Als die Entsorgungsbetriebe der Landeshauptstadt Wiesbaden (ELW) die Entscheidung trafen, ihre SAP-Systemlandschaft zu modernisieren, war klar: Es würde kein gewöhnliches IT-Projekt werden. Es ging um nicht weniger als den technologischen Generationswechsel – und um die Zukunftsfähigkeit der gesamten Organisation.
Der Startschuss: Vision trifft Realität
Mit dem Start des Projekts „ELWS4 – S/4HANA Transformation“ haben die ELW ein klares Ziel gesetzt: Die bestehende SAP ERP 6.0 Landschaft sollte auf SAP S/4HANA 2023 gehoben werden – inklusive aller zentralen Module wie FI, CO, PM, MM, SD und dem branchenspezifischen IS-Waste and Recycling (IS-U-WA). Es ging nicht nur darum, die Systeme zu modernisieren, sondern auch Altlasten zu bereinigen und eine stabile, wartbare IT-Basis zu schaffen.
Die Herausforderung: Komplexität meistern
Die Vielschichtigkeit der bestehenden Systemlandschaft – mit zahlreichen Schnittstellen, individuellen Entwicklungen und organisatorischen Abhängigkeiten stellte die größte Herausforderung dar. Hinzu kam die Notwendigkeit, offene Punkte wie Schnittstellenklärungen, Mapping-Tabellen und das künftige Berechtigungswesen projektbegleitend zu lösen.
Der Weg: Struktur, Vertrauen und Teamgeist
Von Anfang an standen bei dem Projekt Klarheit, Transparenz und partnerschaftliche Zusammenarbeit im Mittelpunkt. Die Projektplanung war präzise, die Kommunikation offen, die Rollen eindeutig verteilt.
Für die erfolgreiche Umsetzung des Transformationsprojektes hat GISA einen strukturierten Ansatz verfolgt, der sich an der bewährten SAP Activate Methode mit den Phasen „Prepare, Explore, Realize, Testing, Deploy, Run“ orientierte. Systeme und relevante Simplification Items wurden analysiert und bewertet. So entstanden die Grundlagen für das fachliche Gesamtkonzept und die Rahmenbedingungen für den technischen Migrations-Blueprint.
Die Highlights: Bewährtes erhalten, Neues gestalten
- NAHTLOSER ÜBERGANG: Bestehende Geschäftsprozesse blieben erhalten – Anwenderinnen und Anwender konnten ohne Brüche weiterarbeiten. Bekannte Werkzeuge wie SAP GUI, Standardreports sowie Formulartechnologien standen weiterhin zur Verfügung.
- EINHEITLICHE DATENBASIS FÜR INTEGRATION: Die Einführung des HR-Ministamms sorgt dafür, dass sich die grundlegenden Personaldaten im SAP S/4HANA-System zentral verwalten lassen. Dazu gehören die Abbildung von Unternehmens- und Personalstrukturen, die Pflege zentraler Stammdaten wie organisatorische Zuordnung, persönliche Daten, Bankverbindungen und Kommunikationsdaten sowie die Nutzung standardisierter Infotypen und Maßnahmen (z.B. Eintritt, Austritt, organisatorische Wechsel). Damit wurde eine einheitliche und revisionssichere Basis für die Integration der Personaldaten in die übergreifenden Geschäftsprozesse der ELW geschaffen – ohne eine komplette HCM-Abrechnung einzuführen.
- ZUKUNFTSORIENTIERTE ARCHITEKTUR: Neu integriert wurde ein Geschäftspartner-Ansatz, der künftig die einheitliche Verwaltung von Debitoren und Kreditoren ermöglicht.
- SICHERE MIGRATION: Die Migration erfolgte über eine selektive Datenübernahme mit der Natuvion Data Conversion Suite – ein Ansatz, der es ermöglichte, relevante Prozesse nahtlos zu übernehmen und gleichzeitig Raum für Optimierung zu schaffen.
- TECHNISCHE EXZELLENZ: In Summe wurden während des Projekts über 1.900 Custom-Code-Findings analysiert und angepasst, um die Lauffähigkeit aller ELW-spezifischen Programme sicherzustellen.
- KLAR DEFINIERTES REGELWERK: Mit einem klaren definierten Regelwerk für den ETL-Ansatz (Extract, Transform, Load) war die Datenübernahme strukturiert und sicher möglich.
„Dank der vertrauensvollen und lösungsorientierten Zusammenarbeit zwischen den ELW-Fachbereichen und den GISA-Beraterinnen und Beratern konnten alle Herausforderungen Schritt für Schritt erfolgreich bewältigt werden. Besonders wertvoll war dabei die enge Verzahnung von erfahrenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die bereits frühere ERP-Einführungen begleitet hatten, mit dem aktuellen Projektteam.“ Arne-Carsten Schurig, Senior Projektmanager bei GISA.
Das Ergebnis: eine IT-Landschaft mit Weitblick
Heute verfügen die ELW über eine moderne, konsolidierte SAP S/4HANA-Lösung im GISA-Rechenzentrum – stabil, wartbar und bereit für die Anforderungen von morgen. Mit der Produktivsetzung übernahm GISA den Application Management Service des SAP-Systems. Die Transformation war nicht nur ein technisches Upgrade, sondern ein strategischer Schritt in Richtung digitale Zukunft.
