Entlastung der IT Service als Ziel
Als Teil der Unternehmens-IT ist die Büro-IT der ONTRAS Gastransport GmbH (ONTRAS) für die gesamte IT-Infrastruktur des Unternehmens verantwortlich. Hauptaufgabe dabei ist es, dafür zu sorgen, dass die End-User unterbrechungsfrei arbeiten können.
Neben strategischen IT-Projekten und der Weiterentwicklung der IT-Strategie gehörte bisher auch die komplette Beschaffung und Ausgabe von IT-Zubehör und Peripheriegeräten zu dem Aufgabenbereich. Dieser Prozess war jedoch sehr zeitaufwendig: Anfragen mussten bearbeitet, Bestellungen durchgeführt und Materialien ausgegeben werden. Das band wertvolle personelle Ressourcen, die für zentrale IT-Themen fehlten.
Ziel war es daher, die IT Services zu entlasten und gleichzeitig eine schnelle sowie unkomplizierte Bedarfsdeckung für die Mitarbeitenden zu ermöglichen.
Die Lösung
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, installierte GISA einen Selfservice-Automaten für IT-Zubehör und -Hardware am zentralen Standort von ONTRAS. Mitarbeitende können dort rund um die Uhr per Unternehmensausweis benötigte Peripheriegeräte wie Tastaturen, Headsets oder Kabel beziehen, ohne auf manuelle Prozesse angewiesen zu sein.
Ein besonderer Vorteil für ONTRAS ist die Entlastung der Büro-IT: Anstatt sich um Standardanfragen zur Materialbeschaffung kümmern zu müssen, kann sich das Team nun verstärkt strategischen Aufgaben widmen, IT-Projekte vorantreiben und die IT-Landschaft weiterentwickeln.
Darüber hinaus bietet der Automat eine Lösung für kurzfristige Geräteausfälle oder vergessene Hardware: Mitarbeitende können über den Automaten temporäre Leihgeräte beziehen und diese nach der Nutzung wieder zurückgeben.
Ein integriertes Monitoring-System sorgt dafür, dass sich die Fächer nie komplett leeren: Der Bestand wird automatisch überwacht und signalisiert, wenn eine Nachbefüllung notwendig ist. So bleibt die IT-Versorgung stets gesichert.
Flexibel, schnell und unkompliziert – davon profitiert ONTRAS
Der Service-Automat bringt zahlreiche Vorteile mit sich:
- Entlastung der Büro-IT: Standardanfragen zur Materialbeschaffung werden automatisiert, sodass das IT-Team sich verstärkt strategischen Projekten und der Weiterentwicklung der IT-Infrastruktur widmen kann.
- Schnelle und flexible Lösung: Mitarbeitende erhalten sofort Zugriff auf benötigte Hardware und können ohne Unterbrechung weiterarbeiten.
- Verbesserte Prozessautomatisierung: Durch die nahtlose Integration in die IT-Systeme entfallen manuelle Bestell- und Genehmigungsprozesse.
- Optimierte Nutzung von Ressourcen: IT-Fachkräfte werden nicht länger durch administrative Tätigkeiten gebunden, sondern können sich auf die Optimierung der IT-Services konzentrieren.
- Flexible Lagerung: Unterschiedlichste Hardwarekomponenten können im Automaten bereitgestellt werden – von Kleinteilen bis hin zu Leihgeräten.
Fazit & Highlights
Mit dem Selfservice-Automaten hat ONTRAS eine innovative Lösung implementiert, die nicht nur die Verfügbarkeit von IT-Zubehör optimiert, sondern auch die Effizienz der gesamten IT-Abteilung erheblich steigert. In Summe wurden seit der Inbetriebnahme im April 2024 bis zum Jahresende 2025 über 2080 Kleinmaterialentnahmen sowie über 720 Paketboxentnahmen (Laptops) verzeichnet. Und noch eine Besonderheit: Es gab dabei keinen Artikeltyp, bei dem es keine Entnahmeaktion gab.
