Die Evolution des GISA Projektmanagement Office

GISA hat 2009 ein unternehmensübergreifendes Programm zur Implementierung von Projektmanagementstandards auf Multiprojekt- und Einzelprojektebene initiiert. Hierbei wurden Themen wie Anforderungs- und Ressourcenmanagement, Portfoliosteuerung, Wirtschaftlichkeits- und Nutzenanalysen der Projekte und die Integration in Vertriebs- und Service-Prozesse auf der Multiprojektumgebung definiert und beschrieben.

Begleitung des Change-Prozesses bei GISA

Im Zusammenhang mit Einzelprojekten erfolgte die Etablierung eines einheitlichen Projektstandards sowie die Definition und Bereitstellung von Methoden und Hilfsmittel. Der Change-Prozess innerhalb der GISA wurde über ein eigenes Kommunikationsprojekt begleitet. Zudem erfolgte die Integration in die Prozesslandschaft der GISA. Abschließend flossen alle Konzeptionen in die Auswahl und Einführung einer Multiprojekt-Systemumgebung, die 2011 produktiv gesetzt wurde und bis heute die Abbildungen der Einzelprojekte und Projektportfolios ermöglicht.

1.300 Projekt jährlich

Aktuell werden jährlich ca. 1.300 Projekte in der Software verwaltet. Ein wesentlicher Akzeptanz- und Erfolgsfaktor ist die tiefe Integration in das kaufmännisch führende SAP-System. Hier werden neben Kontierungsstrukturen täglich alle projektrelevanten Aufwands-, Kosten und Erlöswerte ausgetauscht.

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Hauptaufgaben des Projektmanagement bei GISA

Nach dem Start des Programms wurde 2011 ein nächster Meilenstein genommen: Das Projektmanagement Office (PMO) der GISA hat seine Arbeit aufgenommen, um in den folgenden drei Jahren sein internes Angebot an die Projektorganisationen der GISA zu etablieren.

Die Hauptaufgaben liegen bis heute in:

• der Weiterentwicklung der Methoden, Prozesse und Standards im Projektmanagement,
• der Unterstützung des Ressourcenmanagements für interne und externe Ressourcen,
• der Bereitstellung von Projekt- und Portfolioberichten,
• der Bereitstellung von Projektservices (Coaching, Moderation von Kickoffs und Lessons Learned),
• der Unterstützung der Projektmanagement-Kompetenzentwicklung übergreifend,
• der Weiterentwicklung der Prozess und Inhalte der Projektportfolio-Software,
• der Sammlung und Aufbereitung von Wissen in und aus Projekten,
• der Darstellung der Projektmanagement-Kompetenz der GISA nach außen und
• Führung der internen Projektmanagement-Community.

Unterstützung Agil und Hybrid geführter Projekte

Als nächster Schritt folgte 2018 die Integration von agilen Frameworks in das PMO. Die steigende Anzahl agil geführter Projekte zeigte uns als GISA die Notwendigkeit, neben klassischen Projektvorgehen auch agile und hybride Ansätze zu definieren und zu unterstützen. Hierzu haben wir die Rollen Agile Coach und Scrum Master im PMO ausgeprägt und damit den Weg zu einem agil arbeitenden IT-Dienstleister geebnet.

Die vier Teams des PMO

Unsere PMO-Evolution fand ihren bisherigen Höhepunkt 2020 durch die Zusammenlegung der PM-Methoden mit operativ arbeitenden ProjektleiterInnen. Seitdem ist das PMO in folgende vier selbst organisierende Teams aufgeteilt:

1 Projektmanagement-Methoden (ursprüngliche PMO-Aufgaben)

2 Zentrale Projektplanung GISA für die Abbildung von Kleinprojekten in den Prozessen und der Bereitstellung von Projektportfolioberichten

3 Agile Office zur Unterstützung der agilen Arbeitsweisen

4 Operative VollzeitprojektleiterInnen der GISA, die ausschließlich mittlere und große Projekte der GISA leiten

Haben Sie Fragen oder Anregung rund um das Thema Projektmanagement und das Projektmanagement Office bei GISA, dann melden Sie sich unter kontakt@gisa.de.