Ausgangslage
GISA hat für die E.ON Digital Technology GmbH (EDT) in einem Pilotprojekt Legacy-Systeme umgesetzt. Das Unternehmen aus der Energiebranche hatte 14 IT-Systeme im Einsatz, die zwar nicht mehr genutzt wurden, aber dennoch aufbewahrt werden mussten. „Die Gründe, weshalb die Systeme nicht mehr gebraucht wurden, waren unterschiedlich“, erklärt Holger Kathmann von EDT die Hintergründe. „Wenn etwa eine Gesellschaft ausgelöst, ausgelagert oder verkauft wurde, war damit auch häufig ihr IT-System hinfällig. Deshalb wollten wir die Systeme einlagern, um sie zwar aus der Verwendung zu nehmen, jedoch in der Hinterhand zu behalten.“ Die Aufgabe der GISA war es also, die Systeme so zu archivieren, dass E.ON notfalls noch einmal auf sie zugreifen kann. „Wir nennen das bei uns „einfrieren“, erklärt Mario Stäter, Director Enterprise Information Management bei GISA, die Aufgabe, die für das Team des halleschen IT-Dienstleisters keine gänzlich neue, wenngleich aber eine äußerst anspruchsvolle war.
Das Projekt
„Beim Einfrieren nehmen wir die verschiedenen Systeme und kapseln sie komplett vom Betriebssystem bis zu den Dokumenten ein“, erklärt Mario Stäter das Projektvorgehen. „Anschließend bringen wir sie auf ein virtualisiertes Speichermedium und legen sie in einem Systemkühlschrank im GISA-Rechenzentrum ab.“ Sollte ein System später benötigt werden, weil etwa eine Steuerprüfung ansteht, fertigt GISA eine Kopie davon an und stellt sie bereit. Ein Nutzer kann dann zwar darauf zugreifen, allerdings nichts mehr daran verändern. Sind die Arbeiten abgeschlossen, wird die Kopie gelöscht. Solche Systemkühlschränke legte GISA bereits für diverse Kunden an, allerdings noch nie in einem Umfang von 14 Systemen – darunter diverse Terrabyte-schwere Buchhaltungssysteme aus verschiedenen Ländern, an denen unzählige Dokumente angedockt waren. „Die schiere Anzahl der einzufrierenden IT-Systeme war etwas Besonderes“, so Mario Stäter. „Die Daten selbst sind bei solchen Systemen nicht das große Thema. Doch die dazugehörigen Programme und Reports können einem Kopfzerbrechen bereiten.“ Hinzu kam: Es mussten sieben SAP-Systeme online bleiben, da E.ON auf deren Daten und Dokumente in einem internen Archiv täglich zugreifen musste. „Es wäre technisch schwierig gewesen, diese Dokumente weiterhin in diesem Archiv zu belassen und abzurufen.“
Die Lösung
Der IT-Dienstleister identifizierte tausende Dokumente und migrierte sie in eine eigene Archivlösung mit Zugriffsoption für die Nutzer. GISA entwickelte demnach eine Umgebung aus Terminalservern auf Citrix-Basis, auf die die E.ON-Nutzer online zugreifen konnten. Dort erwartete sie nach einer Zwei-Faktor-Authentifizierung eine Umgebung mit eigenem SAP-User-Interface, um komfortabel und gezielt auf die benötigten Archivdaten zugreifen zu können. Übrigens: Solch eine Archivierung in Systemkühlschränken muss den gesetzlich vorge-gebenen Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) entsprechen. Darin ist definiert, wie alte IT-Systeme für zehn Jahre erhalten und abgelöst werden dürfen. Das Konzept von GISA basierte entsprechend auf diesen Vorgaben.
„Uns hat überzeugt, dass die GISA eine besondere Offenheit in der Zusammenarbeit lebt und sich auf unsere Anforderungen, die sich kontinuierlich veränderten, immer sehr praxisorientiert und flexibel einstellen konnte“, zeigt sich Holger Kathmann zufrieden. „Dass wir dabei dennoch im Budget geblieben sind, ist nicht selbstverständlich.“ Ideal sei zudem gewesen, dass von Anfang an das Servicemanagement mit einbezogen wurde. „So gelang ein reibungsloser Übergang in den täglichen Betrieb.“
Die Vorteile
Die E.ON Digital Technology GmbH hat mit GISA einen Partner im erweiterten Konzernumfeld gefunden und kann nun im Bedarfsfall eine System-Kopie anfertigen lassen und auf zentrale Dokumente im neuen Archiv zugreifen. Darüber hinaus verfügt das Unternehmen jetzt über einen komfortablen Nutzer-Zugriff via SAP-User-Interface.
