Was den Wandel ins Rollen brachte
Das Helmholtz Zentrum München, Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (HMGU) forscht unter anderem zu Diabetes, Lungenerkrankungen und weiteren Volkskrankheiten. Seit 2008 nutzt das Zentrum ein SAP ERP-System. Rund 200 Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen arbeiten seitdem täglich mit dem System und den verschiedenen Modulen.
Diese komplexe Landschaft war funktional, aber nicht mehr zukunftssicher, da SAP den Support für ältere Systeme in wenigen Jahren einstellt. Die Forschungseinrichtung braucht eine stabile Plattform mit langfristiger Wartung, die digitale Prozesse ermöglicht und den Aufwand für Zusatzsysteme reduziert. Ziel war eine Lösung, die Standardisierung, Effizienz und Transparenz vereint – und gleichzeitig die Basis für moderne Forschung und Verwaltung schafft.
Der Weg vom Kick-off bis zur Transformation
Im Juli 2024 erhielt GISA den Zuschlag für die Umstellung. Das Projekt ist im September 2024 gestartet und wurde als Brownfield-Conversion umgesetzt. Erster Schritt war die Durchführung einer Vorstudie. Darauf aufbauend entstand ein mehrstufiges Transformationskonzept für die effiziente Umsetzung in der Praxis. Dieses beinhaltete insbesondere auch das Vorgehen für die Conversion. Gleichzeitig wurden systemische Vorbereitungen getroffen, um die technische Migration umzusetzen. Die technische Umstellung begann im Januar 2025 und umfasste die gesamte SAP-Systemlandschaft inklusive Projektsystem. Anfang November 2025 erfolgte die Produktivsetzung, gefolgt von einer dreimonatigen Hypercare-Phase.
Unser Beitrag zum Erfolg – mehr als Technik
Die Umstellung auf SAP S/4HANA war nicht nur eine technische Migration, sondern ein umfassendes Transformationsprojekt. GISA hat das Helmholtz Zentrum München in allen Phasen begleitet und sichergestellt, dass die Lösung perfekt auf die Anforderungen des Kunden zugeschnitten ist. Dazu gehörte auch ein ganzheitliches Projekt- und Change Management – von der Analyse bis zur Optimierung.
Was sich jetzt für den Kunden verändert hat
Das Forschungszentrum profitiert von einer zukunftssicheren Lösung und standardisierten Prozessen. Die neue Plattform ermöglicht transparentes Reporting, effiziente Best-Practice-Prozesse und eine strategische Ausrichtung bis 2040. Besonders hervorzuheben: die fast vollständig remote durchgeführte Projektarbeit und die parallele Entwicklung einer strategischen Roadmap.
Wie es weitergeht – die nächsten Schritte
Im nächsten Schritt stehen Optimierungspotenziale im Mittelpunkt, die im S/4HANA-Projekt identifiziert wurden. Gleichzeitig gilt es, Zielprozesse zu modellieren, um die Effizienz weiter zu steigern und die digitale Transformation des Helmholtz Zentrums München nachhaltig zu verankern.
Die entwickelte strategische SAP Roadmap bis 2040 bildet den Fahrplan für den langfristigen, optimalen Betrieb. Ein potenziell zentrales Folgeprojekt ist zudem die Einführung einer Business Warehouse (BW)-Alternative auf Basis von SAP BDC (Business Data Cloud), die moderne Cloud-Plattform von SAP für Datenmanagement und Analytics. Das SAP BW on BDC ermöglicht es, große Datenmengen aus unterschiedlichen Quellen zentral zu konsolidieren, zu analysieren und für strategische Entscheidungen in der Cloud Umgebung nutzbar zu machen.
