Was gibt es beim Format einer Ausgangsrechnung zu beachten?
Ausgangsrechnungen gilt es, künftig als E-Rechnungen auszustellen. Daher müssen diese in einem strukturierten elektronischen Datenformat sein, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht.
Für Deutschland können die Ausgangsrechnungen im XRechnungsformat oder im ZUGFeRD-Format bereitgestellt werden. Man sollte allerdings mit den Rechnungsempfängern das Format abstimmen, so dass eine durchgängige elektronische und automatische Verarbeitung gewährleistet ist.
Exemplarischer Aufbau einer E-Rechnung
Aufbewahrung von E-Rechnungen
Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht stellt die eingehende E-Rechnung (XML-Datei) die Originalrechnung dar, die auch aufbewahrt werden muss.
Die Frist zur Aufbewahrung einer E-Rechnung beträgt nach § 14b (1) UStG acht Jahre. Diese Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Im Rahmen der Aufbewahrungspflichten sind auch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) zu beachten, um folgende Anforderungen zu erfüllen:
- Form: Die Rechnungen müssen elektronisch archiviert werden. Ein Ausdrucken reicht nicht aus.
- Unveränderbarkeit: Die archivierte Rechnung darf nicht nachträglich verändert werden können.
- Nachvollziehbarkeit: Der Prozess der Archivierung muss nachvollziehbar sein, sodass die Dokumente z. B. nach Monaten geordnet und zu jeder Zeit gefunden werden können.
- Lesbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit: Die Rechnungen müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist weiterhin lesbar und maschinell auswertbar sein.
- Authentizität und Integrität: Es gilt, die Grundsätze der Authentizität (Echtheit) und Integrität (Unverfälschtheit) einzuhalten.
- Revisionssicherheit: Der Archivierungsprozess muss revisionssicher sein, d. h. er schützt vor Zugriff, Löschung oder Veränderung der Daten.
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