Dokumenten-
und Prozess-
management

Die Verwaltung von Dokumenten ist vor allem im öffentlichen Sektor eine Herausforderung. ECM-Lösungen sind daher von großer Relevanz. Nur mit geeigneten Strukturen bleiben Dokumente schnell, rechtssicher und über lange Zeit auffindbar. Unser Angebot reicht von Lösungen für das Document- und Contentmanagement bis zu vorbereiteten Aktenlösungen für vordefinierte Inhalte.

Unsere Leistungen für Sie

Profitieren Sie von sichtbaren Prozessverbesserungen mit der Umstellung auf elektronische Rechnungsbearbeitung! Durch die Umstellung verkürzen Sie Durchlaufzeiten, sparen Druck- und Kuvertierkosten, vermeiden Medienbrüche und steigern dadurch die Qualität des Rechnungsprozesses. GISA bietet Lösungen für alle elektronischen Rechnungsprozesse – von Lösungen für den Empfang über die rein elektronische Rechnungsverarbeitung bis hin zum Versand. Die Lösungsbestandteile können einzeln oder als Gesamtpaket in Ihrer Institution eingeführt werden. Zum Leistungsangebot gehören für die rechtskonforme Umstellung die Anbindung revisionssicherer Archive und die Unterstützung bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation. Starten Sie mit unseren Basislösungen und Workshops! Mehr erfahren

Wir unterstützen Sie bei der Einführung und Weiterentwicklung Ihres Dokumentenmanagements auf Basis von nscale – der modernen, skalierbaren Plattform-Lösung unseres langjährigen Partners Ceyoniq Technology GmbH.
Neben Vorlagen- und Aktenverwaltung, Signatur– sowie Postkorb-Funktionen und Indexierung können Dokumente entsprechend gesetzlicher Anforderungen digital archiviert werden. Workflows optimieren nachhaltig das Informations- und Dokumentenmanagement sowie die  Kommunikationsprozesse Ihrer Institution. Nutzen Sie unsere Erfahrung aus zahlreichen Projekten! Von der Anforderungsanalyse über die Konzeption und Implementierung bis zur Betreuung und dem Betrieb sind wir Ihr Partner.

Profitieren Sie von unseren Erfahrungen aus Projekten in den Themen: digitale Betriebsprüfung, GoBD-konforme Prozesse, Datenarchivierung, Datenextrakterstellung und elektronische Beschreibungsdaten. Von der Informationsvermittlung über die Analyse bis zur Realisierung und dem Betrieb steht GISA in allen Phasen als kompetenter Partner zur Verfügung. Darüber hinaus unterstützen wir Sie von der Erstellung der Verfahrensdokumentationen über die Entwicklung und Einführung eines dauerhaften Prozesses zur Pflege Ihrer Dokumentation bis hin zur Auswahl und Einrichtung der Software. Das Ziel: eine einfache Erstellung, Prüfung, Pflege und Sicherung Ihrer Verfahrensdokumentation.

Durch eine Cloud-Lösung für die digitale Langzeitarchivierung reduzieren Sie die Investitionen in Hardware, Netzwerk, Software, Implementierungs-Dienstleistungen und Anwendungsbetreuung deutlich. GISA bietet Ihnen standardisierte Archivierungslösungen als Cloud Services. Stellen Sie Ihre Lösung aus zahlreichen funktionalen und technischen Komponenten zusammen: Vom klassischen Bereich der DMS und Workflow-Funktionalitäten bis hin zur Umsetzung der Anforderungen aus den GoBD, HGB, AO erhalten Sie Ihre Archivlösung nach Maß.

Mit der Entwicklung einer Datenmanagement-Strategie begegnen Sie dem rasch wachsenden Datenvolumen, Performanceeinbußen und steigendem Administrationsaufwand. Damit verfolgen Sie effektive und wirtschaftliche Ansätze wie Datenvermeidung, -verdichtung und -archivierung. Eine Datenanalyse Ihres SAP-Systems deckt die entscheidenden Fakten rund um den Datenbestand und die Datenentwicklung auf und bildet damit die Grundlage für eine langfristige Datenmanagement-Strategie Ihres SAP-Systems. GISA führt die Datenanalyse Ihres SAP-Systems durch.

Verschiedenste Anforderungen verlangen, dass Daten für längere Zeiträume aufzubewahren sind. Wir unterstützen Sie bei der Archivierung Ihrer SAP-Daten und stellen sicher, dass auf die Daten auch nach der Archivierung zugegriffen werden kann.

