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Robotic Process Automation: So finden Sie heraus, ob sich Ihr Prozess für die Automatisierung eignet
Ob Energiewirtschaft, Industrie oder öffentliche Verwaltung: Prozessautomatisierung hält in nahezu allen Branchen Einzug, denn der effiziente Einsatz von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern hat höchste Priorität. Deshalb gehen viele Unternehmen dazu über, Bots für repetitive, zeitintensive Aufgaben einzusetzen. Und von diesen finden sich innerhalb von Unternehmen zahlreiche – etwa im Controlling, Einkauf und im Personalwesen.
STANDARDISIERT, REGELBASIERT, WIEDERKEHREND
Die Herausforderung liegt deshalb zunächst darin, die für eine Umsetzung mit Robotic Process Automation (RPA) geeigneten Prozesse zu identifizieren. Grundsätzlich gilt: Je standardisierter und regelbasierter ein Prozess abläuft, desto besser ist er für die Umsetzung mit RPA geeignet. Ist dieser Prozess zudem wiederkehrend und mit hohem Arbeitsaufwand verbunden, sollte man sich tiefergehend mit RPA beschäftigen. Zugleich können durch eine Automatisierung eventuell bestehende Qualitätsunterschiede behoben werden.
Damit Sie einen Eindruck erhalten, welche Aufgaben mit RPA automatisiert werden können, hier einige Beispiele:
- Verarbeitung strukturierter Daten aus Dokumenten
- Anlegen, Umbenennen, Löschen und Verschieben von Dateien und Ordnern
- Öffnen von E-Mails und Anhängen
- Lesen und Bearbeiten von Datenbanken
ENTSCHEIDUNGSBAUM ALS UNTERSTÜTZUNG
Um beurteilen zu können, ob sich Ihr Prozess für die Automatisierung mit RPA eignen könnte, hat GISA einen Entscheidungsbaum entwickelt.
Der jeweilige Prozess muss demnach hinsichtlich Zeitintensität, Fehleranfälligkeit, Regelmäßigkeit und Entscheidungsspielraum betrachtet werden. Sollten sich mehrere Prozesse für die Umsetzung eignen, empfiehlt es sich, diese zu priorisieren.
Lesen Sie dazu mehr in unserem Buchbeitrag „Methoden zur Planung, Umsetzung und Steuerung von RPA-Initiativen“.
Denn nur wenn der richtige Prozess für die Automatisierung ausgewählt wird, kann auch der größte Nutzen in Form von Zeitersparnis und Freisetzung wertvoller Mitarbeiterressourcen daraus gezogen werden.
Neben der Zeitersparnis und der Freisetzung wertvoller Ressourcen besteht ein weiterer Vorteil der Automatisierung mit RPA darin, dass die im Unternehmen eingesetzte IT und die Systeme unverändert bleiben. Der Bot arbeitet mit sämtlichen Anwendungen und ahmt die Schritte des menschlichen Mitarbeiters nach. Dabei bedient er sich Maus und Tastatur. Insgesamt kann die Prozessbearbeitung mit RPA dadurch schneller, transparenter und optimierter ablaufen – und das ohne zeitliche Einschränkungen.
Damit bietet sich RPA beispielsweise für folgende Unternehmensbereiche an:
Human Resources
- Übernahme von Mitarbeiterdaten bei On- & Offboarding
- Automatisches Erstellen von Reports und Übersichten
- Bearbeitung und Reporting von Fehlzeiten
Beschaffung und Vertrieb
- Verbuchung von Warenein- und -ausgängen
- Retouren, Reparaturen, Verbuchung und Verarbeitung von Rückrufen
- Eintragung von Bestellbestätigungen in Datenbank
Verwaltung
- Stammdatenpflege (Kundendatei/Lieferantendatei anlegen)
- Aktualisierung von zentralen Verwaltungsdokumenten (z.B. Notfalllisten, Teilnehmerregister)
- Erstellung von (Management-)Berichten
IT
- Ticket-Reporting und -zuweisung
- Server- und Anwendungsüberwachung
- Umsetzung von Löschkonzepten (Datenbereinigung und -überprüfung)
Sabine Prätsch
Sabine Prätsch ist bei GISA Beraterin für Innovation and Technology Transformation mit dem Fokus auf RPA. Sie hat Wirtschaftsinformatik studiert und ist seit 2016 im Bereich Smart Automation als Business-/Prozessanalyst und in der Projektleitung mit Hauptfokus auf RPA tätig. Neben der Projektkoordination übernimmt sie auch die Prozessanalyse, -identifikation und -optimierung sowie die Dokumentation und Testbegleitung. Sie unterstützt bei der Prozessumsetzung von Automatisierungsprojekten, um ein bestmögliches Ergebnis zu erzielen.
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