Wie KI-Tools unseren Arbeitsalltag optimieren

Der Einsatz von KI-Lösungen im Arbeitsalltag ist auf dem Vormarsch. Unternehmen aller Branchen erkennen die Vorteile von KI und integrieren sie in ihre Geschäftsabläufe. Dies kann

• die Effizienz erhöhen,
• Kosten senken und
• die Entscheidungsfindung verbessern.

Ein Beispiel für den Einsatz von KI ist die Verwendung von Chatbots. Sie bieten sich an, um Anfragen von Kunden automatisch zu beantworten, was zu einer schnelleren Bearbeitung und zufriedeneren Kunden führen kann.

Ein weiteres Beispiel ist die Verwendung von KI-Systemen zur Automatisierung von Finanzbuchhaltungsprozessen. Dies kann die Genauigkeit und Geschwindigkeit der Buchhaltung erhöhen und menschliche Fehler reduzieren.

Ein weiteres Anwendungsgebiet ist die automatische Analyse von Daten. Beispielsweise kann KI verwendet werden, um große Datenmengen zu durchsuchen und wichtige Muster und Trends zu identifizieren. Dies kann Unternehmen dabei helfen, bessere Entscheidungen zu treffen und ihre Geschäftsstrategien anzupassen.

KI-Tools – wie ChatGPT vom US-Unternehmen OpenAI – können zudem Inhalte wie Blog-Artikel erstellen, was bis zu dieser Stelle auch der Fall war. Haben Sie einen Unterschied bemerkt?

ChatGPT – Unterhaltung auf einem neuen Niveau

Seit Dezember 2022 steht das KI-Tool ChatGPT allen Interessierten kostenfrei zur Verfügung, und ich bin begeistert. Es hebt das Erlebnis, das ich bisher im Umgang mit ChatBots hatte, und die Qualität der Unterhaltung auf ein völlig neues Niveau. Die Unterhaltung fühlt sich „echt“ an. So als ob ich einen persönlichen Assistenten habe, der mich schnell und in perfekter Sprache bei vielen alltäglichen Aufgaben unterstützt. Die KI reagiert dabei auf den Chatverlauf und passt Inhalte nach meinen Wünschen an.

Hier ein paar Beispiele, wie ich ChatGPT nutze:
Recherche: Informationen zu verschiedensten Themen werden mir durch ChatGPT schnell und leicht zusammengefasst. Sind mir diese zu wissenschaftlich, kann die KI es einfacher erklären. Da die KI aktuell noch nicht mit dem Internet verbunden ist, können lange Artikel aus Online-Medien in das Suchfeld kopiert werden und ich erhalte eine kurze, präzise Zusammenfassung. Im Vergleich zu Google, das mir nur Verweise auf mögliche Erklärungen etc. liefert, erhalte ich hier schnelle Antworten, was zu einer erheblichen Zeitersparnis führt.

Erstellen und Überprüfen von Inhalten: Ich bitte die KI, eine Agenda oder einen Vorschlag für eine Präsentation zu erstellen. Auch Mails lassen sich schnell erstellen und in ihrer Komplexität sowie Tonalität ändern. Blogartikel oder Vorschläge für kurze Social-Media-Beiträge sind kein Problem. Auch ein kleines Gedicht für meine Frau kam sehr gut an.

Umgang mit Excel: Der Umgang mit Excel ist mir halbwegs vertraut und ein paar Funktionen sind mir bekannt. Bei der Verkettung von Funktionen dauert es jedoch länger und ich komme nur durch Trial & Error zum gewünschten Ergebnis – oder auch gar nicht. Wenn es Ihnen genau so geht, dann fragen Sie doch beim nächsten Mal einfach die KI. Eine kurze Beschreibung reicht, und Sie erhalten eine funktionierende Formel, die sich leicht anpassen lässt. Auch komplexe Excel-Tapeten können per Copy & Paste der KI hinzugefügt werden. Sie erhalten dann eine Zusammenfassung zum Inhalt der Tabelle, außerdem werden wichtige Werte und Durchschnitte hervorgehoben. Selbst Excel-Makros sind kein Problem und werden als VBA-Skript herausgegeben.

ChatGPT kann darüber hinaus Programmieren und das in jeder Programmiersprache. Für Entwickler bedeutet das einen enormem Zeitgewinn. Die KI gibt Code-Vorschläge, passt diese auf Wunsch an und kann analysieren, wo gegebenenfalls Fehler vorliegen. Für Debugging ist das unverzichtbar.

Dall-E und Vall-E

Dabei ist ChatGPT nur eines von vielen KI-Tools, die gerade auf den Markt kommen und sehr nützlich sind. Von OpenAI werden ebenfalls die KI-Tools „Dall-E“ und „Vall-E“ angeboten. Dall-E unterstützt bei der Erstellung von Bildern. Ein Astronaut der im Weltraum mit Katzen Basketball spielt? Kein Problem. In 3D oder als Aquarell, gerne.
Etwas beängstigend wird es dann bei Vall-E: Eine kurze Aufnahme Ihrer Stimme reicht aus, um ein komplettes Stimmmuster zu erstellen. Wenn jetzt verschiedene KI-Tools miteinander kombiniert werden, steht der inhaltlichen und grafischen Erstellung von Präsentationen nichts mehr im Weg.

Nützliche KI-Tools im Überblick:

• ChatGPT: https://chat.openai.com/
• Tome: https://beta.tome.app/
• Deeple Write: https://www.deepl.com/write
• Otter: https://otter.ai/

Gefahren von KI nicht unterschätzen

So verlockend die Tools erscheinen – es ist ratsam, sich auch mit den Gefahren auseinanderzusetzen, die KI mit sich bringt. Schon jetzt ist abzusehen, dass Phishing-Mails eine erschreckend hohe Qualität und Echtheit erreichen werden. Und wie können Sie sich in Zukunft sicher sein, dass sie gerade wirklich mit dem CEO sprechen, der sie bittet, verschiedene Überweisungen vorzunehmen oder Daten zu transferieren? Meiner Einschätzung nach werden die Vorteile von KI überwiegen. Und so wie KI für Cyberkriminalität missbraucht werden kann, wird sie uns dabei unterstützen ebendiese zu bekämpfen.

Für uns als GISA ist es wichtig KI-Tools zu verstehen und auf ihre gewinnbringende Verwendung hin zu untersuchen und sie in einem nächsten Schritt intern sowie extern sicher zur Verfügung zu stellen.