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Mehr Zeit fürs Strategische - GISA übernimmt HCM Application Management
Union Investment Gruppe
Mit GISA haben wir einen Partner gefunden, bei dem wir alle Aufgaben rund um
unser Personalsystem in guten Händen wissen.
Ausgangslage
Die Union Investment Gruppe hatte 2018 entschieden, das Application Management ihres Personalsystems neu auszuschreiben. Ziel war es, einen IT-Dienstleister zu finden, der die verschiedenen HR-Services und Anbieter rund um das Personalsystem steuert und Innovationen auf diesem Gebiet aktiv vorantreibt. In diesem Zuge hat die Union Investment eine Vielzahl von Anforderungen an den künftigen IT-Dienstleister aufgestellt. Dazu zählten Punkte wie Verfügbarkeit, Professionalisierung des Application Managements und des Service Managements. Aber auch Querschnittprozesse – also relevante, mit dem Personalsystem verbundene Umsysteme sollten zukünftig durch den Dienstleister betreut werden. Der hallesche IT-Dienstleister GISA hatte sich auf diese Ausschreibung beworben und aufgrund von langjähriger HCM-Expertise und Erfahrung bei der Plattform-Integration im Umfeld Solution Manager schließlich den Zuschlag erhalten, gemeinsam mit der TTS GmbH, die einen Teil des Application Managements übernehmen sollte.
Das Projekt
Die Projektteams der Union Investment und der GISA starteten gemeinsam in die Transitionsphase. Dabei standen dem Team der GISA sechs Monate zur Verfügung, um die Personalsysteme der Union Investment samt aller Applikationen und Partner kennenzulernen und das nötige Know-how aufzubauen, um diese zuverlässig betreuen zu können. In diesem Zuge sollte auch das Providermanagement durch externe Anbieter neugestaltet werden. Die zweite Aufgabe in dieser Zeit bestand darin, mithilfe des Solution Managers eine eigene Plattformlösung für alle Serviceprozesse im Meldemanagement und im SAP Transportwesen aufzubauen. Außerdem sollte in einem dritten Schwerpunkt das Service Management und damit verknüpft auch die Serviceprozesse rund um das Personalsystem auf ein neues Niveau gehoben werden. Zur Umsetzung dieser drei zentralen Aufgabengebiete trafen sich die Projektteams zu zahlreichen fachlichen Workshops. Zudem mussten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der GISA sogenannte Lieferobjekte nachweisen — d.h. gegenüber der Union Investment belegen, dass die Fähigkeiten zur Übernahme des Application Managements im Detail ausgeprägt sind. Das führte dazu, dass die Transitionsphase nach sechs Monaten abgeschlossen und der reibungslose Übergang in den vollumfänglichen Service geschaffen war.
Die Lösung
GISA kümmert sich um das gesamte SAP HCM der Union Investment, das UI-Portal, den Solution Manager, HR BW und sämtliche damit verbundene Applikationen wie Entgeltabrechnung, Administration, Zeitwirtschaft, Organisationsmanagement, Employee und Manager Self Services sowie SAP UI5.
Die Vorteile
Die Union Investment hat mit GISA als IT-Dienstleister einen verlässlichen und breit aufgestellten Partner an ihrer Seite und muss Services im HR-Bereich nun nicht mehr kleinteilig bei mehreren Partnern beauftragen. Dabei ist die zentrale Aufgabe der GISA, die Personalprozesse der Union Investment zu steuern und die IT-seitige Unterstützung sicherzustellen. Durch die neue Serviceplattform haben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Unternehmens nun einen zentralen Anlaufpunkt, um Fehler oder Änderungswünsche im System an GISA übergeben und selbst freigegeben zu können. Indem die Union Investment alle operativen Aufgaben rund um das HCM Application Management an GISA übergeben hat, kann das Unternehmen selbst deutlich mehr Ressourcen für die Steuerung ihrer Fachabteilungen und ihr eigentliches Kerngeschäft aufwenden.
Ausblick
Aufgrund der partnerschaftlichen Zusammenarbeit im Betrieb sollen im nächsten Schritt neue Gesellschaften in das HCM-System der Union Investment integriert werden. Weiter liegt der Fokus auf der Weiterentwicklung von HR-Anwendungen sowie der Implementierung neuer Lösungen im Umfeld des UI-Portals und SAP UI5.
Über Union Investment
Mit über 65 Jahren Erfahrung im Fondsgeschäft und einem verwalteten Vermögen von 404 Mrd. Euro zum 31.03.2021 zählt Union Investment zu den führenden Fondsgesellschaften in Deutschland. Die Union Investment ist Teil der Genossenschaftlichen Finanzgruppe und bieten Anlagelösungen für Privatkunden und institutionelle Kunden. www.union-investment.de
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