RPA & KI

Effizienz durch Prozessautomatisierung und Maschinelles Lernen

Diagramm für RPA

Robotic Process Automation und künstliche Intelligenz treiben die Digitalisierung weiter voran und heben diese auf ein neues Level. Mit RPA und KI sollen Geschäftsprozesse automatisiert werden. Während RPA bei einfachen, sich wiederholenden Tätigkeiten zum Einsatz kommt, schafft KI Entlastungen bei komplexeren Prozessen mit Entscheidungsspielraum.

Das Zusammenspiel von RPA und KI schafft den Mitarbeitern Raum für kreativere und anspruchsvollere Herausforderungen und ermöglicht eine höhere Produktivität und Wertschöpfung im gesamten Unternehmen. Gehen Sie den nächsten Schritt – wir unterstützen Sie!

Roboter rennt ganz schnell

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Wie Sie Ihren Geschäftsalltag durch Prozessautomatisierung mit RPA optimieren können, erfahren Sie in unserem Webinar. Im Ergebnis wissen Sie, welche Einsatzszenarien, Potenziale und Erfolgsfaktoren es gibt und Sie erfolgreich in die Umsetzung starten. 
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Robotic Process Automation (RPA)

Mit RPA kann menschliches Verhalten imitiert werden, um manuelle Arbeitsschritte technisch abzubilden. Repetitive Schritte werden automatisiert, indem strukturierte Informationen aus verschiedenen Quellen nach bestimmten Regeln verarbeitet, validiert, übertragen oder in Systemen (z.B. ERP) gespeichert werden. RPA ist ein Bot, der komplett in existierende Prozesse und IT-Systeme integriert wird und mit diesen agiert – transparent und nachvollziehbar. Der Roboter wird zum virtuellen Mitarbeiter des Unternehmens.

Künstliche Intelligenz

Mit künstlicher Intelligenz gehen Sie einen Schritt weiter: KI kann z.B. genutzt werden um unstrukturierte Daten in ein strukturiertes Format zu bringen und diese für Roboter zur Verfügung zu stellen. In Summe kann KI also dort ansetzen, wo die Grenzen von RPA erreicht sind. Das Zusammenspiel von RPA und KI ermöglicht eine viel umfassendere und tiefergehende Automatisierung von Prozessen zur Effizienzsteigerung in Ihrem Unternehmen.

Welche Prozesse sind besonders für RPA geeignet?

RPA ist besonders geeignet für sich wiederholende und regelbasierte, standardisierte Aufgaben/Prozesse mit hohen Volumina ohne Entscheidungsspielraum. RPA nutzt dabei strukturierte elektronische Daten – der Input und die Verarbeitung laufen komplett digital. Monotone Aufgaben werden mit RPA zuverlässig, fehlerfrei und durchschnittlich 70% schneller ausgeführt. Dabei ist ein Zusammenspiel von Mensch und Bot möglich und in einigen Einsatzgebieten sogar empfehlenswert.

Ihre Vorteile mit RPA

  • Reduzierung des manuellen Aufwands und der Bearbeitungskosten
  • Verkürzung der Durchlauf- und Bearbeitungszeiten sowie 24/7/365 Verfügbarbeit
  • erhöhte Prozesstransparenz und bessere Reportingmöglichkeiten
  • Qualitätssteigerung durch fehlerfreie Prozessdurchführung und revisionssichere Dokumentation
  • Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit durch Fokussierung auf komplexere wertschöpfendere Tätigkeiten

Unser Angebot für Sie

Ihre Mitarbeiter verbringen zu viel Zeit mit Routineaufgaben und Sie denken über RPA oder KI in Ihrem Unternehmen nach?
Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Prozesse betrachten und Potenziale identifizieren. Starten Sie mit unserem RPA-Impulsworkshop oder mit dem Ready for RPA-Workshop und lassen Sie uns gemeinsam Ihre für RPA geeigneten Prozesse ermitteln.

