Mit Robotic Process Automation (RPA) lassen sich repetitive, zeitintensive Aufgaben ohne Entscheidungsspielraum automatisieren. Prozesse können beschleunigt und optimiert, MitarbeiterInnen entlastet werden – mit dem Ergebnis, dass mehr Freiraum für anspruchsvolle Aufgaben entsteht.

Welche Prozesse mit RPA umgesetzt werden können, und wie Sie den richtigen Prozess auswählen, haben wir im Blogbeitrag RPA: So finden Sie heraus, ob sich Ihr Prozess für die Automatisierung eignet beschrieben. Nun geht es an die Umsetzung!

Phasenmodell für die Umsetzung einer Prozessautomatisierung mit RPA

Welcher Prozess eignet sich und wie hoch ist der Aufwand für die Umsetzung?

Zu Beginn empfehlen wir Ihnen einen Workshop mit GISA, um mögliche Prozesse zu identifizieren und aktuelle Probleme der Prozesse auf höherer Flugebene zu besprechen. Eignen sich mehrere Prozesse für die Automatisierung mit RPA, wählen Sie jene Prozesse aus, die das höchste Einsparpotenzial und die größte Optimierung bieten. Nach einer Detailbetrachtung schätzen wir bei GISA den Aufwand der Umsetzung und definieren im Detail das Automatisierungspotenzial. Final entscheiden dann Sie, welche Prozesse mit RPA automatisiert werden sollen.*

Welche Schritte des Prozesses sollen automatisiert werden?

Anschließend wird der ausgewählte Prozess in einem Flowchart auf Klickebene dokumentiert (ggf. auch mit Hilfe von Process Mining) und analysiert. An dieser Stelle empfiehlt es sich, ein Prozessvideo zum Ablauf zu erstellen. In diesem Zuge werden Fehlermeldungen, Ausnahmen und weitere Prozessspezifika näher betrachtet.

Wie kommt der RPA-Bot in den Prozess?

Mit Hilfe der geeigneten RPA-Software setzen wir den Prozess nun in der (produktionsnahen) Testumgebung um. D.h. wir erstellen den Bot und übergeben ihm die bisher manuell durchgeführten Aufgaben mit Ihren Anforderungen. GISA ist Diamond-Partner von UiPath, dem Leader unter den RPA-Anbietern (Forrester WaveTM Robotic Process Automation, Q1, 2021), und nutzt daher für die Umsetzung die Tools des Unternehmens.

Wir arbeitet der Bot in der Test- sowie Produktionsumgebung?

Die Testphase läuft im Idealfall zweistufig ab. Zunächst führen wir Testszenarien mit Testdaten und verschiedenen Varianten in Bezug auf Verarbeitungsregeln und Fehlerbearbeitungen durch. Gemeinsam mit Ihnen erfolgt dann der Abnahmetest, in dem der Bot innerhalb der Testumgebung den Prozess mit Testdaten durchläuft. Nachdem Sie die Testergebnisse erfolgreich bewertet haben, wird der automatisierte Prozess in die Produktionsumgebung überführt. Hier können eventuell auftretende Fehler durch den Abgleich zwischen Test- und Produktionssystem erkannt und behoben werden.

Wer übernimmt welche Aufgaben?

Arbeitet der Bot fehlerfrei, wird der Prozess schließlich live gesetzt. Als IT-Dienstleister begleitet und überwacht GISA die Prozesse in Form eines Monitorings, um Ihnen als Kunden diesbezüglich Freiräume zu schaffen. GISA übernimmt zudem die Analyse, Dokumentation, Konfiguration und die Tests. Alles was Sie tun müssen: Während der Umsetzung die Zugänge zu den betroffenen Systemen sowie entsprechende Testdaten zur Verfügung stellen und die Testergebnisse bewerten. Entspricht die Umsetzung Ihren Vorstellungen, können entsprechend der eingangs festgelegten Priorisierung weitere Prozesse mit RPA automatisiert werden.

Sie möchten tiefer in das Thema RPA einsteigen und erfahren, welche konkreten Potenziale, Einsatzmöglichkeiten und Erfolgsfaktoren es für Sie gibt? Dann empfehlen wir Ihnen unsere Webinaraufzeichnung. Jetzt ansehen!

Weitere Infos rund um Robotic Process Automation finden Sie hier!

Sabine Prätsch

Sabine Prätsch ist bei GISA Beraterin für Innovation and Technology Transformation mit dem Fokus auf RPA. Sie hat Wirtschaftsinformatik studiert und ist seit 2016 im Bereich Smart Automation als Business-/Prozessanalyst und in der Projektleitung mit Hauptfokus auf RPA tätig. Neben der Projektkoordination übernimmt sie auch die Prozessanalyse, -identifikation und -optimierung sowie die Dokumentation und Testbegleitung. Sie unterstützt bei der Prozessumsetzung von Automatisierungsprojekten, um ein bestmögliches Ergebnis zu erzielen.