Die Vorteile von Robotic Process Automation (RPA) sind bekannt und dennoch zögern viele Unternehmen, wenn es an die Umsetzung geht. Dabei lohnt sich der Einsatz von RPA auch mit Blick auf die Kosten bereits nach kurzer Zeit – wie die folgenden fünf branchenunabhängigen Anwendungsfälle zeigen.

Datenverarbeitung (klassische ETL-Prozesse)

Extrahieren von Daten aus einem Quellsystem, transformieren der Daten auf ein bestimmtes Datenschema oder laden der Daten in ein Zielsystem – allesamt Tätigkeiten, die täglich anfallen und mit einem hohen manuellen Zeitaufwand verbunden sind.

Potenzial: In den meisten Fällen ist es möglich, solche Tätigkeiten zu 100% durch RPA zu automatisieren. Dadurch erzielen Unternehmen neben einer immensen Zeitersparnis auch eine Reduktion der Kosten sowie eine Minimierung der Fehleranfälligkeit.

Durchführung von DSGVO-Löschroutinen

Durch die seit 2018 geltende EU-DSGVO sind Unternehmen verpflichtet, personenbezogene Daten zu löschen. Speziell im SAP-Umfeld sind regelmäßige Löschroutinen für diverse Log-Dateien nötig. Je nach Anzahl der bestehenden Systeme und unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen verursacht dies einen sehr hohen manuellen Aufwand.

Potenzial: Ein RPA-Bot kann das regelmäßige und zeitgesteuerte Löschen von personenbezogenen Daten übernehmen. Das Unternehmen hält damit die DSGVO-Richtlinie ein und entgeht hohen Geldstrafen. Zudem können neue Systeme leicht integriert und Aufbewahrungsfristen einfach angepasst werden, was zu einer großen Flexibilität und Rentabilität bei Erweiterungen des RPA-Bots führt.

Vollautomatisches Erstellen von Reports

Reports werden in vielen Unternehmensbereichen genutzt, meist aber noch manuell erstellt. Im operativen Tagesgeschäft des HR-Bereiches werden beispielsweise Fehlzeiten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dokumentiert, aufbereitet und analysiert. Die Daten fließen dann in taktische und strategische Entscheidungen des Unternehmens ein.

Potenzial: Der beschriebene Prozess lässt sich mithilfe einer RPA-Lösung vollautomatisiert abbilden. Gerade die Zeitersparnis bei Übernahme der Aufbereitung und Analyse beträgt rund 90%, da das manuelle Herausarbeiten und das Visualisieren von Daten entfallen und Reports direkt umgesetzt werden können.

Nutzermanagement (Zugänge anlegen, löschen, berechtigen)

Datenaustauschplattformen mit großen Datenmengen wie SharePoint, SAP und Salesforce sind für Unternehmen unverzichtbar. Dabei sind administrative Tätigkeiten stark repetitiv und je nach Unternehmensgröße mit hohem Zeitaufwand verbunden.

Potenzial: Das Anlegen, Löschen und Verwalten von Nutzern ist durch eine RPA-Lösung vollständig abbildbar. Dabei lässt sich eine Zeitersparnis von ca. 72% im Vergleich zur manuellen Bearbeitung erreichen.

Lohnbuchhaltung

In vielen Unternehmen erfolgt das Verbuchen von Überweisungen, Zahlungen und Lastschriften noch überwiegend händisch. Das kostet nicht nur Zeit, sondern birgt zusätzlich das Risiko von fehlerhaften Eingaben bzw. Verbuchungen.

Potenzial: RPA kann diese Fehlerquote bis zu 100% reduzieren. Auch die Prozessdurchlaufzeit bei der Verbuchung von eingehenden Überweisungen in Abhängigkeit von der Größe des Unternehmens lässt sich durch die Automatisierung um bis zu 65% senken.

Dies sind nur einige ausgewählte Fälle, bei denen sich die Anwendung von RPA schnell auszahlt. Egal ob zu den aufgeführten oder anderen Anwendungsfällen – sprechen Sie uns an! Gemeinsam finden wir die besten Ansatzpunkte für Ihr Unternehmen, gehen alle Schritte mit Ihnen und bringen die Prozessautomatisierung in Ihrem Unternehmen voran! Mehr unter: www.gisa.de/rpa-ki

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Sabine Prätsch

Sabine Prätsch ist bei GISA Beraterin für Innovation and Technology Transformation mit dem Fokus auf RPA. Sie hat Wirtschaftsinformatik studiert und ist seit 2016 im Bereich Smart Automation als Business-/Prozessanalyst und in der Projektleitung mit Hauptfokus auf RPA tätig. Neben der Projektkoordination übernimmt sie auch die Prozessanalyse, -identifikation und -optimierung sowie die Dokumentation und Testbegleitung. Sie unterstützt bei der Prozessumsetzung von Automatisierungsprojekten, um ein bestmögliches Ergebnis zu erzielen.