Für Ihren Einstieg in das Thema KI empfehlen wir Ihnen den Praxisworkshop Künstliche Intelligenz in Unternehmen – ein Angebot unserer Tochtergesellschaft der QUANTIC Digital GmbH. Wir begleiten Sie von Anfang an – Schritt für Schritt!

Unsere Assistenz-Bots

Der Einsatz von RPA ist branchenunabhängig und in vielen Unternehmensbereichen möglich. Beispielhaft zeigen wir Ihnen einige Einsatzbereiche auf.

Smart Automation im HR-Bereich
RPA Bot mit Menschen in der Hand
Wiederkehrende & arbeitsintensive Verwaltungsaufgaben sind der Alltag in jeder Personalabteilung. Ihre HR-Spezialisten meistern jeden Tag dutzende von Aufgaben und setzen Prioritäten. Umso wichtiger ist es, ihnen wiederkehrende Aufgaben zu erleichtern oder sogar abzunehmen, um verlässliche Planbarkeit zu schaffen. Unser HR-Assistenz Bot unterstützt genau in diesen Bereichen.

Fähigkeiten des HR-Assistenz-Bot

  • Bearbeitung & Reporting von Fehlzeiten
  • Zusammenführen von Zeitbuchungen
  • Übernahme von Mitarbeiterdaten bei On- & Offboarding
  • Compliance und Verbuchung von Reisekosten
  • Automatisches Erstellen von Reports & Übersichten

Stärken des HR-Assistenz-Bot

  • hohe Geschwindigkeit (durchschnittlich 70% schneller als manuelle Arbeit) und weniger Wartezeiten
  • planbare und zuverlässige Prozessabwicklung
  • effizientere Zeitgestaltung für Ihre HR-Spezialisten
  • Entlastung der Mitarbeiter durch Abnahme monotoner Aufgaben
Smart Automation im Bereich IT RPA Bot mit Notebook mit ZahnrädernDie Betreuung und ständige Erneuerung der IT-Infrastruktur eines Unternehmens ist zu einem der komplexesten Felder des modernen Geschäftsalltages geworden. Neben individuellen Problemlösungen müssen IT-Services zahlreiche Systeme und Berechtigungen verwalten und aktualisieren. Bei genau diesen immer wiederkehrenden Aufgaben kann der IT-Assistenz-Bot der GISA helfen, Ihre Prozesse zu optimieren und die Arbeitszeit Ihrer Experten besser zu nutzen.
Fähigkeiten des IT-Assistenz-Bot
  • Ticket-Reporting
  • Server- & Anwendungsüberwachung
  • Umsetzung von Löschkonzepten (Datenbereinigung & -überprüfung)
  • Automatisierte Zuweisung von Berechtigungen bei On- & Offboarding
Stärken des IT-Assistenz-Bot
  • ca. 70% schnellere Prozessabwicklung
  • problemlose Übersicht über alle Tickets und abgehandelten Prozesse
  • komplette Automatisierung von regelbasierten Wartungsarbeiten
  • mühelose Umsetzung von Data Security Compliance Regeln

Smart Automation im Bereich Verwaltung

RPA GISA VerwaltungVerwaltungstätigkeiten erfordern neben individuellem Expertenwissen und Zeitmanagement viele wiederkehrende Arbeiten, wie Aggregation und Übertragung von Daten, Erstellen von Routine Reports uvm. Der GISA-Verwaltungs-Bot unterstützt Sie, indem er Dokumente, Listen und Reports für Sie aufbereitet. So können Sie sich auf die zentralen Planungsaspekte der Verwaltung fokussieren.

