Managed Services: Das Ticket zur Digitalisierung

Kennen Sie dieses Gefühl? „Ja, ich weiß, ich sollte dringend an der Digitalisierung in unserem Unternehmen arbeiten. Aber ich habe dafür keine Zeit. Und ehrlich gesagt auch keine Idee, wie ich es angehen soll oder worauf ich achten muss.“ Ich kann Sie beruhigen. Diese Gedanken sind ganz normal und werden allein in Deutschland jeden Tag tausendfach gedacht. Denn moderne Prozesse möchte jeder gerne im Unternehmen haben.

Sie machen die Mitarbeiter effizienter, erhöhen idealerweise den Umsatz und zeigen nach außen: Wir sind auf dem Stand der Dinge. Zugleich wirkt die große, weite Welt der Digitalisierung von Geschäftsprozessen wie ein eigener, schwer zu durchschauender Kosmos. Kein Wunder, dass so manches Unternehmen die Digitalisierung auf die lange Bank schieben möchte.

WAS FÜR DEN UMSTIEG AUF DAS DIGITAL OFFICE SPRICHT

Doch von dieser Bank schubste uns ein Mikroorganismus im März 2020 herunter: das Coronavirus. In Windeseile mussten Unternehmen und Verwaltungen ihre Prozesse umstellen und erweitern, um handlungsfähig zu bleiben. Mitarbeiter benötigten im Homeoffice die entsprechende IT-Ausstattung.

Zugleich mussten Lösungen her, mit denen Teams remote zusammenarbeiten konnten, und die IT-Infrastruktur musste so umgebaut werden, dass möglichst viele Mitarbeiter unabhängig von Standort und Technologie auf Daten und Prozesse zugreifen. Ein Zustand, der mit hoher Wahrscheinlichkeit noch Monate anhalten wird – und das beste und zugleich traurigste Argument, den Wandel zum Digital Office möglichst bald vollständig zu bewältigen.

BITKOM: ES IST JEDE MENGE LUFT NACH OBEN

Der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien Bitkom hat in seiner Studie „Digital Office Index 2020“ den aktuellen Stand der IT-Dinge in unterschiedlichen Branchen genauer unter die Lupe genommen. Er befragte über 1.100 Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitern zu ihrer Digitalisierung und beleuchtete dabei besonders den Schwerpunkt Digital Office im Erhebungszeitraum Mai und Juni 2020.

Die wichtigsten Ergebnisse: Deutschlands Unternehmen befinden sich beim Thema Digitalisierung mit einem Durchschnittswert von 55 im Mittelfeld der Wertungsskala. Während große Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern einen Indexwert von 67 erreichen, liegen die übrigen Firmen zwischen 53 und 59. Weder richtig gut noch richtig schlecht also. Aber ist es der Anspruch deutscher Firmen, Mittelmaß zu sein?

MÖGLICHKEITEN DER AUTOMATISIERUNG OFT NOCH UNGENUTZT

Der Technologiesprung in Richtung Cloud war zu Beginn der Corona-Krise allerdings deutlich, zeigt sich die Cloud doch gerade in diesen Zeiten deutlich flexibler und skalierbarer als On-premise-Lösungen. Doch viele Möglichkeiten zur Automatisierung werden laut Studie noch nicht genutzt. Bestes Beispiel: Mehr als die Hälfte der Befragten führt noch keine automatische Erkennung von eingehenden Dokumenten und Informationen durch. Zudem setzen rund 60% beim elektronischen Rechnungseingang immer noch auf das PDF-Format, obwohl „echte“ elektronische Rechnungsformate wie XRechnung die Buchhaltung eines Unternehmens durch Automatisierung deutlich entlasten würden.

WAS WAR NOCH EINMAL DAS DIGITAL OFFICE?

Bitkom nennt das Digital Office die „Steuerzentrale der digitalen Transformation“. Mitarbeiter setzen dabei mit Hardware und Software alle Prozesse um, die in Buchhaltung, Controlling, Personal, Vertrieb, Marketing und Einkauf anfallen. Das funktioniert im Idealfall ganz ohne sogenannte Medienbrüche – also einheitlich auf Rechner, Laptop, Tablet oder Smartphone und völlig ortsunabhängig.

Das Homeoffice ist damit nur ein Use Case des Digital Office. Denn hinter diesem stehen eine durchdachte IT-Strategie, abgestimmte organisatorische Prozesse und eine standardisierte Hard- und Software, damit sich alle Prozesse und Abteilungen in der richtigen IT-Sprache auch „verstehen“. Mehr dazu finden Sie im GISA-Whitepaper zum Thema Digital Office!

Überraschenderweise gaben wiederum nur vier von zehn Unternehmen an, in Zukunft mehr in die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen investieren zu wollen.