Die Ablösung von IT-Systemen stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen: Wie sind die Daten der Altsysteme aufzubewahren, um alle Anforderungen rechtssicher zu erfüllen? Eine Analyse des konkreten Ist- und Sollzustandes einschließlich einer Risikobetrachtung ist der erste Schritt zur Altsystem-Abschaltung. Wir finden die passende Lösung für Sie und setzen diese gemeinsam mit Ihnen um.

Wachsendes Datenvolumen führt zur Minderung der Performance von SAP-Systemen und zu steigenden Administrationsaufwänden. Verschiedene Anforderungen (z.B. GoBD) verlangen, dass Daten für längere Zeiträume aufzubewahren sind. Eine SAP-Datenarchivierung muss deshalb sicherstellen, dass auf die Daten auch nach der Archivierung zugegriffen werden kann. GISA unterstützt Sie bei der Archivierung Ihrer SAP-Daten.

Seit dem 28. Mai 2018 ist die EU-Datenschutzgrundverordnung anzuwenden. Diese stärkt die Betroffenenrechte unter anderem durch die Pflicht, personenbezogene Daten sperren und löschen zu müssen. Für das Sperren und Löschen personenbezogener Daten im SAP-System empfehlen wir den Einsatz der Business Funktion SAP ILM. Gern unterstützen wir Sie bei der Konzeption und der technischen Umsetzung Ihres Sperr- und Löschkonzepts. Starten Sie mit unserem Einstiegsworkshop zur Umsetzung der Anforderungen der DSGVO.

Mit inubit BPM steht Ihnen eine plattformunabhängige Lösung für die Modellierung, Implementierung und Überwachung Ihrer Prozesse zur Verfügung. Als langjähriger Partner der Virtimo AG stehen wir Ihnen mit unseren zertifizierten MitarbeiterInnen von der Konzeption sowie Entwicklung über Implementierung bis zum Betrieb und Applikationsmanagement zur Seite. Wir betreiben Lösungen auf dieser Plattform im eigenen Rechenzentrum bzw. bieten Ihnen diese als einzelne Services in Ihrer Infrastruktur (z.B. als hybride Cloud).

Für die Umsetzung und Unterstützung der Einführung der elektronischen Akte bietet GISA ein umfangreiches Dienstleistungspaket. Von der Projektleitung und -begleitung über Prozess- und Umfeldanalysen sowie Fachkonzeptionen bis zur Installation und anschließender Anwenderbetreuung. Betriebs-, Infrastruktur- und Sicherheitskonzepte gemäß ITIL und IT-Grundschutzhandbuch ergänzen unser Angebot für Sie. Im Ergebnis werden behördliche Geschäftsvorgänge einfach, zeitnah und sicher abgebildet – der Schritt zur effizienten, serviceorientierten und bürgernahen Verwaltung.

SharePoint kann in vielen Bereichen Ihrer Institution die Zusammenarbeit unterstützen und messbaren Nutzen schaffen. Schon mit den Basisfunktionalitäten, die gemeinsames Arbeiten an Dokumenten, Volltextsuche, Teamräume und Integration mit MS-Office-Produkten umfassen, lassen sich vielfältige Optimierungspotenziale realisieren. Eine SharePoint-Strategie kann zudem weitere Themen adressieren: z.B. die grafische Präsentation von Daten, prozessuale Integration von IT-Systemen und konstruktive soziale Netzwerke in Organisationen. Beispiele für den SharePoint-Einsatz: Internet- und Intranet-Seiten, Unterstützung teamorientierten Arbeitens durch Projektakte und Projektteamräume, Vertragserstellung und Vertragsmanagement, elektronische Akte sowie Gremien- und Sitzungsunterstützung, IT-Systemdokumentation und Unterstützung von Change-Request-Prozessen, Compliance-Portale und Dokumentation des internen Kontrollsystems. Gern analysieren unsere Experten mit Ihnen die Einsatzbereiche und Potenziale von SharePoint für Ihre Organisation und setzen diese nach Ihren Anforderungen um.

Unsere Expertise
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Success Story: EWA – Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung.
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Success Story: GASAG – SAP Datenarchivierung im SAP ERP. Jetzt lesen!

Success Story: Lechwerke AG – SAP-Datenarchivierung. Jetzt lesen!

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Angebot: Basislösung für den Empfang von E-Rechnungen Jetzt lesen!

Workshop: SAP ILM – Einstiegsworkshop zur Umsetzung der Anforderungen der DSGVO Mehr erfahren!

Workshop: E-Rechnung mit ZUGFeRD/XRechnung Mehr erfahren!

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Blog: Datenschutz mit SAP ILM: Der lange Weg zur Routine. Jetzt lesen!

Blog: Die E-Rechnung wird Pflicht – so geht es weiter. Jetzt lesen!

Blog: Die Pflicht zur XRechnung kommt – das müssen Sie jetzt tun. Jetzt lesen!

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