 
 
Fähigkeiten des Verwaltungs-Assistenz-Bot 
  • Aktualisierung von zentralen Verwaltungsdokumenten (z.B. Notfalllisten, Teilnehmerregister)
  • Erstellung von (Management-) Berichten
  • Stammdatenpflege (Kundendatei / Lieferantendatei anlegen)

Stärken des Verwaltungs-Assistenz-Bot

  • Übernahme aufwändiger Tätigkeiten wie Aggregation und Gegenlesen von Daten
  • verringerte Wartezeiten und flüssiger Prozessablauf durch erhöhte Verarbeitungsgeschwindigkeit (ca. 70%)
  • Leistung ist unabhängig von Gesamtbelastung, Wochentag oder Tageszeit
Smart Automation in der öffentlichen Verwaltung GISA RPA Öffentliche VerwaltungDie öffentliche Verwaltung benötigt in ihrer Komplexität Mitarbeiter mit hoher Expertise in den jeweiligen Fachgebieten. Repetitive Aufgaben wie Standardanfragen, Ausfüllen von Formularen oder die Datenverwaltung können durch den GISA Assistenz-Bot teilweise oder sogar voll übernommen werden. Damit gewinnen die Mitarbeiter Freiraum für ihre qualitativ höherwertigen Aufgaben.
Fähigkeiten des Assistenz-Bot öffentliche Verwaltung
  • automatisierte Abhandlungen von immer wiederkehrenden Anfragen (Standardanfragen)
  • regelmäßiges Reporting inkl. Datenauswertung
  • Verknüpfung von Anfragen mit zuständigen Stellen
  • Berechnung und Versand von ausstehenden Rechnungen
  • Verbuchung von Invoices und Zahlungseingängen
Stärken des Assistenz-Bot öffentliche Verwaltung
  • Stark verringerte Wartezeiten durch schnellere Abhandlung von Prozessen (ca. 70%)
  • Genaue Planbarkeit wann Prozesse ausgeführt werden – unabhängig von Belastungsmenge und Wochentag
  • Komplett automatisierte Beantwortung von häufigen Fragen durch den Assistenz-Bot
  • Regelmäßiges Gesamt-Reporting vom Assistenz-Bot
Smart Automation im Beschaffung und Vertrieb GISA RPA Beschaffung und VertriebDie Bereiche Beschaffung & Vertrieb sind geprägt von festen vertraglichen Regelungen und stringenten Ablaufprozessen. Neben dem stark individuellen Kundenkontakt müssen Warenein & -ausgänge aufgezeichnet und Kaufprozesse korrekt abgewickelt werden. Unsere RPA-Assistenz Bots können diese Prozesse müheloser denn je gestalten und somit mehr Freiraum für die wichtige Kundenkommunikation schaffen.
Fähigkeiten des B&V-Assistenz-Bot
  • Eintragung von Bestellbestätigungen in Datenbank
  • Verbuchung von Warenein & -ausgängen
  • Vertragsüberwachung und Reporting
  • Retouren, Reparaturen, Rückrufe verbuchen & verarbeiten
Stärken des B&V-Assistenz-Bot
  • Automatisierte Prozessabläufe ohne Fehleranfälligkeit
  • Unmittelbare Prozessabhandlung und stark verringerte Wartezeit durch erhöhte Geschwindigkeit
  • Mühelose systematische Verbuchung aller Prozesse
  • Erhöhte Partner- & Kunden-Zufriedenheit durch planbare Abläufe und unmittelbare Prozessverarbeitung
Smart Automation in Finance & Buchhaltung GISA RPA FinanceKaum ein Bereich arbeitet so viel mit wiederkehrenden und regelbasierten Aufgaben wie der Bereich der Buchhaltung. Zuverlässigkeit und Planbarkeit sind hier unverzichtbar. Mit RPA kann viel Zeit eingespart und die Arbeitsqualität für die Buchhalter und das Unternehmen deutlich gesteigert werden.
Fähigkeiten des Finance-Assistenz-Bot
  • Lizenzabgleich (Audit-Prüfung)
  • gesetzliche Abgleiche (Compliance)
  • automatisches Reporting (daily, monthly, quarterly)
  • Verarbeitung von Invoices
  • Prozessierung von Abrechnungs-Verbindlichkeiten
Stärken des Finance-Assistenz-Bot
  • schnellere Prozessabwicklung (durchschnittlich 70% schneller als manuelle Arbeit) und verringerte Wartezeiten
  • deutliche Steigerung in der Planbarkeit
  • Entlastung der Buchhalter bei repetitiven Aufgaben
  • mühelose Bearbeitung von Quartals- & Jahresendabrechnungen
Smart Automation in der EVU-Branche GISA RPA EVUDer EVU-Assistenz-Bot der GISA erlaubt die notwendige Zuverlässigkeit zur Bearbeitung spezialisierter EVU-Prozesse. Durch unsere mehr als 25 Jahre Branchenerfahrung vereint mit moderner Prozessautomatisierung gestaltet der GISA Bot Ihre Prozesse und damit Ihren Alltag flüssiger, schneller und smarter.
Fähigkeiten des EVU-Assistenz-Bot
  • Testautomatisierung
  • Mindermengenabrechnung
  • Bearbeitung negativer REMADV
  • Umzug und Kündigung von Verträgen
Stärken des EVU-Assistenz-Bot
  • Geschwindigkeit (durchschnittlich 70% schneller als manuelle Arbeit)
  • planbare und zuverlässige Prozessabwicklung
  • erlaubt höhere Bearbeitungs- oder Reportingfrequenz
  • verhindert „Stau“ und Überlastung an Peaks (z.B. am Jahresende)
Smart Automation an der Hochschule GISA RPA HochschulenWenige Organisationen sind so vielseitig vernetzt und divers in ihrer Reichweite wie es Hochschulen sind. Das Zusammenführen und Verwalten all der aktiven Elemente der Hochschule ist ein hoch komplexes System. Smart Automation unterstützt dieses komplexe System zu bündeln und übersichtlicher zu gestalten. Der Hochschul-Assistenz-Bot der GISA erstellt Berichte, übernimmt Routine-Prozesse und pflegt sowie aktualisiert Datenbanken.
Fähigkeiten des Hochschul-Assistenz-Bot
  • Übertragung von Prüfungsergebnisse in verschiedene Systeme
  • automatische Erstellung und Löschung von Berechtigungen bei Im- & Exmatrikulation
  • mühelose Reiseplanung & -abrechnung
  • automatische Beantwortung von ständig wiederkehrenden Fragen der Studenten und Externen
Stärken des Hochschul-Assistenz-Bot
  • schnelle Prozessabhandlung (ca. 70% schneller) und somit zügigere Bearbeitung der Anliegen
  • komplett automatisierte Beantwortung von häufig auftretenden Fragen durch den Hochschul-Bot
  • 100% standardisierte und planbare Verarbeitung und Verbuchung von Daten

