Bausteine für vernetztes Arbeiten
Eine Lösung für digitales Forschungsmanagement enthält eine ganze Reihe von Elementen, die die Arbeitsprozesse am Anfang eines Projekts deutlich erleichtern:
1. Zentral über Ausschreibungen informieren
Die Verwaltung erfasst relevante Ausschreibungen und Förderlinien zentral im System. Dadurch entstehen geprüfte, institutionell abgestimmte Informationen, auf die alle Beteiligten Zugriff haben – von der Projektidee bis zur Antragseinreichung. Auch sämtliche Vorgaben des Mittelgebers können in individuell anpassbare Formulare überführt werden, die dem Antragssteller anschließend zur Verfügung stehen.
2. Projektidee erfassen
Forschende erfassen ihre Vorhaben direkt im System. Dabei werden sie durch vorkonfigurierte Masken und Hilfetexte geführt – entwickelt mit Input aus der Praxis, u. a. von forschungsunterstützenden Stellen. Das System ermöglicht zudem eine frühe Einbindung der Drittmittelabteilung oder anderer Beratungseinheiten, um Machbarkeit und Förderfähigkeit direkt einzuschätzen. So beginnt die Zusammenarbeit nicht erst beim fertigen Antrag, sondern bereits mit der Idee.
3. Antrag strukturieren
Aufbauend auf der Projektidee wird der Antrag systematisch erstellt. Das digitale Forschungsmanagement erlaubt es, Dokumente, Zeitpläne, Beteiligte und Meilensteine strukturiert zu erfassen – immer sichtbar für alle Beteiligten, etwa die Drittmittelstelle oder Transferstellen. Änderungen und Fortschritte sind nachvollziehbar dokumentiert, was die Rückmeldung durch unterstützende Stellen enorm erleichtert.
4. Finanzierungsmodelle integrieren
Die Drittmittelabteilung pflegt Finanzierungsmodelle, Kostensätze und institutionelle Standards der Fördermittelgeber im System. Forschende greifen bei der Antragstellung darauf zurück – ebenso wie forschungsunterstützende Stellen, etwa für die Berechnung von Eigenmitteln, Overhead oder Projektpauschalen. So entsteht eine einheitliche Kalkulationsbasis, die automatisch in alle Anträge einfließt und Abstimmungsbedarf reduziert.
5. Freigabeprozesse steuern
Über individuell konfigurierbare Workflows werden alle relevanten Einheiten informiert und eingebunden: Fakultätsleitungen, Drittmittelverwaltung, ggf. Transfer oder Recht. Jeder Schritt ist dokumentiert, Fristen sind transparent, Verantwortlichkeiten klar verteilt. Durch Erinnerungsfunktionen und Statusanzeigen wird der gesamte Abstimmungsprozess spürbar beschleunigt – ohne Abstriche bei Qualität oder Compliance.
6. Einreichung vorbereiten und übergeben
Nach der internen Freigabe erfolgt die strukturierte Übergabe zur Einreichung – inklusive aller relevanten Anhänge, Nachweise und Budgetdetails. Hier zeigt sich der Vorteil der Single Source of Truth besonders deutlich: Alle Informationen stammen aus einem konsistenten Datenbestand und müssen nicht mehrfach abgestimmt oder aktualisiert werden. Die Übergabe an nachgelagerte Einheiten, z. B. für das Projektcontrolling oder das spätere Reporting, erfolgt nahtlos.
Eine Plattform – alle Informationen – ein gemeinsames Ziel
Durch das digitale Forschungsmanagement arbeiten Forschung, Verwaltung und alle unterstützenden Stellen auf einer gemeinsamen Plattform – aktuell, transparent und nachvollziehbar. Das System schafft nicht nur Effizienz, sondern stärkt auch die institutionelle Zusammenarbeit, entlastet Mitarbeitende und minimiert Risiken bei der Antragstellung.
Mit den integrierten Reporting-Funktionen lassen sich Kennzahlen zur Förderaktivität, Antragsverteilung oder Erfolgsquote schnell und zielgruppenspezifisch abrufen – eine wertvolle Basis für Steuerung und strategische Entwicklung.
Mit unserer GISA-Lösung zum digitalen Forschungsmanagement wird die Pre-Award-Phase zu einem strukturierten und bereichsübergreifend koordinierten Prozess. Dank automatisierter Workflows mit intelligenten Benachrichtigungen, rollenbasierter Steuerung und individuell konfigurierbaren Dashboards wird der gesamte Forschungsmanagementprozess effizienter und transparenter gestaltet. Gleichzeitig bleibt die Lösung durch Funktionen wie Forecasting, CDS-Modelle und UI-Anpassungen flexibel erweiterbar und zukunftssicher.
Sie möchten Ihr Forschungsmanagement digitalisieren und vertiefende Informationen erhalten? Sehen Sie sich die Webinar-Aufzeichnung „Digitales Forschungsmanagement: Entspannt durch die Pre-Award-Phase“ an. Darin erfahren Sie noch einmal detailliert, wie alle Beteiligten von einem digitalen Workflow profitieren – bis hin zum integrierten Reporting.
Sehr gern stehen wir Ihnen auch für ein persönliches Gespräch zur Verfügung. Sprechen Sie uns bei Interesse gern an.
