, aber auch mit innovativen Finanzierungsinstrumenten zu nachhaltigem und langfristigem Erfolg von Vorhaben beitragen.
Zukunftsfähige Infrastrukturen – Viele Verwaltungen verfügen über sehr unterschiedliche, inkompatible Systeme. Diese können nicht miteinander kommunizieren und erschweren integrierte Lösungen. Moderner Technologien sind indes eine unerlässliche Voraussetzung für eine leistungsfähige IT-Infrastruktur. Dabei sind Flexibilität und Skalierbarkeit besonders wichtig, genauso wie Schnittstellen zu bestehenden Systemen und das Prozessdesign. Bei der Infrastruktur ist es zudem unerlässlich, auf digitale Souveränität zu achten und sich nicht in Abhängigkeiten zu begeben.
Um diese zentralen, politischen Trends zu adressieren, hat GISA bereits zahlreiche bewährte Erfolgsfaktoren etabliert:
Erfolgsfaktor Cloud
Cloud-Technologien lagern Daten extern und geräte- und verwaltungsunabhängig. Cloud-Lösungen ermöglichen nicht nur eine flexible und skalierbare Datenverwaltung, sondern fördern auch die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Behörden und Organisationen, etwa mit Schnittstellenlösungen. Auch hybride und integrative Lösungen sind möglich.
Erfolgsfaktor Open Source
Open Source Ökosysteme werden unter offenen Lizenzmodellen entwickelt und können von öffentlichen Verwaltungen genutzt, angepasst und weiterverbreitet werden. Solche Systeme tragen nicht nur dazu bei, Kosten einzusparen, sondern auch die Effizienz, Transparenz und Flexibilität in der Verwaltung zu verbessern.
Erfolgsfaktor Informationssicherheit
Informationssicherheit bildet die Grundlage für Vertrauen in digitale Prozesse und in die Verwaltung. Aktuelle Bedrohungen sind etwa Cyberangriffe, Risiken durch Mitarbeitende, interne Schwachstellen (Insider-Bedrohungen), Datenschutzverletzungen und Datenlecks. Technologien wie Firewalls, Intrusion Detection Systeme oder Verschlüsselungslösungen sind unerlässlich, um sensible Daten vor dem Zugriff Unbefugter zu schützen und die Zugänglichkeit für berechtigte NutzerInnen zu gewährleisten. Zugleich müssen Mitarbeitende geschult und sensibilisiert, regelmäßige Audits und Tests durchgeführt sowie Notfallpläne bereitgestellt werden.
Erfolgsfaktor Künstliche Intelligenz
Der Einsatz von KI bringt für Verwaltungen zahlreiche Vorteile mit sich. Einer der größten Erfolge ist die spürbare Effizienzsteigerung: KI übernimmt zeitraubende Routinetätigkeiten wie das Bearbeiten von Anträgen oder das Erstellen von Sitzungsprotokollen. Automatisierte Prozesse sorgen dafür, dass Verwaltungen auch bei sinkender Personalzahl leistungsfähig bleiben. Wer die Potentiale gezielt nutzt, gestaltet die Verwaltung von morgen effizienter, bürgernäher und innovativer.
Erfolgsfaktor Verfahrensautomatisierung
Mit innovativen Technologien und Softwarelösungen lassen sich administrative Prozesse und Abläufe in öffentlichen Verwaltungen automatisieren. Verfahrensautomatisierung eröffnet neue Möglichkeiten für die ämterübergreifende Zusammenarbeit. Informationen werden zentral bereitgestellt, Schnittstellen zu anderen Systemen lassen sich an einer Stelle direkt integrieren und die Transparenz über einen aktuellen Vorgang steigt somit deutlich. So werden Effizienz und Effektivität der Prozesse gesteigert, der Arbeitsaufwand für Mitarbeiter reduziert, Fehler minimiert und die Servicequalität für Bürgerinnen und Bürger verbessert.
Unsere Handlungsempfehlungen
Fangen Sie heute an! Die steigende Komplexität erfordert eine klare Strategie, die Bedürfnisse der Bürgerinnen und Bürger und die Umsetzbarkeit mit den Mitarbeitenden im Fokus hat. Greifen Sie dabei auf die Expertise der Digitalwirtschaft zurück – wie es verschiedene Institutionen, z.B. der Landkreistag und der IT-Planungsrat, empfehlen. Denn durch die Anwendung vorhandener Kenntnisse und den Aufbau von Netzwerken können Synergien entstehen, die den Entwicklungsprozess vorantreiben. Nutzen Sie die Chancen von Innovationsnetzwerken: Der aktive Austausch von Ideen und bewährten Methoden zwischen Verwaltung, Wissenschaft und Wirtschaft eröffnet neue Perspektiven für alle Beteiligte. Durch die Zusammenarbeit in solchen Netzwerken entstehen Lösungsansätze, die gezielt auf die komplexen Herausforderungen unserer Zeit eingehen.
Sie benötigen Unterstützung? Lassen Sie uns gemeinsam diese Potenziale nutzen: GISA berät Sie umfassend zu allen relevanten Aufgabenfeldern und unterstützt Sie mit wichtigen Impulsen bei der Konzeption für die Umsetzung in strategischer, prozessualer und technischer Sicht.