Anwendungsbeispiele RPA & KI

Herausforderung: Wie kann die große Datenmenge von über 100.000 Tickets pro Jahr effektiver und schneller bearbeitet werden?

Lösung: Zielgerichtetes Dispatching der Tickets an die richtigen Arbeitsgruppen im Unternehmen und korrekte Zuordnung zum betroffenen Service mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz. Die KI findet dabei selbständig heraus, wie wichtig oder unwichtig der Text für die jeweilige Gruppe ist.

Nutzen: Sie schaffen Automatisierung im Ticketing und damit die schnellere Lösung der Tickets – die KI arbeitet 24/7. Der Aufwand im Service Desk sowie im Support und in den Fachgruppen wird deutlich reduziert. Die dezentrale Dispatcher-Funktion wird eliminiert. Die Mitarbeiter werden entlastet und können sich auf herausforderndere Tätigkeiten konzentrieren.

Herausforderung: Welche gewinnbringenden Kunden werden höchstwahrscheinlich bald zur Konkurrenz wechseln? Wo müssen Präventionsmaßnahmen eingeleitet werden?

Lösung: Mit gisa.CustomerInsight (basierend auf SAP-HANA-Technologie) frühzeitig und personenscharf die Zusammenhänge von Stamm- und Bewegungsdaten, regionalen und soziodemografischen Unterschieden sowie von Daten zu Kundenverhalten und Marktgeschehen erkennen. Mit einer Trefferquote von über 80%!

