Success Story
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Automatisiertes Rechnungswesen
envia Mitteldeutsche Energie AG
Das Bearbeitungscenter war die richtige Entscheidung zur richtigen Zeit.
Ausgangslage
Die Bearbeitung von ein- und ausgehenden Rechnungen sollte im Zuge eines Projektes optimiert und automatisiert werden. Dazu wurde ein „Bearbeitungs-center“ auf Basis der Standardsoftware XFT Invoice Manager von GISA entwickelt. Die Software steuert und führt die maschinelle Bearbeitung sämtlicher Ein- und Ausgangsrechnungen inkl. Zahlungsverkehr, Verbindlichkeitsmanagement und Monitoring aus. Derzeit werden ca. 120.000 Eingangsrechnungen pro Jahr verarbeitet. Die Ausgangsrechnungen werden in einer zweiten, bereits gestarteten Projektphase ebenfalls darüber verarbeitet. Aufgrund des hohen Automatisierungsgrades der Rechnungsbearbeitung, erhielt das Projekt den inoffiziellen Beinamen „fliegende Rechnungen“.
Das Projekt
Das Projekt startete klassisch mit einer Konzeptphase und der Erstellung eines Prototyps. Da der Prototyp in einer zentralen Master-Landschaft im Konzernumfeld entstand, wurden auch gleich Anforderungen weiterer Gesellschaften einbezogen. Für die Absicherung gesetzlicher Vorgaben (Unbundling) hat man sich, nach genauer Betrachtung aller Prozesse, dazu entschieden, das Bearbeitungscenter in einer separaten IT-Instanz aufzubauen. Nach der Ausgestaltung des debitorischen Prozesses im Bearbeitungscenter und dem Go-live sind bereits weitere Maßnahmen zur Optimierung geplant und in Arbeit.
Das Projekt hat einen großen Einfluss auf die Prozesse der Rechnungsprüfung in der gesamten Unternehmensgruppe der enviaM und betrifft ca. 50 User im SAP-Rechnungswesen und ca. 1.300 Freigeber von Rechnungen.
Die Vorteile
Mit der Einführung des Bearbeitungscenters wird die zentrale Verarbeitung von debitorischen und kreditorischen Rechnungen im SAP möglich und unterstützt die enviaM umfangreich auf dem Weg in die Digitalisierung.
Weitere Vorteile:
- Zentrale Bearbeitung/Monitoring aller kreditorischen und debitorischen Buchungsvorgänge
- Nutzung von automatisierten Plausibilitätsprüfungen, Workflowfunktionen, Kundenkorrespondenz
- Teilweise dunkle automatisierte Buchung kreditorischer und debitorischer Rechnungs- und Zahlungssachverhalte im SAP ERP-System
- Anbindung verschiedener Vorsysteme zum Erhalt von Buchungsdaten und Übergabe dieser in den zentralen Rechnungsmonitor
Highlights
Die Veränderung der Rechnungsbearbeitung war mit einem sehr hohen Aufwand verbunden und stellte sich als höchst anspruchsvoll dar. Vor allem mit Blick auf den Anspruch der weitgehenden Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist das Projekt ein wichtiger Erfolg.
Über enviaM
Die envia Mitteldeutsche Energie AG (enviaM) gehört dem Unternehmensverbund der enviaM-Gruppe an. Die Stammgesellschaft enviaM ist eine Holding mit zahlreichen Beteiligungen. Innerhalb des Unternehmensverbundes übernimmt enviaM die Koordinations- und Steuerungsfunktion, ist Eigentümer eines Elektrizitätsverteilernetzes und verpachtet dieses im Wesentlichen an die Mitteldeutsche Netzgesellschaft Strom mbH. www.enviam.de
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