Gemeinsames Arbeiten in der Award- und Post-Award-Phase
Das digitale Forschungsmanagement mit Flexso nach der Förderzusage umfasst die folgenden Prozesse:
1. Förderzusage und Informationsfluss steuern
Nach der Bewilligung eines Projekts erfolgt eine automatische Information an alle relevanten Bereiche. Der Antrag erhält einen neuen Status und die Beteiligten, von der Drittmittelverwaltung bis zur Projektleitung, haben sofort Einblick in den aktuellen Stand. Im Bewilligungs-Cockpit werden die Angaben aus der Antragstellung übernommen und gegebenenfalls ergänzt.
2. Budgetanpassungen und Vertragsmanagement koordinieren
Wird das Budget durch den Fördermittelgeber nicht wie beantragt genehmigt, lassen sich Kalkulationen in der Budget-App unkompliziert anpassen. Versionsstände bleiben nachvollziehbar, was die Abstimmung zwischen allen Beteiligten erheblich vereinfacht. Für die Vertragsunterzeichnung kann das Dokumentenmanagementsystem (DMS) direkt mit dem FRMP verknüpft werden, sodass Medienbrüche vermieden werden.
3. Projektdurchführung und Controlling im Blick behalten
Das Projekt-Cockpit bietet allen Beteiligten eine zentrale Übersicht über alle aktiven Projekte, Budgets, Aufgaben und Zuständigkeiten. Forschende, Verwaltung und Leitung können gezielt nach Projekten filtern und jederzeit den aktuellen Fortschritt einsehen. Gleichzeitig wird ein Kostenträger erstellt, sodass projektbezogene Buchungen strukturiert abgebildet werden können. So entsteht ein medienbruchfreier Übergang von der Pre-Award-Phase in die operative Projektarbeit.
Die Prognose-App ermöglicht es, Kostenentwicklungen auf Basis aktueller Finanzdaten vorherzusagen und unterstützt Simulationen zur Mittelumschichtung, zum Ausgleich von Unterausgaben oder zur Steuerung von Überausgaben. Dadurch lässt sich das Controlling von einem reaktiven zu einem strategisch unterstützenden Prozess gestalten.
4. Reporting – dezentral nutzbar, zentral konsistent
Mithilfe integrierter Dashboards und Reporting-Funktionen können Forschende, Verwaltung und Leitungsebene jederzeit und ortsunabhängig aussagekräftige und aktuelle Berichte erstellen – von Mittelabrufen über Budgetverteilungen bis hin zu Erfolgsquoten. Die Daten stammen dabei aus einer konsistenten Quelle (Single Source of Truth), wodurch die Anzahl erforderlicher manueller Exporte oder Nacharbeiten deutlich sinkt.
5. Fristen, Aufgaben und Meilensteine sicher steuern
Die Meilenstein-App und die damit verbundenen automatischen Erinnerungen sorgen für Transparenz und unterstützen die Einhaltung von Terminen und Fristen. So sinkt das Risiko, kritische Aufgaben zu übersehen. Gleichzeitig lässt sich sicherstellen, dass institutionelle und förderrechtliche Anforderungen zuverlässig erfüllt werden.
6. Projektabschluss und Verwendungsnachweis vorbereiten
Am Ende der Laufzeit unterstützt das Abschluss-Cockpit die strukturierte Abwicklung aller Aufgaben. Die Belegliste bietet eine vollständige Übersicht aller Ist-Buchungen und erleichtert die Prüfung der Förderfähigkeit. Abschlussberichte und Verwendungsnachweise können direkt im System erstellt und fristgerecht übermittelt werden – vollständig, nachvollziehbar und revisionssicher.
Eine Plattform – alle Informationen – ein gemeinsames Projekt
Durch das digitale Forschungsmanagement behalten alle zentralen und dezentralen Stakeholder auch nach der Förderzusage jederzeit den Überblick – von der Budgetfreigabe bis zum Verwendungsnachweis. Alle Informationen, Dokumente und Finanzdaten laufen auf einer gemeinsamen Plattform zusammen und bilden die Grundlage für transparente und nachvollziehbare Entscheidungen. Das entlastet alle beteiligten Bereiche spürbar im administrativen Alltag.
Mit der Flexso-Lösung für das digitale Forschungsmanagement, die GISA anbietet, wird die Award- und Post-Award-Phase zu einem durchgängig strukturierten, transparenten und institutionenweit abgestimmten Prozess. Funktionen wie Prognosen, Szenarioanalysen und automatisierte Benachrichtigungen sorgen dafür, dass Fristen eingehalten und Ressourcen optimal bis zum erfolgreichen Projektabschluss eingesetzt werden.
Sie möchten Ihr Forschungsmanagement digitalisieren und von einem durchgängigen Workflow über alle Phasen hinweg profitieren? GISA berät Sie und begleitet auf Wunsch die komplette Integration. Sehen Sie sich die Webinar-Aufzeichnung „Digitales Forschungsmanagement: Entspannt durch die Post-Award-Phase“ an. Dort zeigen wir Ihnen, wie Sie das Flexso Research Management Package einsetzen können.
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