Nutzen: Sie bestimmen den Wert Ihrer Kunden und ermitteln die Kündigerwahrscheinlichkeit. So können Sie ein Frühwarnsystem einrichten, um rechtzeitig passgenaue Maßnahmen der Kundenbindung einzuleiten.

Herausforderung: Wie kann eine große Menge an individuellen Excel-Listen mit Zeitbuchungen einzelner Teams in das Zeiterfassungssystem eingepflegt und konsolidiert werden?

Lösung: Für den RPA-Bot werden die Excel-Listen standardisiert und vom Bot automatisch zu festen Zeitpunkten im Monat in das System überführt.

Nutzen: Durch die Automatisierung werden 6-8 Personentage eingespart. Sie gewinnen an Standardisierung und Zuverlässigkeit im Zeiterfassungssystem. Sekundäre Aufwände und Kosten durch Fehler in der Kosten- und Leistungszuweisung werden stark reduziert.

Herausforderung: Wie können Energieversorger den Mehraufwand bei Stundungsanfragen der Verbraucher (im Rahmen des Zahlungsmoratoriums) reduzieren?

Lösung: RPA-Lösung kombiniert mit einer SAP IS-U-Lösung. Die Lösung beinhaltet: automatische Stundung von Abschlägen, automatisierte Umwandlung aller existierender Stundungen in Ratenzahlungspläne, sowie automatisierte Verlängerung der Stundungen bei einer Verlängerung des Zahlungsmoratoriums.

Nutzen: Durch die Lösung wird die Gesamtproblematik des Zahlungsmoratoriums angesprochen. Die Sachbearbeiter werden durch die automatisierte Bearbeitung der Stundungsvorgänge in kürzester Zeit und außerhalb der traditionellen Arbeitszeiten entlastet. Die Durchlauf- und Bearbeitungszeiten werden verkürzt, die Prozesstransparenz erhöht.

Smart Automation im Beschaffung und Vertrieb

GISA RPA Beschaffung und VertriebDie Bereiche Beschaffung & Vertrieb sind geprägt von festen vertraglichen Regelungen und stringenten Ablaufprozessen. Neben dem stark individuellen Kundenkontakt müssen Warenein & -ausgänge aufgezeichnet und Kaufprozesse korrekt abgewickelt werden. Unsere RPA-Assistenz Bots können diese Prozesse müheloser denn je gestalten und somit mehr Freiraum für die wichtige Kundenkommunikation schaffen.

 

Fähigkeiten des B&V-Assistenz-Bot

  • Eintragung von Bestellbestätigungen in Datenbank
  • Verbuchung von Warenein & -ausgängen
  • Vertragsüberwachung und Reporting
  • Retouren, Reparaturen, Rückrufe verbuchen & verarbeiten

Stärken des B&V-Assistenz-Bot

  • Automatisierte Prozessabläufe ohne Fehleranfälligkeit
  • Unmittelbare Prozessabhandlung und stark verringerte Wartezeit durch erhöhte Geschwindigkeit
  • Mühelose systematische Verbuchung aller Prozesse
  • Erhöhte Partner- & Kunden-Zufriedenheit durch planbare Abläufe und unmittelbare Prozessverarbeitung

Herausforderung: Wie kann die Einbindung der Mitarbeiter bei Testperioden reduziert werden?

Lösung: Mit MicroFoucs UFT One kann die vollautomatisierte und exakte Nachbildung von Testfällen automatisch gewährleistet werden. Durch intelligente, KI-basierte Automatisierung wird der manuelle Aufwand übernommen und zeitlich optimal eingeplant. Zudem wird eine Integration ins Testmanagement vorgenommen.

Nutzen: Die Zeitersparnis sowie die Testqualität und -abdeckung werden deutlich erhöht. Über Datentabellen und automatische Testprotokolle werden Tests effizient realisiert. Mit Hilfe einer Übersicht aller Testfallstatus im Testmanagement kann weiterer Bedarf ermittelt werden.

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