Benutzerstammdaten im SAP-System einfach sperren und löschen

In Ihrem SAP-System sind hunderte User angelegt, von denen ein großer Teil nicht mehr genutzt wird, weil z.B. die betreffenden Personen (intern oder extern) nicht mehr für Ihr Unternehmen tätig sind?

Dann sollten Sie das Sperren und Löschen von Benutzerstammdaten in Erwägung ziehen. Nicht nur Datenoptimierungspotentiale können damit ausgeschöpft werden – auch datenschutzrechtliche Anforderungen werden dadurch erfüllt. Denn die gängigen Kunden-, Lieferanten- und Geschäftspartnerstammdaten sind nicht die einzigen personenbezogenen Daten in einem Abrechnungssystem. Auch in den Benutzerstammdaten finden sich neben dem eigentlichen Benutzernamen kritische Einträge wie der vollständige Name, Telefonnummer und Adressdaten – und das in einer Vielzahl von Tabellen (USR*-Tabellen).

Fällt der Zweck, weshalb der Benutzer angelegt wurde, nun weg, müssen auch diese Daten unkenntlich gemacht und später gelöscht werden. Nach dem Löschen des Benutzerstammdatensatzes kann kein Bezug zu der dazugehörigen Person mehr festgestellt werden. Meist handelt es sich hier um:

• Mitarbeiter, die ein Unternehmen verlassen haben,
• Externe, deren Projekt beendet ist,
• technische Benutzer, deren Aufgabenerfüllung nicht mehr notwendig ist.

Klingt simpel – Aber Vorsicht: Das Löschen von Benutzerstammdaten hat großen Einfluss auf die Integrität des SAP-Systems, wenn der Bezug von Usern zum eingestellten Customizing oder zu Änderungen von Belegen fehlt. Daher muss die Löschung wohlbedacht eingesetzt und durchgeführt werden.

Wie können Sie sicher und zielführend vorgehen?

SAP stellt im Standard ein mehrstufiges Verfahren zur Verfügung, das in letzter Instanz auch mit SAP-ILM-Werkzeugen umgesetzt wird.

Im ersten Schritt, und dieser wird den meisten Unternehmen hinlänglich bekannt sein, werden abgelaufene Benutzer gesperrt, und die Person kann nicht mehr auf das SAP-System zugreifen. Dieser Sperrprozess kann manuell durchgeführt oder regelmäßig eingeplant werden. So werden beispielsweise Benutzer gesperrt, die sich in einem definierten Zeitraum nicht angemeldet haben. Die Benutzer können dann zwar nicht mehr im SAP-System arbeiten, die Benutzerstammdaten, also Name, Vorname, Telefonnummer und Adressdaten, sind aber noch im System vorhanden.

Im zweiten Schritt werden die abgelaufenen Benutzerstammdaten aus den USR*-Tabellen gelöscht und in eine neue Tabelle geschrieben. Durch Prüfroutinen beim Anlegen von Benutzern wird verhindert, dass in diesem Schritt gelöschte User wiederhergestellt werden. So wird sichergestellt, dass ein Benutzerstammdatensatz nicht mit zwei verschiedenen Personen verknüpft ist.

Muss eine Person wieder auf das System zugreifen, können die Benutzerstammdaten bis zu diesem Schritt wiederhergestellt werden. Die Adressdaten müssen beim Wiederherstellen allerdings neu angelegt werden.

Im letzten Schritt werden die Benutzerstammdaten endgültig aus dem SAP-System gelöscht. Ein Wiederherstellen ist nun nicht mehr möglich. Voraussetzungen für das Sperren und Löschen sind:

• das Aktivieren der Sperr- und Löschfunktion in den Systemeinstellungen,
• das Erstellen eines Aufbewahrungsregelwerks für Benutzerstammdaten,
• das Überschreiten der Aufbewahrungsfrist und
• die erfolgreiche Durchführung des o.g. zweiten Schritts.

Um die Integrität des SAP-Systems zu schützen, hat SAP eine mehrstufige und aufwendige Veto-Prüfung eingerichtet, die beispielsweise prüft, ob der Benutzer Änderungsbelege erzeugt hat. Sind diese noch im SAP-System, können auch die Benutzerstammdaten des ausführenden Benutzers nicht gelöscht werden.

Hier liegt zusätzliches Potenzial: Sind Belege des Nutzers nicht mehr relevant und aufbewahrungspflichtig, können diese, ebenso wie die Benutzerstammdaten gelöscht werden. Für eine erfolgreiche Migration auf SAP S/4HANA sind damit beispielsweise wichtige Vorarbeiten geleistet.

Vorteile, die die Bereinigung von Daten, mit sich bringt

Insgesamt dient die Bereinigung der Daten in Ihrem SAP-System der Reduzierung des Datenvolumens und des benötigten Speicherplatzes. Die Performance des Systems wird erhöht und Ihre Kosten gesenkt.

Sie haben auch Benutzerstammdaten, die Sie sperren und löschen möchten oder das Thema interessiert Sie generell? Wir unterstützen Sie von der strategischen Beratung, über Anforderungsworkshops bis hin zur Umsetzung im SAP-System und Schulung Ihrer Anwender. Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme. Weitere Informationen erhalten Sie außerdem hier.