DOMEA-Konzept

Die letzte gültige Fassung des DOMEA-Konzeptes (Version 2.1) wurde 11/2005 vom Bundesministerium des Innern veröffentlicht. Für 2011 ist die Ablösung von DOMEA durch das Organisationskonzept E-Verwaltung geplant! Zu DOMEA vergleichbare Richt-linien existieren beispielsweise auf EU-Ebene (MoReq/MoReq2), in Österreich (ELAK) und der Schweiz (GEVER).

Hinter dem Begriff DOMEA-Konzept verbergen sich verschiedene Richtlinien zur Einführung der elektronischen Akte als Arbeitsmittel in der öffentlichen Verwaltung. DOMEA steht dabei als Akronym für „Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung“ und bezeichnet keinen genormten Standard.
DOMEA basiert auf allgemeinen Prinzipien des Verwaltungshandelns, die übergreifend für Bundes-, Landes- und kommunale Behörden anwendbar sind. Diese Prinzipien (Arbeitsteilung; Amtshierarchie; Regelgebundenheit des Verwaltungshandelns; Aktenmäßigkeit) leiten sich aus bereits bestehenden Gesetzen und Normen her (Verwaltungsverfahrensgesetz, Archivgesetze, Registraturanweisungen, Geschäftsordnungen). DOMEA beschreibt somit den rechtlichen und organisatorischen Rahmen, in dem sich eine Behörde bei der Einführung elektronischer Vorgangsbearbeitung und Aktenführung in Deutschland bewegen kann.

Die Umsetzung des Konzeptes in Verbindung mit der Einführung entsprechender (zertifizierter) Softwareprodukte in den Behörden hat zum Ziel, bestehende papiergebundene Abläufe (Posteingang, Vorgangsbearbeitung, Versendung, Aussonderung, Archivierung) vollständig in konforme IT-Prozesse zu überführen. An die Stelle von Papierakten sollen behördliche Geschäftsprozesse treten, die idealerweise medienbruchfrei und vollständig elektronisch realisiert werden können. Dabei gelten für elektronische Akten die gleichen Gesetze, Geschäftsordnungen, Richtlinien und Vorschriften wie für Papierakten: sie müssen z.B. den Kriterien der Vollständigkeit, Integrität/Authentizität, Nachvollziehbarkeit und Rechtmäßigkeit des Verwaltungshandelns genügen. Elektronische Akten müssen in Vorgangsbearbeitungssystemen erzeugt (bzw. erfasst) und verwaltet werden sowie eine transparente, nachvollziehbare Struktur aufweisen und sich in einen Kontext einordnen lassen. Ferner haben auch elektronische Dokumente über die unmittelbare Bearbeitung hinaus eine Nachweisfunktion zu erfüllen. Im DOMEA-Konzept sind derartige Anforderungen für den gesamten Lebenszyklus elektronischer Dokumente im behördlichen Bearbeitungsprozess (und teilweise auch für angrenzende Abläufe) definiert.

Bestandteile des Konzeptes:

• Organisationskonzept (allgemeiner behördlicher Geschäftsgang unter ablauforganisatorischen Aspekten, Einführungsszenarien)
• Erweiterungsmodule (organisatorische Gestaltungsalternativen zu Prozessen, z.B. Scanprozess, Virtuelle Poststelle,…)
• Anforderungskatalog (funktionaler Anforderungskatalog an IT-Systeme zur elektronischen Vorgangsbearbeitung)

Auf Basis des Anforderungskataloges konnten Produkthersteller bisher ihre DMS-Systeme durch den Beauftragten der Bundesregierung für Informationstechnik zertifizieren lassen. Der dabei bescheinigte "Grad der DOMEA-Konformität" konnte Verwaltungen bei der Auswahl ihrer Softwaresysteme für ihre behördenspezifische Einführung der elektronischen Aktenführung helfen. Alle erfolgreichen Zertifizierungen (Verfahren 2.0) fanden im Zeitraum 10/2005 bis 09/2009 statt und ergaben ein entsprechendes Zertifikat für insgesamt nur 6 Produkte – darunter auch das von GISA vertriebene DMS-System VISkompakt.

Bis auf Weiteres werden derzeit durch das Bundesministerium des Innern keine Zertifizierungen mehr nach dem DOMEA-Konzept vorgenommen. Grund dafür ist die für dieses Jahr (2011) geplante Ablösung des Konzeptes durch seinen Nachfolger.