Vermutlich ist die gefühlte Hürde in Unternehmen hoch, die Digitalisierung selbst in die Hand zu nehmen. Eine Hürde, die allerdings im Grunde nicht wirklich besteht. Schließlich können Unternehmen die Umsetzung und den Betrieb eines Digital Office sowie die Anpassung der IT-Infrastruktur in die Hände von Profis geben. „Managed Services“ ist dabei das Stichwort und bedeutet übersetzt: Mach du das bitte für mich!

WAS SIND DIE VORTEILE, WENN SIE IHRE GESCHÄFTSPROZESSE DIGITALISIEREN?

Überträgt man die Aufgaben der Digitalisierung teilweise oder vollständig an einen externen IT-Dienstleister, spricht man von IT-Outsourcing. Rechenzentrum, Server, Anwendungen und Ressourcen können dabei entweder teilweise oder vollständig beim IT-Partner liegen. Der IT-Dienstleister ist je nach Konzept und Ausprägung teilweise oder vollständig für eine gelungene Digitalisierung verantwortlich. Im IT-Sprachgebrauch spricht man bei den Leistungen, die er dabei anbietet, von Managed Services. Lesen Sie hierzu auch das GISA-Glossar IT-Outsourcing von A bis Z!

MANAGED SERVICES BRINGEN UNTERNEHMEN VIELE VORTEILE

Der Geschwindigkeit der Digitalisierung standhalten: Die technologische Weiterentwicklung in der Digitalisierung ist derart schnell und dynamisch, dass es für Unternehmen eine Herausforderung ist, Schritt zu halten. Ein Partner für Managed Services allerdings ist genau darauf spezialisiert und trägt dafür Sorge, dass ein Unternehmen technisch und strategisch immer auf einem überzeugenden Stand bleibt.

Mehr Flexibilität durch skalierbare IT: Ob Krise oder Boom – die IT muss an die Veränderung einer Unternehmenssituation schnell und flexibel anpassbar sein. Rechnerperipherie, Softwarelizenzen, Speicher, Serverpark, Netzwerkmanagement und Komponenten wie Drucker und Scanner kann ein Unternehmen beim IT-Outsourcing je nach Bedarf hinzubuchen oder kündigen. Das erhöht die Flexibilität deutlich, sorgt für Kostenkontrolle und verringert das finanzielle Risiko.

Nur das, was man wirklich benötigt: Manche Unternehmen haben viel mehr „IT-Power unter der Haube“, als sie eigentlich benötigen. Die Folge: Kosten, die keinen Nutzen erzeugen. Ein IT-Partner prüft daher den Bedarf genau und schneidert die IT-Struktur daraufhin zu.

Standards setzen: Nichts ist umständlicher, als wenn in einem Unternehmen die unterschiedliche Rechner, Lösungen und Softwarevarianten im Einsatz sind. Diesem IT-Dschungel bereiten Managed Services ein Ende, indem sie IT und Anwendungen standardisieren. Das beschleunigt Wartungen, Updates und das Management der IT-Infrastruktur spürbar.

Betrieb statt Bugs: IT muss reibungslos funktionieren – und das stellt ein IT-Partner für Managed Services mit einem Support für regelmäßige Updates sowie den Betrieb von Anwendungen und Technik sicher. Fällt dann doch einmal eine Komponente aus, wird sie umgehend ersetzt.

Datenschutz geht alle an: Daten zählen zum wichtigsten Wert eines Unternehmens. In Sachen Datenschutz allerdings immer auf dem technologisch aktuellen Stand zu sein benötigt Personalkompetenz und -ressourcen. Ein externer IT-Dienstleister stellt sie zur Verfügung und sichert damit den Schutz der Daten.

IT-Sicherheit gewährleisten: Jedes Unternehmen kann ins Visier von Cyberkriminellen geraten. Damit es Angreifern jedoch nicht gelingt, Unternehmen Schaden zuzufügen, sollten diese auf die Expertise eines IT-Dienstleisters setzen. Mit geschulten Experten, aktuellster Technik und einem 24/7-Service stellt dieser sicher, dass das Internet kein offenes Einfallstor zum Unternehmen wird.

MIT EINEM IT-PARTNER DEN UMSTIEG MEISTERN

Managed Services und cloudbasiertes IT-Sourcing sind der IT-Modus der Gegenwart und Zukunft. Deshalb empfiehlt es sich, besser heute als morgen den passenden IT-Dienstleister dafür zu finden, um schnell vom Plan ins Doing zu kommen. Wenn Sie sich für die Chancen des Digital Office interessieren und wissen möchten, was Sie dabei als Unternehmen beachten sollten, empfehlen wir Ihnen unser GISA-Whitepaper zum Thema Digital Office!